Process Mining – Digitale Prozessanalysen zur Konzern­steuerung nutzen

Die Anforderungen an die Corporate Governance von Unternehmen sind in den letzten Jahren gestiegen und es bleibt zu erwarten, ob sich das auch künftig fortsetzen wird – nicht zuletzt aufgrund des Wirecard-Skandals. Um die Vorgaben zu erfüllen, ist es erforderlich, trotz räumlicher Distanz Prozesse in ausländischen Einheiten verlässlich zu analysieren und zu überwachen. Process Mining kann ein wesentlicher Baustein sein, um Abweichungen schnell zu identifizieren und zu bewerten.

Gesetzliche Vertreter und Aufsichtsorgane werden zunehmend mit Fragen zur Corporate Governance konfron­tiert. Um sie verlässlich beantworten zu können, muss die Geschäftsleitung sicherstellen, dass ihre Vorgaben angemessen sind und bei allen in- und ausländischen Einheiten umgesetzt werden. Dafür erforderliche Reporting- und Kontrollinstrumente müssen auf einer soliden und verlässlichen Datenbasis aufgesetzt werden. Das zur Verfügung stehende Instrumentarium wird zunehmend um digitale Werkzeuge erweitert. Eine beson­dere Bedeutung kommt der Process Mining-Technologie zu, die es ermöglicht, Geschäftsprozesse auf Basis digitaler Spuren in IT-Systemen zu rekonstruieren und auszuwerten.    
 

Grundlage für einheitliche Prozesse

Bei mittelständische Unternehmen ist eine heterogene Prozess- und Softwarelandschaft und die daraus resultierende fragmentierte Datenbasis häufig eine der größten Herausforderungen für den Einsatz angemes­sener digitaler Reporting- und Kontrollinstrumente. Typischerweise liegen verschiedene, teils selbst entwi­ckelte Quellsysteme und Prozesse vor. Geänderte oder neue Anforderungen bzw. eine Umstellung auf nach­folgende Softwareversionen (z.B. von SAP R/3 auf S/4) können den Impuls liefern, eigenentwickelte Strukturen und „Insellösungen“ abzulösen und eine weitgehend einheitliche Datenbasis und Prozesslandschaft zu etablieren. Als möglicher Weg zum Aufbau bieten sich bspw. folgende zwei Szenarien an:

• Konsolidierung der eigenen Software- und Prozesslandschaft mit dem Ziel einer einheitlichen Datenbasis als Grundlage für bessere Prozesse und Visualisierungen;
• Weiternutzung der bestehenden IT-Struktur und Schaffung einer einheitlichen übergeordneten Datenstruktur; Visualisierung mittels einer Business Intelligence-Lösung.
   

Voraussetzung ist in jedem Fall ein tiefgreifendes Verständnis des Ist-Zustands. Die Process Mining-Techno­logie kann maßgeblich unterstützen. Die Aufnahme des Ist-Zustands ist dann nicht nur auf einzelne wenige – meist subjektive – Erkenntnisse von Mitarbeitern beschränkt. Vielmehr ist es möglich, Geschäftsprozesse vollständig und verlässlich auszuwerten. So ergibt sich ein objektives, datenbasiertes Echtzeit-Bild der betrieblichen Abläufe, das eine umfangreiche Analyse ermöglicht.
 
Basierend auf einer solchen Auswertung sollte das Ziel sein, ein einheitliches Prozessmodell zu entwerfen und es möglichst auf alle Einheiten im Verbund anzuwenden. Darauf aufbauend können geeignete Reporting- und Kontrollinstrumenten implementiert werden, die wiederum die Compliance-Prozesse unterstützen.
 

Process Mining als Compliance-Erfolgsfaktor

Die lückenlose, datenbasierte Betrachtung bestehender Prozesse mittels Process Mining unterstützt Entschei­dungsträger nicht nur bei der Prozessgestaltung. Die hohe Aussagekraft der Analysen in Kombination mit einer guten Skalierbarkeit (z. B. einfache Übertragbarkeit auf andere Einheiten, Standardisierung von Analysen) eröffnet auch zahlreiche weitere Anwendungsbereiche. So ermöglichen die größtenteils einheit­lichen und automatisierten Ansätze zur Datenextraktion und aufbereitung Effizienzgewinne, insbesondere bei konti­nuierlichem Einsatz der Technologie. Bspw. können mittels Process Mining regelmäßige Kontrollen automa­tisiert sowie Complianceund Prozessverbesserungen leichter nachvollzogen werden.
 
