Data to tax – Ganzheitliche Digitalisierung statt teurer Softwarepflaster

Neben der Vermögensverwaltung agieren Family Offices oft auch als Schnittstelle in der Erfüllung gesetzlicher Berichtspflichten ihrer Eigentümer. Steuerliche Deklarationspflichten im Ausland stechen dabei aufgrund komplexer Kalkulationen und oft jährlich wiederkehrender Ausführungen hervor. Durch steigende gesetzliche Anforderungen wurden Bestandslösungen kompromissbehaftet weiterentwickelt. Die Ablösung dieser durch neue Werkzeuge führt oft zu weiter steigender Komplexität. Ein ganzheitlicher Ansatz aus Prozess-, Fach- und IT-Sicht zur Digitalisierung ist notwendig.

Als Schnittstelle in der Bedienung steuerlicher Anforderungen benötigen Family Offices qualifizierte Informationen zur finanziellen Situation der Eigentümer und Unternehmen. Insbesondere die heterogene Ausgestaltung von IT-Systemen in den beteiligten Unternehmen sorgt dafür, dass Finanzinformationen häufig nicht in einheitlich nutzbarer Form für das Family Office vorliegen. Die steuerlichen Anforderungen der (Teil-)Eigentümer ist für die Gesellschaften in der Ausgestaltung ihrer IT- und Datenhoheit von untergeordneter Priorität. Da finanzielle und rechtliche Sanktionen bei falscher bzw. ausbleibender Bedienung der Informationsplichten drohen, müssen die benötigten Informationen also entsprechend für die empfangenden Behörden und Dienstleister aufbereitet werden.

Die Aufbereitung liegt oft im Aufgabenbereich der Family Offices. Schwankende Datenqualitäten, große und somit manuell nicht zu überblickende Datenmengen sowie potenziell auftretende Widerstände gegen die Informationsbedarfe in den beteiligten Unternehmen erschweren sie. Um die steuerlichen Anforderungen erfüllen zu können, werden häufig Lösungen wie Microsoft Excel zur Aufbereitung verwendet. Dieser Ansatz ist für historisch kleinere Deklarationspflichten noch handhabbar. Durch wiederkehrende Anpassungen sind jedoch aus ehemals gut nutzbaren Hilfsmitteln im Laufe der Zeit gewachsene, hochkomplexe und in Bedienung sowie Wartung aufwendige Behelfslösungen entstanden. Auf künftig neue Anforderungen wie DAC6 oder PILLAR 2 können solche Lösungen deshalb oftmals nicht mehr effizient umgestellt werden.

Digitaler Gesamtprozess statt technischer „Insellösungen"

Die wachsenden Anforderungen an steuerliche Informationspflichten zeichnen für die Zukunft dieser historisch entstanden Werkzeuge ein düsteres Bild. Eine Ablösung durch modernere IT-Hilfsmittel ist dabei ein erster Ansatz. Es gibt verschiedene geeignete Lösungen am Markt: Von „Plug-and-Play"-Lösungen für spezifische Fachanforderungen über anpassbare Standardsoftware bis hin zu umfangreichen Individualimplementierungen ist die Bandbreite groß. Jedoch führt die komplexe Verzahnung aus steuerlichen Fachanforderungen, Prozessmanagement und IT-Unterstützung dazu, dass einseitig getriebene Ansätze, z.B. aus IT-Sicht, oft eigene Anforderungen außer Acht lassen. Es entstehen so Lösungen, die zwar akute Probleme beheben, jedoch die zugrundeliegenden Hindernisse nicht allumfassend beseitigen.

Stattdessen wird ein ganzheitlicher Ansatz unter Einbezug aller Prozessbeteiligten benötigt, in dem nicht die neuesten Werkzeuge und Optionen im Fokus stehen dürfen. Vielmehr müssen die fachlichen, technischen und regulatorischen Anforderungen des Gesamtprozesses aufgenommen und priorisiert werden. Erst dann können gezielte Maßnahmen für die Prozessgestaltung und dessen IT-Unterstützung umgesetzt werden. Auf diesem Weg wird sichergestellt, dass alle relevanten Anforderungen langfristig bedient werden. Gleichzeitig kann nur so eine Lösung geschaffen werden, die eine Gesamtprozesssicht abbildet und flexibel auf künftige Anforderungen reagiert.

Mehrwert für Family Offices und Dienstleister

Gewohnte Prozesse und Werkzeuge hinter sich zu lassen, um mit Aufwand eine neue und flexiblere Prozesswelt zu schaffen, erfordert Mut und Vertrauen, das Richtige zu tun. Unsere Erfahrungen zeigen, dass ganzheitlich durchdachte Digitalisierungslösungen einen echten Mehrwert sowohl für Family Offices als auch für deren unterstützende Dienstleister im Steuerumfeld bieten. Den ersten Schritt zu tun und den Status quo zu hinterfragen, sorgt somit schon lange vor der Umsetzung einer neuen Lösung für ein besseres Verständnis der eigenen Anforderungen sowie der Möglichkeiten, ihnen zu begegnen. Unsere Empfehlung lautet deshalb: Gehen Sie es an!