Hinweisgebersysteme („Whistleblowing”)

Hinweisgebersysteme – besser bekannt als „Whistleblowing” – ermög­lichen es Mit­arbeitern oder externen Personen über einen geschützten Kanal Miss­stände in einem Unternehmen zu melden. Sie sind damit ein wesentlicher Bestandteil moderner Compliance-Management-Systeme.
  

Pflicht zur Einführung von Hinweisgebersystemen

Mit der sogenannten „EU-Whistleblowing-Richtlinie” (EU-Richtlinie 2019/1937 vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden) wurde die Schaffung eines einheitlichen Hinweisgeberschutzes auf europäischer Ebene beschlos­sen. Nach verschiedenen Ländern, wie Frankreich oder dem Vereinigten Königreich, ziehen viele Länder im EU-Raum nach. Deutschland hat bisher noch kein Gesetz auf den Weg gebracht – dennoch ist er vorgezeichnet: Die nationalen Gesetzgeber sollten bis Ende Dezember 2021 die EU-Richtlinie in nationales Recht umsetzen. Der Schutz von Whistleblowern soll sukzessive ausgebaut werden und bereits für Unternehmen ab 50 Mitarbeitern verpflichtend sein.

V.a. international tätige Unternehmen sollten sich vorbereiten: Der Kulturwandel in den Unternehmen zu mehr Integrität und Transparenz ist unauf­haltsam. Hinweis­gebersysteme sind ein wirksames Instrument, um illegales sowie unethisches Verhalten offen zu legen und können strafmildernd wirken. Durch die interne Klärung von Missständen dienen sie ferner der Prävention von Skandalen und wirken einem öffentlichen Reputationsverlust vor.

Damit Hinweisgebersysteme effektiv eingeführt und angewendet werden können, müssen Unter­nehmen verschiedene Aspekte berücksichtigen. Das betrifft insbesondere die zu erwartende Anzahl der eingehenden Meldungen unter Zugrundelegung der individuellen Unternehmensgröße, -struktur und -branche.

Außerdem ist es möglich, Hinweisgebersysteme auch für externe Personen, wie Zulieferer und Geschäfts­partner, zu öffnen. So können Unternehmen die gesamte Lieferkette kontrollieren und auch potenziell relevante Informationen, bspw. die durch das Lieferkettengesetz aufer­legten Sorgfaltspflichten, im Blick haben.

Bei der Einführung eines Hinweisgebersystems durch das Management, müssen verschiedene Stellen im Unternehmen einbezogen werden. Eine besondere Rolle spielen der Betriebsrat, der Datenschutz­beauftragte, die Personalabteilung sowie die Unternehmens-IT. So stellt die Einführung eines Hinweisgebersystems beispielhaft hohe Anforderungen an den Schutz personenbezogener Daten. Außerdem ist das Mitsprache­recht des Betriebsrats zu berück­sichtigen. Die Aufdeckung von Missständen mit Bezug zum laufenden Arbeitsverhältnis hat unmittelbar eine arbeitsrechtliche Relevanz und spielt ferner im Hinblick auf den Schutz des Whistleblowers vor internen Sanktionen eine bedeutende Rolle.

Effektive Hinweisgebersysteme

Ein Hinweisgebersystem ist nur so effektiv wie dessen Umsetzung – was sowohl die Implementierung des Hinweis­geberkanals, als auch die Verarbeitung der Hinweise umfasst. Die Implementierung beginnt mit der Schaffung der nötigen Voraussetzung für die Einführung des internen Hinweis­ge­ber­systems und erstreckt sich darüber hinaus auf die Etablierung eines effektiven Case-Managements bezüglich der Frage nach dem Umgang mit Meldungen.

Zu berücksichtigen ist sowohl die Definition klarer Meldekategorien, wie Verstöße gegen interne Richtlinien, strafbewährter Ver­haltens­weisen sowie typischer Fallgruppen (z.B. Steuern, Datenschutz, Arbeitnehmerrechte), als auch die Definition von Zugriffsrechten und Eskalationsstufen. Essenziell ist zudem die Einordnung und Bearbeitung von Hinweisen auf deren (straf-)rechtliche Relevanz.

Digitale Hinweisgebersysteme

Während grundsätzlich verschiedene Meldekanäle, vom anonymen Briefkasten bis zum Hinweis­gebertelefon, in Betracht kommen, hat sich als Goldstandard das digitale Hinweis­gebersystem entwickelt. Es vereint sowohl für kleine und mittlere Unternehmen als auch für Großkonzerne die Vorteile der verschiedenen Hinweisgebersysteme.

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Beratungsprodukt Whistleblowing

Rödl & Partner hat ein interdisziplinäres Beratungsprodukt entwickelt, das den Aspekten Inter­disziplinarität und Internationalität gerecht wird: Von der Klärung von Vorab-Fragen zum Datenschutz und Arbeitsrecht, über den Meldeprozess auf digitaler Basis unter Einbindung von Kooperations­partnern, die dieses Tool entwickelt haben, bis zur Begleitung von internen Investigationen breitet sich die Spanne der fachübergreifenden Beratungsexpertise.

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