Internationaler SAP-Rollout – Praxisbeispiel aus den USA

Vor gut einem Jahr stand einer unserer Mandanten vor der Herausforderung, ein SAP-Rollout in den USA durchzuführen. Bevor wir damit begannen, kontaktierten wir standardmäßig unsere Rödl & Partner-Kollegen aus der USA-Niederlassung, die am nächsten beim Mandanten liegt  –  in diesem Fall in Charlotte, North Carolina. Damit trugen wir den vielen US-bundesstaatlichen Vorgaben Rechnung.

In einem Template-Dokument sammelten wir zunächst die grundsätzlichen Sachverhalte wie Steuern, Quellensteuer und Reporting an Behörden. Anhand dieser Informationen und des Geschäftsmodells arbeiteten wir in einem Workshop vor Ort den Inhalt weiter heraus und präsentierten ihn dem Mandanten. Gemeinsam mit den Geschäftsprozessen des Unternehmens entstand so der Blueprint für das Rollout. Besonderes Augenmerk legten wir auf das Thema Steuern – mit über 40.000 verschiedenen Jurisdiction-Codes ist das US-Steuersystem ähnlich komplex wie das Brasiliens. Wirtschafts­magazin
 

SAP-Customizing

Im nächsten Schritt kümmerten wir uns um die Einstellungen im SAP-System. Das sog. „Customizing” gestaltete sich relativ einfach im Vergleich zu den Einstellungen der Jurisdiction-Codes (Staat, County, Stadt). Hinzu kamen in manchen Fällen Special-Taxes, für deren Pflege ein Programm in der SAP-Programmiersprache ABAP nötig war. Damit wurden in einer offiziellen Basis-Datei alle Jurisdiction-Codes und deren Steuersätze passend zu den Steuerkennzeichen automatisch gepflegt.
 
Nach Abschluss des Customizing gab es 2 aufeinanderfolgende Tests: Einen funktionalen und einen Integrationstest. Ersterer untersuchte die einzelnen Funktionen separat voneinander auf einwandfreie Abläufe. Für den Integrationstest wurden noch einige Verbesserungen vorgenommen bis schließlich die einzelnen Funktionen integrativ übereinstimmend zu den Geschäftsprozessen getestet werden konnten.
 
Parallel wurde auch der 1. Migrationstest durchgeführt. Mithilfe sog.  „Legacy System Migration Workbenches” (LSMW) werden Salden, offene Posten und Anlagenbestände aus dem Altsystem in das SAP-Testsystem übernommen. Nach wenigen kundenspezifischen Anpassungen waren die LSMW auch für den Produktivstart einsatzbereit.
 

Go-live

Zu Beginn des neuen Jahres stand der Go-live vor der Tür. Zuerst wurden alle getesteten Einstellungen im Customizing mit einem Transportauftrag auf die produktive Umgebung importiert. Es folgte die Migration der Altdaten, die ohne große Zwischenfälle verlief. Zu meistern war die Abstimmung der Zahlen: Es mussten sowohl die Nebenbücher zum Hauptbuch passen, als auch die der migrierten Unternehmen mit deren Holdings wertmäßig übereinstimmen. Zusätzlich wurde die lokale Währung US-Dollar mit der Konzernwährung Euro „abgestimmt”: Die Globalisierung führt dazu, dass Geschäfte auch in ausländischer Währung abgeschlossen werden. Hat ein Unternehmen Fremdwährungsgeschäfte durchgeführt, muss sowohl im Zugangszeitpunkt als auch bei der Folgebewertung zum Bilanzstichtag in Euro umgerechnet werden. Mit welchem Umrechnungskurs bei Vermögensgegenständen und Verbindlichkeiten zu rechnen ist und welche Besonderheiten handels- und steuerrechtlich gelten, nennen wir kurz „abstimmen”.
 
Parallel zur SAP-Einführung wurde das Scannen von Rechnungseingängen etabliert. Zeitlich fordernd war es, die Prozesse umzustellen, mit dem neuen SAP-System umzugehen und den Jahresabschluss im alten System zu erstellen.
 

Scheckzahlungen als Herausforderung

Anspruchsvoll war ebenfalls das Thema Scheckzahlungen: Sie wurden über separate Konten gesteuert, wodurch die Bankunterlagen einfacher zu verifizieren waren. Beim Druck der Schecks musste der Compliance-Officer regeln, wer mit ihnen umgehen durfte, bzw. eine Vertreterregelung treffen. Darüber hinaus musste er das 4-Augen-Prinzip sicherstellen.
 
Beim Druck der Schecks wurden die Vorlagen der Bank verwendet, auf denen eine fortlaufende Nummerierung vermerkt war. Die Vorlagen wurden in SAP hinterlegt, sodass man anhand der Schecknummer auf die Zahlung und deren Vorbelege zugreifen und sie verifizieren konnte. Besonders wichtig war die Korrektur, wenn der Drucker 2 Vordrucke eingezogen hatte und die Nummernsystematik störte. Eine gut dokumentierte und abgestimmte Vorgehensweise war der Schlüssel.
 

Fazit

Der US-SAP-Rollout unseres Mandanten war erfolgreich. Lessons learned aus dem Projekt: Je besser die Vorbereitung, desto effizienter ist die Umsetzung. Zu den größten Hürden zählten die Jurisdiction Codes, die Scheckzahlungen, die Mitarbeiterschulungen sowie die Mehrbelastung der Mitarbeiter. Den erfolgreichen Projektverlauf verdanken wir v.a. dem tollen Engagement unseres interdisziplinären Rödl & Partner-Teams.