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Wirklich nur eine Meldestelle für alle? – Die Konzernlösung nach dem Hinweisgeberschutzgesetz

veröffentlicht am 17. Juli 2023 | Lesedauer ca. 4 Minuten

Seit dem 2. Juli 2023 gilt das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG). Unternehmen ab 50 Beschäftigten haben seither die Pflicht, eine interne Meldestelle einzurichten. Es besteht zwar eine Übergangsregelung, nach der Beschäftigungsgeber mit in der Regel 50 bis 249 Beschäftigten ihre interne Meldestelle erst ab dem 17. Dezember 2023 betreiben müssen. Gleichwohl beschäftigt das Thema gegenwärtig Unternehmen aller Branchen und Größen. Dabei stellt sich gerade für Unternehmensgruppen und Konzerne die Frage, ob es ausreicht, eine zentrale Meldestelle für sämtliche Gesellschaften (z.B. Mutter-, Schwester- oder Tochtergesellschaften) einzurichten. Das HinSchG sieht insoweit die sog. Konzernlösung vor. Doch lässt sie auch eine (einzige) Meldestelle für alle zu?

Die Konzernlösung »
Kritik an der Konzernlösung »
Stellungnahme »
Fazit und Verhaltensempfehlung »

Die Konzernlösung

Die Konzernlösung findet sich in § 14 Abs. 1 Satz 1 HinSchG. Danach kann eine interne Meldestelle eingerichtet werden, indem eine bei dem jeweiligen Beschäftigungsgeber oder bei der jeweiligen Organisationseinheit beschäftigte Person, eine aus mehreren beschäftigten Personen bestehende Arbeitseinheit oder ein Dritter mit den Aufgaben einer internen Meldestelle betraut wird. Als „Dritter“ soll nach verbreiteter Auffassung auch eine Gesellschaft aus der eigenen Unternehmensgruppe bzw. des eigenen Konzerns in Betracht kommen. Hierfür spreche insbesondere, dass die Bündelung von Meldekanälen bei z.B. der Konzernmutter nicht nur ressourcenschonend sei, sondern zugleich entsprechendes Erfahrungswissen über den Umgang mit Meldung an einem Ort gesammelt werde.^[1] Zudem werde der Vertraulichkeit besser Rechnung getragen, da in kleineren lokalen Einheiten leichter Rückschlüsse auf die Identität der hinweisgebenden Person gezogen werden könnten.

Kritik an der Konzernlösung

An der Konzernlösung wurde dagegen bereits vor allem seitens der Expertengruppe der EU-Kommission zur Umsetzung der EU-Hinweisgeberschutz-Richtlinie kritisiert, dass „Dritte“ nur solche Personen sein könnten, die außerhalb des Verbandes stünden.^[2] Das entspreche Sinn und Zweck von Art. 8 Abs. 5 der EU-Hinweisgeberschutz-Richtlinie, der das Bereitstellen des Meldekanals nur „extern“ durch einen Dritten erlaube. Zudem solle die interne Meldestelle für die hinweisgebende Person leicht erreichbar sein und sich in deren Nähe befinden. Insbesondere solle es der hinweisgebenden Person möglich sein, ein physisches Treffen mit der Meldestelle verlangen zu können. Das sei vor allem dann erschwert, wenn sich die Konzerngesellschaften in verschiedenen Ländern befänden.

Stellungnahme

Bei der Frage, wie weit die vom deutschen Gesetzgeber gewählte Konzernlösung reicht bzw. reichen darf, muss zwischen der Einrichtung einer Meldestelle als solcher, der Schaffung eines Meldekanals zu dieser Meldestelle, der Bearbeitung der eingehenden Hinweise sowie der Ergreifung der entsprechenden Maßnahmen differenziert werden.

Insoweit stellt bereits § 14 Abs. 1 Satz 2 HinSchG klar, dass die Betrauung eines Dritten mit den Aufgaben einer internen Meldestelle den betrauenden Beschäftigungsgeber nicht von der Pflicht entbindet, selbst geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um einen etwaigen Verstoß abzustellen. Da Gesellschaften in Unternehmensgruppen bzw. Konzernen damit von vornherein die aus einem gemeldeten Verstoß resultierenden Maßnahmen selbst durchführen müssten, bleibt zu klären, ob die interne Meldestelle als solche bei einer anderen Gesellschaft liegen darf. Betroffen wären hierdurch etwa Aufgaben wie z.B. das Betreiben des Meldekanals, die Kommunikation mit der hinweisgebenden Person, die Prüfung, ob der gemeldete Verstoß unter das HinSchG fällt, oder das Kontaktieren der betroffenen Personen und Arbeitseinheiten.

