Der Weg zur Produktivität mittels Tax Data Hub – Digitale Transformation von Steuerabteilungen

Unternehmen erfassen in IT-Systemen Daten und bilden so ihre Wertschöpfungs- und Querschnittsprozesse ab. Die Menge und der Detailgrad der Erfassung nehmen durch die Digitalisierung weiter zu, sodass der Datenbestand stetig wächst. Zusätzlich sind Finanzbehörden bestrebt, Dokumentationspflichten zur rechtskonformen Geschäfts­abwicklung zu intensivieren. Die daraus resultierende Notwendigkeit, auch in Steuer­abteilungen moderne Werkzeuge zur Datennutzung einzusetzen, rückt immer stärker in den Fokus.

Eine aktive und effiziente Nutzung der Datenbestände in den einzelnen Unternehmensbereichen führt zu einer besseren Entscheidungsgrundlage und folglich zu wirtschaftlichen Vorteilen. Gleichzeitig steigt durch die schiere Datenmenge aber auch die Komplexität der Datenverarbeitung. Der Einsatz von modernen Werkzeugen zur Datennutzung ist unabdingbar. Doch mit welchen Mitteln kann die produktive Nutzung des Datenschatzes des Unternehmens auch für die Steuerabteilung erfolgen?

Strukturierte Datenanalysen mit Business Intelligence

Aus IT-Sicht ist die Fragestellung einer effizienten Datenverarbeitung nicht neu. Seit vielen Jahren werden mit der Methode Business Intelligence (BI) und technischen Hilfsmitteln, wie Data-Warehouse-Systemen, Daten aus Unternehmensbereichen verarbeitet und Entscheidern zur Verfügung gestellt. Genau diese Ansätze eignen sich, auch Lösungen für Anforderungen in den Bereichen Steuern und Compliance zu entwickeln. Zusätzlich zu ohnehin schon aktuellen Themen, wie Self-Service-Analysen, automatischen KI-Auswertungen oder dem mobilen Zugriff auf Berichte, existieren für die genannten Bereiche weitere Anforderungen: Eine reine Analyse-Plattform ist für die Aufgabenerfüllung nicht genug; es müssen ebenso externe Berichtspflichten und umfassende Dokumentationspflichten erfüllt werden. Das gilt es auch technologisch zu berücksichtigen und in einer durchgängigen IT-Plattform zu implementieren. BI im Steuer-Bereich ist also smartes Datenmanagement und die Einbettung dessen in vor- und nachgelagerte Compliance sowie Übergabeprozesse. Die BI-Lösung dient als zentrale Datendrehscheibe und Kern der Digitalisierung in der Steuerabteilung.

Die Lösung beginnt mit der Datensammlung

Für eine langfristig erfolgreiche Aufgabenerfüllung müssen zunächst die relevanten Daten für den Steuer­bereich an zentraler Stelle gesammelt und ihre Aufbereitung automatisiert werden. I.d.R. liegen die wesentlichen Daten in ERP-Systemen. Typische ERP-Systeme (bspw. SAP oder Microsoft Dynamics 365) trennen die Daten in verschiedene Teilbereiche (Module, Tabellen), um so die Datenmenge überschaubar zu halten. Die Trennung führt zu einem datentechnischen Bruch, wenn der gesamte Wertschöpfungsprozess im Betrachtungsfokus steht. BI-Werkzeuge korrigieren diese Trennung, indem die Daten miteinander verknüpft und so die Gesamtsicht auf den Sachverhalt hergestellt wird. Zusätzlich eignen sich zentrale BI-Lösungen, Daten verschiedener ERP-Systeme an einer Stelle zu vereinen: Eine unternehmensglobale Sicht ist damit gewährleistet. Mit der Implementierung einer solchen BI-Lösung werden manuelle und wiederkehrende Excel-Verarbeitungen automatisiert und die Daten unmittelbar zur Verwendung verfügbar gemacht.

