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Geldwäscheprävention: Das Transparenzregister in Italien ist operativ

veröffentlicht am 10. Oktober 2023 | Lesedauer ca. 5 Minuten

Nach der Veröffentlichung der Durchführungsbestimmungen zum Ministerialdekret Nr. 55 vom 11. März 2022 wurde das Register der wirtschaftlichen Berechtigten (Registro dei Titolari Effettivi) in Italien endlich in Betrieb genommen. Ab dem 9. Oktober 2023 sind in Italien tätige Unternehmen dazu verpflichtet, Daten und Informationen über ihre wirtschaftlich Berechtigten bereitzustellen.

Was ist das Register der wirtschaftlichen Berechtigten? »
Wer muss die Angaben zur wirtschaftlichen Berechtigung übermitteln? »
Welche Unternehmen sind von der Mitteilungspflicht ausgenommen? »
Was ist mitzuteilen? »
Wie hat die Mitteilung zu erfolgen? »
Wann hat die Mitteilung zu erfolgen? »
Welche Folgen hat es, wenn die Mitteilung nicht, zu spät oder falsch erfolgt? »

Was ist das Register der wirtschaftlichen Berechtigten

Das Register der wirtschaftlichen Berechtigten unterteilt sich in zwei Sektionen, die Angaben zum wirtschaftlichen Eigentum enthalten:

die ordentliche Sektion enthält Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten von Gesellschaften mit Rechtspersönlichkeit (S.r.l., S.p.A., S.A.P.A., Genossenschaften, Konsortien und gemeinnützige Vereinigungen) und juristischen Personen des Privatrechts (anerkannte Vereine und Ausschüsse, Stiftungen);
die besondere Sektion enthält hingegen die Daten der wirtschaftlich Berechtigten von Trusts, die steuerlich relevante Rechtswirkungen entfalten, und vergleichbaren Rechtsinstituten.

Wer muss die Angaben zur wirtschaftlichen Berechtigung übermitteln?

Zur Offenlegung von Daten und Informationen über die wirtschaftliche Berechtigung sind verpflichtet:

die Geschäftsführer von Gesellschaften mit Rechtspersönlichkeit (einschließlich ausländischer Gesellschaften mit Zweigniederlassungen in Italien^[1];
der Gründer, falls noch am Leben, oder die mit der Vertretung und Verwaltung von juristischen Personen des Privatrechts betrauten Personen;
Treuhänder von Trusts, die steuerlich relevante Rechtswirkungen erzeugen, oder von vergleichbaren Rechtsinstituten.

Zu diesem Zweck müssen Unternehmen mit Rechtspersönlichkeit, private juristische Personen, Treuhandgesellschaften und ähnliche Rechtsinstitute angemessene, genaue und aktuelle Informationen über die wirtschaftliche Berechtigung einholen und für einen Zeitraum von mindestens fünf Jahren aufbewahren.

Die Informationen über die wirtschaftliche Berechtigung werden je nach verpflichteter Vereinigung vom Geschäftsführer, dem Gründer, dem Treuhänder oder einem Vertreter, der über entsprechende Rechte/Befugnisse verfügt, eingeholt, indem sie vom wirtschaftlich Berechtigten angefordert werden. Außerdem können auch bereits vorliegenden Informationen verwendet werden (z.B. auf der Grundlage der Angaben im Gesellschafterverzeichnis oder der Mitteilungen über die Eigentumsstruktur oder die Kontrolle über die Vereinigung, aber auch aufgrund von Mitteilungen der Gesellschafter und aller anderen ihnen zur Verfügung stehenden Daten). Im Zweifelsfall werden die vorgenannten Informationen auf ausdrückliche Anfrage bei den Gesellschaftern eingeholt, bei denen es notwendig ist, den Umfang ihrer Beteiligung an dem Unternehmen festzustellen. Die ungerechtfertigte Untätigkeit oder Weigerung des Gesellschafters, den Geschäftsführern die Informationen zur Verfügung zu stellen, die sie für die Identifizierung des wirtschaftlich Berechtigten als notwendig erachten, oder die Angabe eindeutig betrügerischer Informationen führt zu einem Verlust des entsprechenden Stimmrechts und zur Anfechtbarkeit der Beschlüsse die mit seiner entscheidenden Stimme gefasst wurden.

