Digitale Transformation mit S/4HANA – Der Weg zur Umstellung bis 2025

Mit der Ankündigung, die Wartung für R/3 zum Jahr 2025 einzustellen, hat SAP bei vielen Unternehmen zunächst für großes Staunen gesorgt. Neben dem digitalen Wandel stehen sie vor der Hürde, ihre bisherige Systemlandschaft auf S/4HANA umstellen zu müssen. Der Zeitdruck und die aktuell weltweit angespannte Politik stellen Unternehmen vor enorme Herausforderungen, was Investitionen aber auch interne Prozessumstellungen angeht.

Unruhige Zeiten sind für Unternehmen im Daily Business angebrochen: Die Digitalisierung bringt eine Vielzahl an neuen Aufgaben und Anforderungen mit sich; zugleich ergeben sich jüngst weltweit Spannungen zwischen Wirtschaft und Politik. Sei es zum einen der Brexit , dessen weitreichende Konsequenzen noch niemand genau definieren kann. Zum anderen die weltweite Konjunkturschwäche und der sich immer weiter zuspitzende Streit bei Handelsabkommen.
 
Für viele SAP-Anwender kam der Rücktritt von CEO Bill McDermont Anfang Oktober überraschend. Da die Einstellung der R3-Systeme nach wie vor mit Unsicherheit gesehen wird, ist man gespannt, was die neue Doppelspitze bei SAP – Christian Klein und Jennifer Morgan – bei der S4-Transformation auf den Weg bringen wird. Mit Blick auf die Zeit, die für die Transformation bleibt, herrscht auf Unternehmensseite dringend Handlungsbedarf.
 

Umstellung auf S/4HANA: State of the art

Gefühlt mag das Jahr 2025 noch in weiter Ferne liegen: Aber schnell wird klar, dass das Zeitfenster nicht mehr sehr groß ist. Die Systemumstellung oder das Neuaufsetzen der S/4HANA Systemlandschaft ist ein gewaltiges Projekt, das Unternehmen neben dem Tagesgeschäft stemmen müssen. Von der Festlegung der Strategie, der Erarbeitung der zu implementierenden Prozesse bis hin zu deren Anpassung: All diese Schritte bringen einen enormen Zeitaufwand mit sich.
 
Inwieweit Unternehmen bei der S4-Transformation bisher vorangeschritten sind und welchen Heraus­for­derungen sie bei der Umstellung begegnen müssen, ist Thema der Lünendonk®-Studie 2019, bei der Rödl & Partner als Studienpartner fungiert.
 
Die Studie zeigt, dass sich die Hälfte der befragten Unternehmen erst in einer Vorstudie bzw. der Business Case-Erstellung zu S/4HANA befinden. Lediglich 5 Prozent der befragten Firmen haben die Roadmap erstellt und sind bereits bei der ERP-Umstellung aktiv. Dass das Thema S4-Transformation bei den mittelständischen Unternehmen mittlerweile auf der Agenda steht, ist unbestritten. Es ist jedoch zu beobachten, dass es noch recht zögerlich angegangen wird. Aufgrund des Zeitdrucks und unter Berücksichtigung der Verfügbarkeit von Beratungskapazitäten am Markt, ist es für Mittelständler essenziell, die ersten Schritte zur S4-Transformation einzuleiten und anzugehen.
 

Migrationsansatz oder On-Premise-Lösung

Die Frage des Migrationsansatzes ist ein ausschlaggebender Punkt: Es ist entscheidend, ob das Unternehmen an bisherigen Strukturen und Prozessen festhalten und sie in das neue System überführen möchte oder ob die Bereitschaft besteht, neue Methoden einzuführen. Die Entscheidung ist für jedes Unternehmen individuell zu treffen und abhängig davon, inwieweit bestehende Strukturen ausgereift sind: D.h. ob sie problemlos ins neue System überführt und angewendet und v.a. nachhaltig bestehen können.
 
Nach der aktuellen Lünendonk®-Studie 2019 präferieren fast 60 Prozent der Befragten den Brownfield-Ansatz – d.h. Unternehmen halten an ihren eigenen Strukturen fest und planen, sie in S4 zu transferieren. Gerade Mittelständler verbinden damit schnellere Umsetzmöglichkeiten sowie einen geringeren Aufwand. Wenn Unternehmen veraltete Strukturen und Vorgehensweisen haben, ist der Greenfield-Ansatz ratsam – also das komplette Neuaufsetzen der Systeme. Er stellt sicher, dass die Systemlandschaft den aktuellsten Standards entspricht und auch künftig funktioniert.
 
Ein noch immer kontrovers diskutiertes Thema ist die Datenspeicherung. Ob Cloud-Lösung oder On-Premise – generell ist die Bereitschaft zum Outsourcing des SAP-Betriebs erkennbar. Gerade im Mittelstand ist die zunehmende Komplexität der Landschaften und die Entscheidung, die HANA-Plattform nicht selbst managen zu wollen, ausschlaggebend für das Outsourcing. Der Fokus der SAP-Mitarbeiter soll viel mehr auf Appli­kationen und die Prozesswelt im Unternehmen gelegt werden. Beim Outsourcing in die Public Cloud stellen wir fest, dass Mandanten das noch eher zurückhaltend und mit Bedenken wahrnehmen.
 
Aus der Studie geht auch hervor, dass fast 60 Prozent der befragten Unternehmen die On-Premise-Lösung präferieren. Aufgrund des frühen Umsetzungsstadiums in den meisten Unternehmen, könnte es aber durchaus sein, dass die Cloud-Lösungen in Zukunft an Bedeutung gewinnen wird.
 

Erwartungshaltung an die S4-Transformation

Beim Wechsel zu S/4HANA lassen sich aktuell zwei Tendenzen beobachten: Zum einen die Unternehmen, die die Umstellung als Chance sehen, bestehende Geschäftsprozesse zu überprüfen, zu optimieren und mit dem neuen System wieder näher an den Standard zu rücken. Zum anderen die Unternehmen, für die der Business Benefit momentan noch nicht greifbar ist, die aber dennoch den Schritt der Datenmigration gehen, um für künftige Veränderungen gerüstet zu sein.
 
Das zeigt sich auch in der Studie: 60 Prozent versprechen sich durch die Umstellung, digitale und daten­basierte Geschäftsmodelle besser umsetzen und steuern zu können. Aus technologischer Sicht erhoffen sie sich v.a. eine Vereinfachung von Prozessen sowie eine schnelle Bearbeitung von Aufgaben.
 

Die Zukunft mit S/4HANA

Der Wechsel zu S/4HANA bringt neue Anforderungen an Unternehmensbereiche und Mitarbeiter mit sich. Die IT-Mannschaft in Unternehmen wird sich grundlegend verändern. IT-Mitarbeiter müssen gemeinsam mit Businessverantwortlichen neue IT-Architekturen angehen, um zum einen agil Projekte angehen zu können, aber auch um neue und innovative Konzepte realisieren zu können. Service Manager müssen die Steuerung der Provider übernehmen, die für die Erbringung von definierten Services verantwortlich sind.
 
Die Zeit ist reif die Umstellung anzugehen. Unternehmen müssen sich schnellstmöglich mit der Anpassung ihrer Systemlandschaft befassen. Provider sollten mit den Best Practice Ansätzen der SAP bestens vertraut sein sowie fundiertes Know-how der jeweiligen Kundenbranchen vorweisen können.