Eine solche Lösung zur integrierten Datenverarbeitung – speziell für steuerliche Sachverhalte – ist der Rödl Tax Data Hub. Er vereint die moderne Technologie SAP BW/4HANA mit einem für typische ERP-Systeme standardisierten Datenintegrations- und -verarbeitungs-Content. Er ist explizit auf die Bedürfnisse und Anforderungen der Steuerabteilung zugeschnitten, befähigt zu einer direkten Nutzung der aufbereiteten Daten und reduziert insgesamt manuelle und zeitaufwändige Vorverarbeitungsschritte.

Nutzung der Daten für mehrere Business Cases

Nach der Sammlung erfolgt die Nutzung der Daten. Unserer Erfahrung zufolge eignet sich dabei ein iterativer Ansatz. Er besteht darin, identifizierte Anwendungsfälle nacheinander umzusetzen und so schnell erste Potenziale zu erschließen. Mit den entstandenen zeitlichen Freiräumen in der Steuerabteilung lassen sich folgende Szenarien einfacher realisieren als mit einem Gesamtprojekt vieler Business Cases. Der wesentliche Grundstein für dieses Vorgehen ist die zuvor erfolgte Datensammlung in einem Werkzeug, das die Daten flexibel für verschiedene Anwendungen zur Verfügung stellt.

Doch wie können solche Szenarien mithilfe des Rödl Tax Data Hubs aussehen? Die folgenden Beispiele zeigen typische Anwendungsfälle und deren Nutzen für Steuerfachbereiche:

• Gesellschaftskonsolidierung und medienbruchfreie Übermittlung der UStVA für komplette Organkreise über mehrere ERP-Systeme:

  Mit einer zusätzlichen Verbindung zu einem Workflowsystem zur internen Organisation des Abgabe-/Übertragungsprozesses entsteht ein organschaftlicher Gesamtprozess, der im Vergleich zu klassischen Vorgehen schlanker und digitalisiert ist.

• Deep Dive-Analysen für steuerliche CMS-Prüfungen auf Basis von SAP ERP unter Berücksichtigung der Vormodule (Verkauf, Einkauf) sowie übergreifenden Stammdaten:

  Analyseinhalte wie Streckengeschäft, Sachkontenprüfung, Incoterm-Analysen oder USt-ID-Prüfung sorgen für umfassende Prüfungen der steuerlich korrekten Umsetzung. Eine zusätzliche Einbindung in CMS für die Dokumentation führt zu einer Reduktion steuerlicher Befolgungsrisiken und einem gesamtheitlichen internen Audit-Vorgehen.

• Direkte Segmentierung für Verrechnungspreistransaktionen auf Basis von SAP ERP für eine echtzeitnahe Drittvergleichbarkeitsdokumentation und integrierte VP-Planung:

  Im Ergebnis steigen die Freiräume aktiver steuerlicher Gestaltung bei gleichzeitig erhöhter Nachweisfähigkeit.

• Automatisierte länderübergreifende Zusammenfassung und Harmonisierung von Steuerbilanzen in einen Zentralabschluss:

  Durch eine Verknüpfung mit umfassenden Workflowfunktionen wird der Gesamtprozess der Jahressteuererklärung zusätzlich klar dokumentiert und damit auditierbar.

Alle Beispiele wurden basierend auf einer zentralen Datensammlung unter Verwendung des Rödl Tax Data Hub umgesetzt. Neben der Bereitstellung von Daten übernimmt die Lösung auch die Vereinheitlichung mit den weiteren prozessunterstützenden Elementen, wie der automatischen UStVA oder Workflowsystemen über die SAP-Technologie FIORI. In den eingesetzten Szenarien kam die Lösung sowohl als IT-Installation direkt (On-Premise) bzw. als Service von Rödl & Partner (as a Service) zum Einsatz.
 
Insgesamt bleibt festzuhalten, dass nicht die Technologie allein, sondern ihr passender und fachlich fokussierter Einsatz der wesentliche Erfolgsfaktor ist. Er kann am ehesten erreicht werden, wenn in allen Projektphasen – von Anbahnung bis Dauerbetrieb – eine integrative Zusammenarbeit von Fachseite und IT-Abteilung erfolgt. Die Projekt- und Technologieaufwendungen amortisieren sich erfahrungsgemäß im ersten Jahr bzw. den ersten Jahren nach Einführung – insbesondere, wenn technologische Plattformen für mehrere Szenarien gemeinsam genutzt werden.