IT-Komplexität beherrschen – Wie ERP-Systeme helfen (und wann nicht)

Der Mittelstand als Säule der deutschen Wirtschaft ist von unternehmerischem Wachstum geprägt. Stetiger Erfolg führt zu (an-)organischer Entwicklung und so entstehen auch im Mittelstand konzernähnliche Strukturen. IT-Landschaften werden dadurch komplexer, was im Ergebnis zu sinkender Beherrschbarkeit, Reaktionsfähig­keit und notwendiger Entscheidungsunterstützung durch die IT führt. Welche Er­war­tungen zur Lösung speziell an ERP-Produkte gestellt werden, welche der Erwartungen zutreffen und was zu beachten ist, beschreibt dieser Beitrag.

Mittelständische IT-Landschaften sind komplex

ERP-Systeme verschiedener Hersteller oder Versionsstände und die unterschiedliche Abbildung gleicher Pro­zesse sind Gründe für eine hohe IT-Komplexität in Unternehmen. Problematisch stellt sich dar, dass derartige Situationen vergleichsweise rasch entstehen  –  sei es durch Zukauf von Unternehmen, durch Expansion mit Suche nach „schnellen“ Lösungen oder durch den Wunsch einzelner Funktionsbereiche nach der jeweils optimalen IT-Unterstützung. Hinzu kommt, dass viele ERP-Systeme über Jahre hinweg gewachsen sind und auf die individuelle Situation im Unternehmen angepasst wurden. Zusätzlich stehen Unternehmen steigenden regulatorischen sowie formalen Anforderungen in Steuer- und Betriebsprüfung gegenüber. Insgesamt nimmt also mit der Unternehmensgröße auch der Aufwand für die IT-Landschaft und deren Nutzung zu.
 

ERP-Projekte sind mit hohen Erwartungen verknüpft

Ein häufig gewählter Weg zur Komplexitätsbeherrschung ist die Investition in ein (neues) ERP-System. Gerade bei Unternehmen, die momentan SAP-Lösungen im Einsatz haben, wird ein Wechsel auf die neue Version SAP S / 4HANA durch das absehbare Ende von ERP ECC „unterstützt“.

Die ERP-Modernisierung ist mit hohen Zielen verbunden:

• einer merklichen Beschleunigung der Wertschöpfungs- und Querschnittsprozesse,
• bei weniger (IT-) Aufwand,
• der Bereitstellung moderner Dashboarding- und Reportinglösungen sowie
• der Automatisierung von Abschluss- und Konsolidierungsschritten. 
   

Neue Technologien wie Webfrontends und Maschine Learning befähigen Unternehmen zudem, steuerungs- und entscheidungsrelevante Daten einfacher zu nutzen.
 

Ohne aktive Gestaltung kein Fortschritt

Moderne ERP-Systeme wie S / 4HANA bieten eine leistungsfähige Plattform, um auch komplexe Unter­neh­mens­strukturen abzubilden. Doch ein reines Upgrade bestehender ERP-Lösungen hebt diese Potenziale nicht. Vielmehr gilt es, in Projekten gezielt auf die Abbildung von End-to-End-Prozessen im Softwarestandard und der Systemkonsolidierungen zu achten. Gleichzeitig kommt der Verbesserung der Datenqualität eine wichtige Bedeutung zu, da nur so fundierte, richtige und zeitgerechte Entscheidungen auf Basis der Daten möglich sind. Die direkte Berücksichtigung von Anforderungen auch aus Querschnittsthemen oder nachgelagerten Pro­zessen (aktive Steuerfindung, einheitlicher Kontenplan, Reporting) ist außerdem als Erfolgsfaktor zu nennen, um so legale Risiken zu minimieren und Effizienzgewinne zu realisieren.
 
Um den Gestaltungsaufgaben zu begegnen, eignen sich Neuimplementierungsansätze, wie Green- oder Bluefield. Migrationsprojekte im Brownfield-Ansatz mit nachgelagerter (geplanter) Optimierung erreichen meist nur eine Verbesserung im technischen Bereich und realisieren somit nicht die gewünschten Potenziale.
 

Fokussierung und Orchestrierung als Erfolgsfaktor

Allerdings reicht der reine Fokus auf das ERP-System häufig nicht aus, da in einer End-to-End-Prozess­be­trachtung das Funktionsspektrum des ERP (operative Prozesse mit mittelfristigem Horizont) schlichtergreifend nicht ausreicht. Es werden weitere Werkzeuge benötigt, wie drei Beispiele zeigen sollen:

• Ein ERP-System ist kein Data-Warehouse-System, in dem Daten mehrerer Quellen oder Detailstufen prozessübergreifend bereitgestellt werden. Nutzen Sie deshalb für Reporting- und Entscheidungswerkzeuge hybride Ansätze aus ERP- und Data-Warehouse-Lösungen.
• Ein ERP-System eignet sich nur bedingt, um Prozesse außerhalb des ERP-Standards abzubilden. Beispiele sind Verrechnungspreisdokumente oder Arbeitsplanfeinplanungen. Nutzen Sie in den Fällen ergänzende Satelliten-Lösungen um das ERP-System gepaart mit einer klaren Datenstrategie.
• Für modul- und bereichsübergreifende Planungsprozesse, die arbeitsteilig, versionsbasiert und automatisiert ablaufen sollen, ist eine gezielte Auswahl der eingesetzten IT-Werkzeuge wichtig.
   

Fazit

Insgesamt stellen wir also fest, dass ein Wechsel auf ein modernes ERP-System gerade bei heterogenen und gewachsenen Strukturen große Chancen birgt. Sie müssen allerdings als Gesamtunternehmensprojekt mit Prozess- und IT-Projektaufgaben verstanden werden. Auf Basis eines durchgängigen Gesamtprozessdesigns gilt es, IT-Werkzeuge in der Gesamtheit um die ERP-Lösung zu planen und zu entwickeln. Für die Imple­mentierung neuer ERP-Landschaften eignen sich deshalb v.a. Green- oder Bluefield-Ansätze.