Diesbezüglich enthält § 14 Abs. 2 Satz 1 HinSchG jedenfalls insoweit eine klare Regelung, als zumindest Beschäftigungsgeber mit in der Regel 50 bis 249 Beschäftigten für die Entgegennahme von Meldungen und für die weiteren nach diesem Gesetz vorgesehenen Maßnahmen eine gemeinsame Stelle einrichten und betreiben können.^[3] Die Konzernlösung greift damit explizit für kleine und mittlere Unternehmen. Das gilt zumindest, soweit die Pflicht, Maßnahmen zu ergreifen, um den Verstoß abzustellen, und die Pflicht zur Rückmeldung an die hinweisgebende Person bei dem einzelnen Beschäftigungsgeber verbleiben (§ 14 Abs. 2 Satz 1 HinSchG).

Für Beschäftigungsgeber ab 250 Beschäftigten bleibt es indessen – mangels entsprechender expliziter Regelung – bei der grundlegenden Pflicht, dass Beschäftigungsgeber mit jeweils in der Regel mindestens 50 Beschäftigten eine interne Meldestelle einzurichten haben (§ 12 Abs. 2 i.V.m. Abs. 1 Satz 1 HinSchG). Die Konzernlösung gilt hier offenbar nicht bzw. nur, soweit man – wie oben erwähnt – Gesellschaften aus der eigenen Unternehmensgruppe bzw. dem Konzern als „Dritte“ im Sinne von § 14 Abs. 1 Satz 1 HinSchG auffasst. Letztgenannte Auffassung ist jedoch noch bei weitem nicht gerichtlich bestätigt und daher mit erheblicher Rechtsunsicherheit behaftet.

Fazit und Verhaltensempfehlung

Unternehmensgruppen bzw. Konzerne mit mehreren Gesellschaften zwischen 50 und 249 Beschäftigten können sich eine gemeinsame interne Meldestelle teilen. Diese darf nach deutschem Recht bei einer der Gesellschaften aus der Gruppe bzw. dem Konzern eingerichtet werden. Erreicht eine bzw. erreichen mehrere der Gesellschaften 250 und mehr regelmäßig Beschäftigte, sind Beschäftigungsgeber dagegen nach dem Gesetzeswortlaut grundsätzlich dazu verpflichtet, eine eigene interne Meldestelle einzurichten. Diese Verpflichtung gilt bereits seit dem 2. Juli 2023.

Auch wenn die Einrichtung in diesem Fall unproblematisch auf Dritte übertragen werden könnte, bedeutet die Verpflichtung regelmäßig erheblichen Mehraufwand sowie Kosten, z.B. für die Einrichtung eines IT-basierten Hinweisgebersystems. Gleichzeitig dürfte es jedoch einem effektiven Schutz hinweisgebender Personen Rechnung tragen, wenn etwa neben einem gruppen- bzw. konzernweiten zentralen Meldekanal ein weiterer lokaler Meldeweg eröffnet wird. Über diesen kann nicht nur im Einzelfall die Hemmschwelle zur Abgabe von Hinweisen abgesenkt, sondern auch deren Bearbeitung mit ggf. größerer räumlicher (Sach-)Nähe sichergestellt werden.

Wohlgemerkt: Ein funktionierendes Hinweisgebersystem ist immer auch ein essenzieller Baustein in einem wirksamen und angemessenen Compliance Management System.

Ob bzw. inwieweit die Konzernlösung auf eine Gesellschaft anwendbar ist, muss für jeden Einzelfall sorgfältig geprüft werden. In die entsprechenden Überlegungen sollte nicht zuletzt miteinfließen, dass ein fehlendes Einrichten und Betreiben der internen Meldestelle jedenfalls ab dem 1. Dezember 2023 bußgeldbewehrt ist. Verantwortlichen Personen droht eine Geldbuße von bis zu 20.000 Euro. Eine zeitnahe Auseinandersetzung mit den Anforderungen des HinSchG ist daher unabdingbar.

[1] Hier und im Folgenden etwa Bürkle, CCZ 2022, S. 335 (339).

[2] Siehe S. 3 des Protokolls über das 5. Treffen der Expertengruppe der Europäischen Kommission zur Umsetzung der EU-Hinweisgeberschutz-Richtlinie v. 14.06.2021.

[3] Diese Regelung wird überwiegend als mit Art. 8 Abs. 6 der EU-Hinweisgeberschutz-Richtlinie vereinbar angesehen, vgl. nur Dilling, CCZ 2023, S. 91 (93 f.).