Stolpersteine in der Buchhaltung – Erhöhte Vorsicht bei Auslandssachverhalten

Der grenzüberschreitende Warenverkehr ist längst nicht mehr nur in Konzernen ein Thema, sondern auch bei mittelständischen Unternehmen an der Tagesordnung. Neben den zahlreichen Vorgaben aus dem Bereich der Umsatzsteuer gibt es auch weniger bekannte Aspekte, die beachtet werden müssen. Insbesondere bei der Buch­haltung kommen bestimmte Themen immer wieder auf und können bereits ents­pre­chend angegangen werden.

In der Buchhaltung treffen Vorschriften aus dem Handels- und Steuerrecht aufeinander. Doch nicht nur die Einzelsteuergesetze, v. a. auch die Abgabenordnung hat großen Einfluss auf den Umgang mit Auslands­sach­verhalten. Nachfolgend eine kleine Auswahl an Vorschriften, die leicht zu übersehen sind:
 

Erhöhte Mitwirkungspflichten

Grundsätzlich gelten im Steuerrecht bei Auslandssachverhalten erhöhte Mitwirkungspflichten des Steuer­pflichtigen. Da die Finanzverwaltung nur eingeschränkt Informationen aus dem Ausland gemeldet bekommt bzw. abrufen kann, sehen viele Regelungen umfassendere Melde- und Nachweispflichten vor als bei In­landsfällen.
 
Deshalb ist es ratsam bei internationalem Warenverkehr bereits in der Finanzbuchhaltung eine erhöhte Sorgfalt walten zu lassen und eine umfassende Dokumentation für jede Buchung zu erstellen. Kommt der Steuerpflichtige seinen erhöhten Mitwirkungspflichten nicht ausreichend nach und ist der Sachverhalt auch nicht anders aufzuklären, kann die Finanzverwaltung von dem wahrscheinlichsten Sachverhalt  –  auch zum Nachteil des Steuerpflichtigen  –  ausgehen.
 

Empfängerbenennung

Damit ein Betriebsausgabenabzug anerkannt wird, muss der Steuerpflichtige den Empfänger seiner Zahlung benennen können. Das gilt nicht nur für Auslandssachverhalte, sondern auch für inländische Zahlungen. Dadurch soll sichergestellt werden, dass Ausgaben, die beim Steuerpflichtigen abzugsfähig sind, beim Empfänger der Besteuerung unterliegen. Wird das nicht sichergestellt, kann die Finanzverwaltung einen steuermindernden Abzug beim Zahlenden versagen.
 
Bei grenzüberschreitenden Geschäftsbeziehungen ist es oft schwierig zu erkennen, ob es sich bei dem Empfänger um eine sog. „Domizilgesellschaft“ (Briefkastenfirma) ohne eigenen Betrieb handelt. Der wirt­schaftliche Zahlungsempfänger soll nicht die Gesellschaft sein, sondern hinter der Gesellschaft stehende Dritte. Die Finanzverwaltung sieht hier die Pflicht zur Erkennung bei dem Steuerpflichtigen. Nachdem durch die Empfängerbenennung ein inländischer Steuerausfall ausgeschlossen werden soll, wird im Falle der Zahlung an einen im Ausland ansässigen Empfänger, die Empfängerbenennung als ungerechtfertigt angesehen. In diesem Fall muss aber trotzdem nachgewiesen werden, dass die Zahlung bei einem üblichen Handelsgeschäfts erfolgte, der Geldbetrag ins Ausland abgeflossen ist und dort verbleibt und der Empfänger nicht der deutschen Steuerpflicht unterliegt. In Verbindung mit den erhöhten Mitwirkungspflichten muss im Ergebnis der Empfänger also weiterhin ziemlich genau benannt werden.
 
Um den Zahlungsempfänger benennen zu können, sollten man sich deshalb von ihm Dokumente zum Nach­weis seiner Tätigkeit vorlegen lassen und deren Echtheit prüfen. Dabei kann es sich z.B. um ausländische Handelsregisterauszüge, Kopien von Ausweispapieren, Verträge, etc. handeln. Auf Bargeschäfte sollte am besten verzichtet werden.
 

Anzeigen über Erwerbstätigkeit

Nicht selten werden beim internationalen Gütertransfer nicht nur Waren aus dem Ausland angekauft oder verkauft, sondern auch eine eigene Erwerbstätigkeit im Ausland begründet  –  sei es geplant oder ungeplant. Das kann nicht nur durch eine eigene Tätigkeit im Ausland, sondern auch durch bestimmte Beteiligungen an ausländischen Gesellschaften geschehen.
 
Inländische Steuerpflichtige haben dem Finanzamt insbesondere die Gründung und den Erwerb von Betrieben und Betriebsstätten im Ausland, Beteiligungen an ausländischen Personengesellschaften sowie Beteiligungen an ausländischen Kapitalgesellschaft anzuzeigen. Die Beteiligung an einer ausländischen Kapitalgesellschaft muss gemeldet werden, wenn eine Beteiligung von mindestens 10 Prozent erreicht wird oder die Summe der Anschaffungskosten mehr als 150.000 Euro beträgt. Dabei sind unmittelbare und mittelbare Beteiligungen zusammenzurechnen. Auch die Aufgabe oder Veräußerung solcher Beteiligungen ist anzeigepflichtig.
 
Die Mitteilung hat nach amtlich vorgeschriebenen Datensatz mit der Steuererklärung für den jeweiligen Besteuerungszeitraum zu erfolgen  –  spätestens jedoch 14 Monate nach Ablauf dieses Besteuerungszeitraums. In der Buchhaltung können solche Sachverhalte bereits erfasst und vermerkt werden.