Umfangreiche Anwendungsmöglichkeiten ergeben sich bei der internen Revision. Der dauerhafte Einsatz einer Process Mining-Lösung ermöglicht es, schnell und verlässlich vom Soll-Prozess abweichende Einzelfälle zu identifizieren.
 

Durch Kumulation von Datensätzen können Analysen über Gruppen von Geschäftsvorfällen vorgenommen werden; so kann etwa die Einhaltung der Funktionstrennung („4-Augen-Prinzip“) differenziert nach Abtei­lungen, Materialgruppen, Bestellwerten etc. überwacht werden. Ebenso kann Auffälligkeiten bei der Beschaffung bestimmter Materialien begegnet werden.

Anwendungsbeispiel

Bei einem Projekt zur Unterstützung der internen Revision wird der Einkauf eines international tätigen Maschi­nen- und Anlagenbauers analysiert. Die Gesellschaft nutzt SAP zur Bestellabwicklung, für die Materialwirt­schaft und die Finanzbuchhaltung. Betrachtungszeitraum ist ein Geschäftsjahr.
 
Die Datenanalyse wird mit Rödl AIM durchgeführt. Das „As-a-Service“-Konzept ermöglicht den Einsatz des Tools ohne Vorlauf für Beschaffung, Software-Implementierung, Knowhow-Aufbau und ohne laufenden Auf­wand für den Betrieb. Wenige Tage nach der Datenextraktion liegen alle Analyseergebnisse vollständig vor.

Der fachliche Fokus der Analysen liegt darauf

• zu überprüfen, ob die verpflichtende Anlage einer Bestellanforderung tatsächlich in allen Fällen vorgenommen wurde;
• festzustellen, ob nachträgliche Preis- und Mengenanpassungen bei der Bestellung durchgeführt wurden;
• alle gebuchten Rechnungen ohne Bestellbezug zu erfassen und zu analysieren;
• evtl. bestehende Funktionstrennungskonflikte zu identifizieren;
• festzustellen, ob die vordefinierten Freigabegrenzen in allen Fällen eingehalten wurden.

 
Als Ergebnis werden die Geschäftsvorfälle mit und ohne Bestellanforderung übersichtlich graphisch darge­stellt. Etwaige Anpassungen von Preis und Menge bei Bestellungen sind durch gezielte Filterung oder Kombi­nationen von Filtern schnell auffindbar. Mittels eines standardisierten Dashboards können z. B. Rechnungen ohne Bestellbezug im analysierten Rechnungsbestand gefunden und die zugehörigen Geschäftsvorfälle im Detail identifiziert werden.
 
Aufgetretene Funktionstrennungskonflikte können durch die eindeutige Zuordnung aller Anwender zu den je­weiligen Geschäftsvorfällen klar aufgezeigt werden. Fachbereichsbezogene Zuständigkeiten lassen sich durch eine Analyse validieren. Zudem lässt sich durch Selektion und Visualisierung überprüfen, ob bei den Ge­schäfts­vorfällen die definierten Freigabegrenzen eingehalten wurden.
 

​Fazit

Der Einsatz der Process Mining-Technologie ermöglicht einen tiefen Einblick und fokussierten Überblick über alle Geschäftsprozesse in Einkauf, Verkauf und im Finanzwesen weltweit. Die vollständigen Abbildung der Ist-Prozesse erlaubt die Nachhaltung von Soll-Prozessen und damit die Steuerung. Risiken in Geschäfts­prozessen werden erkennbar und Maßnahmen kontrollierbar. Auf Basis einer einheitlichen weltweiten Datenbasis ist mit diesem Werkzeug die tiefgreifende Kontrolle und nachhaltige Steuerung von Tochterunternehmen darstellbar.