Warenverkehr und Besteuerung – Neue Wege mit Tax Compliance und Prozesseffizienz

Zwei Themen stehen bei der Besteuerung des grenzüberschreitenden Warenverkehrs seit vielen Jahren besonders im Fokus: Verrechnungspreise und Umsatzsteuer. Die einzuhaltenden Regelungen erreichen eine Dimension, die ohne passende interne Prozesse und Systeme sowie weltweit agierende Berater nicht mehr zu bewältigen ist.

Der internationale Warenverkehr wandelt sich gravierend durch die Globalisierung und die Digitalisierung. Letztere beschleunigt die Prozesse nicht nur technologisch, sondern schafft durch Plattformen neue virtuelle Märkte, die den freien Verkehr von materiellen wie immateriellen Vermögenswerten auf globaler Ebene disruptiv gestalten.

Folglich basiert der grenzüberschreitende Gütertransfer inzwischen fast ausschließlich auf globalen Daten­strömen. An dieser Stelle setzen die Finanzbehörden an: Längst hat man verstanden, dass die Daten – sofern sie sinnvoll genutzt werden – ein unermessliches Potenzial bei der Steuererhebung darstellen. Es verwundert nicht, dass digital-affine Finanzverwaltungen bereits in die neue Ära aufgebrochen sind, die die strukturierte Erhebung steuerrelevanter Daten in den Mittelpunkt stellt. In Italien muss bspw. im SdI-Verfahren jede Rechnung an ein Unternehmen in strukturiert auswertbarem Format über einen Server der italienischen Finanzverwaltung geroutet werden. Viele weitere Länder wie Polen, Portugal, Griechenland und Frankreich sehen künftig vergleichbare Systeme vor.

Auch bei den Verrechnungspreisen schreiten einige Staaten voran und weiten ihre Prüfungen auf Einzel­trans­aktionen aus.

Die beschriebene Entwicklung hat weitreichenden Folgen für die Unternehmen und deren steuerliche Pro­zesse, da künftig die Finanzverwaltungen noch stärker den Takt vorgeben. Es verbleibt keine Zeit mehr für Korrekturen zum Monats oder Jahresende; vielmehr muss im Prozess so früh wie mögliche eine steuerlich automatisierte Unterstützung oder Risikoprävention erfolgen. In einigen der genannten Ländern ist bereits geplant, dass die umsatzsteuerlichen Werte durch vorausgefüllte Erklärungen basierend auf den erhobenen Daten zu einer automatisierten Veranlagung führen. Somit ist auch die Qualität der Daten, die laufend der Finanzverwaltung übermittelt werden, von entscheidender Bedeutung.

Die vier Stufen der Digital Tax Transformation

Der Prozess der „Digital Tax Transformation" unterstützt von der Konzeption bis zur Umsetzung von Verrech­nungs­preissystemen und Umsatzsteuerfindungen:

STUFE 1: PROCESSMAPPING-WORKSHOP

Im Kern geht es um das Verständnis für die Prozesse des Unternehmens. In Workshops werden Verrech­nungs­preissysteme und umsatzsteuerliche Geschäftsvorfälle sowie deren Umsetzung erarbeitet. Mit modernen Process Mining Tools werden Abläufe transparent gemacht. Für die Workshops empfiehlt es sich alle rele­vanten Stakeholder in offener Atmosphäre zu einem gemeinsamen Prozessverständnis zu bewegen. Bei Rödl und Partner wurde dafür das „Rödl DigiLab“ eingerichtet – ist ein kreativer Rückzugsraum, in dem Innovation und Kreativität entstehen können.

STUFE 2: DATENANALYSE

Nach den Workshops werden Datenanalysen mittels des „Rödl Tax Data Hub“ vorgenommen. Es handelt sich um ein SAP S/4 Hana Business Warehouse, das Verbindungen zwischen den notwendigen Informationen eines SAP-ERP-Systems bereits kennt und durch ein Mapping an das Unternehmen angepasst wird. Eine quantitative Analyse macht die IC-Transaktionsvolumen und die Umsatzsteuersachverhalte transparent. Dadurch lassen sich konkrete Ansätze zur Verbesserung von Tax Compliance und Prozesseffizienz ermitteln.

STUFE 3: ERP-CUSTOMIZING

Der Mittelstand steht vor der Herausforderung, die gesetzlichen Regelungen in den ERP-Systemen abzubilden. Es liegt in der Natur der Sache, dass ERP-Systeme an die Unternehmensanforderungen durch Customizing angepasst werden, Funktionen werden anders oder nicht genutzt. Dennoch gibt es ein universelles Grund­gerüst, das sich stets wiederholt. Darauf sollte aufgesetzt werden, um Standardlösungen zu entwickeln, die insbesondere ein effektives Verrechnungspreismanagement und eine automatisierte Umsatzsteuerfindung ermöglichen.

STUFE 4: REPORTING-VERPFLICHTUNGEN

Zugleich gibt es zahlreichere Anforderungen Informationen in einem bestimmten Format an die Finanz­ver­waltungen zu übermitteln: V.a. CbC-Reporting, die länderspezifischen umsatzsteuerlichen Datenformate wie SII oder SdI und jüngst DAC 6. Diese Tools müssen als sog. „Minimum Viable Products” entwickelt und mit Implementierungspartnern umgesetzt werden.