Welche Unternehmen sind von der Mitteilungspflicht ausgenommen?

Die Verpflichtung zur Offenlegung von Informationen über die wirtschaftliche Berechtigung gilt nicht für:

Personengesellschaften
Personenvereinigungen ohne eigene Rechtspersönlichkeit
Konsortien (sofern sie nicht die Form eines Unternehmens mit Rechtspersönlichkeit haben);
Sozialunternehmen (es sei denn, sie haben die Form einer Gesellschaft oder einer juristischen Person, die ins Handelsregister eingetragen werden muss).

Was ist mitzuteilen?

Die vorgenannten Personen müssen mitteilen bzw. erklären:

die persönlichen Daten der natürlichen Personen, die als wirtschaftlich Berechtigte zu qualifizieren sind (einschließlich Name, Vorname, Geburtsort, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Wohnsitz, Domizil, Steuernummer)
gegebenenfalls alle außergewöhnlichen Umstände, die einen Ausschluss des Zugangs zu den Informationen über die wirtschaftlich Berechtigten rechtfertigen (weil der Zugang den wirtschaftlich Berechtigten einem unverhältnismäßig hohen Risiko von Betrug, Entführung, Erpressung, Erpressung, Belästigung, Gewalt oder Einschüchterung aussetzen würde oder weil der wirtschaftliche Eigentümer eine geschäftsunfähige oder minderjährige Person ist), sowie die Angabe einer zertifizierten E-Mail-Adresse (posta elettronica certificata), die dem wirtschaftlich Berechtigten zurechenbar ist, für die Entgegennahme von Benachrichtigungen über Zugangsanträge;
die Verantwortung für die Angaben zu übernehmen und in Kenntnis der einschlägigen Sanktionen zu sein, die in Straf- und Sondergesetzen für die Fälschung von Urkunden und abzugebenden Erklärungen vorgesehen sind.

Zusätzlich zu diesen Informationen:

sind Unternehmen mit eigener Rechtspersönlichkeit zur Offenlegung folgender Daten verpflichtet:
a) den Umfang der Beteiligung, den die natürliche Person, die als wirtschaftlicher Eigentümer angegebenen ist, am Gesellschaftskapital hat,
b) oder, wenn der wirtschaftliche Eigentümer aufgrund des Umfangs der Beteiligung nicht feststellbar ist, die Art und Weise, wie die Kontrolle ausgeübt wird,
c) oder – in ultima ratio – die Befugnisse der gesetzlichen Vertretung, der Verwaltung oder der Geschäftsführung der Vereinigung, die von der als wirtschaftlich Berechtigte angegebenen natürlichen Person ausgeübt werden;
sind Juristische Personen des Privatrechts zur Offenlegung folgender Daten verpflichtet:
a) die Steuernummer;
b) den Namen der Körperschaft
c) den eingetragenen Sitz und, falls abweichend vom eingetragenen Sitz, die Adresse des Verwaltungssitzes des Unternehmens;
d) die zertifizierte elektronische E-Mail-Adresse;
sind Trusts und ähnliche juristische Personen zur Offenlegung folgender Daten verpflichtet:
a) die Steuernummer
b) den Namen des Trusts oder einer ähnlichen Rechtsvereinbarung;
c) Datum, Ort und Einzelheiten der Urkunde über die Errichtung des Trusts oder der Körperschaft.

Der Zugriff auf die Daten im Transparenzregister ist den Behörden gemäß Art. 21, Absatz 2 a) – b) und Absatz 4 a) – c) des gesetzesvertretenden Dekrets 231/07 (z. B. Ministerium für Wirtschaft und Finanzen, FIU, Guardia di Finanza, Anti-Mafia-Direktion) sowie den KYC-Due Diligence Verpflichteten im Sinne des Art. 3 des gesetzesvertretenden Dekrets 231/07 (z.B. Banken, Versicherungen, Notare, Rechtsanwälte, Steuerberater) gewährt. Nach dem Urteil des EU-Gerichtshofs vom 22. November 2022 in den Rechtssachen C-37/20 und C-601/20 muss das Einsichtsrecht noch durch neue Bestimmungen geregelt werden. Die Ministerialerlasse vom 16. März 2023, 12. April 2023 und 20. April 2023 haben im Einvernehmen mit dem Ministerium für Wirtschaft und Finanzen – unter Berücksichtigung des vorstehenden Urteils – das Einsichtsrecht beschränkt auf Personen, die ein berechtigtes Interesse haben, ähnlich wie es für den Zugang zu Daten und Informationen über die wirtschaftliche Berechtigung an Trusts und ähnlichen Rechtsinstituten vorgesehen ist.

Wie hat die Mitteilung zu erfolgen?

Die Mitteilung erfolgt durch eine Selbsterklärung ausschließlich in telematischer Form und ist von der Stempelsteuer durch den Verpflichteten befreit. Der gesetzliche Vertreter der Vereinigung, der die Mitteilung vornimmt, muss mit einer digitalen Signatur ausgestattet sein.

Wann hat die Mitteilung zu erfolgen?

Für die – zwingendeinzuhaltenden – Meldefristen gelten folgende Termine:

Daten und Informationen über die wirtschaftliche Berechtigung müssen innerhalb von 60 Tagen ab dem 9. Oktober 2023 übermittelt werden, die Mitteilungsfrist endet am 11. Dezember 2023;
jede Änderung der Daten und Informationen über die wirtschaftliche Berechtigung muss innerhalb von 30 Tagen nach rechtswirksamer Änderung dem Handelsregister bzw. dem Registers der wirtschaftlich Berechtigten mitgeteilt werden;
bei Unternehmen, deren Gründung nach dem Datum der Einrichtung des Registers der wirtschaftlich Berechtigten erfolgt, müssen die Daten und Informationen über das wirtschaftliche Eigentum innerhalb von 30 Tagen nach ihrer Eintragung in das entsprechende Register gemeldet werden;
Jährlich, innerhalb von 12 Monaten nach der ersten Offenlegung, sind die Daten und Informationen über die wirtschaftliche Berechtigung zu bestätigen, wobei Unternehmen mit eigener Rechtspersönlichkeit dies gleichzeitig mit der Einreichung ihrer Jahresabschlüsse tun können.

Welche Folgen hat es, wenn die Mitteilung nicht, zu spät oder falsch erfolgt?

Im Falle der unterlassenen Mitteilung der Daten zur wirtschaftlichen Berechtigung wird jede Person, die zur Mitteilung verpflichtet ist, mit einer Verwaltungsstrafe in Höhe von 103 bis 1.032 Euro bestraft (Artikel 21 Absatz 1 des Gesetzesdekrets 231/2007; Artikel 2630 Absatz 1 des Zivilgesetzbuchs). Die Verwaltungsstrafe wird auf ein Drittel reduziert, wenn die Mitteilung innerhalb von dreißig Tagen nach Ablauf der vorgeschriebenen Frist erfolgt.

Wer als Verpflichteter vorsätzlich falsche oder unzutreffende Angaben zur wirtschaftlichen Berechtigung der Vereinigung macht, wird darüber hinaus mit einer Freiheitsstrafe von sechs Monaten bis zu drei Jahren und einer Geldstrafe von 10.000 bis 30.000 Euro bestraft, sofern die Tat nicht mit schwerer Strafe belegt ist.

[1] Für Zweigniederlassungen ausländischer Gesellschaften mit Sitz in der Europäischen Union bestehen weiterhin Zweifel. Bis zur Klärung durch das zuständige Ministerium wird eine Mitteilung empfohlen.