Datenschutzverträglicher Umgang mit Bewerbungsunterlagen

veröffentlicht am 15. September 2017

Ein Bewerber kann im Falle einer Absage vom Arbeitgeber verlangen, dass ihm seine Bewerbungsunterlagen zurückgegeben werden. Wurden seitens des Arbeitgebers neben den Bewerbungsunterlagen weitere Unterlagen angefordert, wie bspw. ein ausgefüllter Personalfragbogen, sind die Dokumente nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens zu vernichten.
 
Sofern der Arbeitgeber jedoch ein berechtigtes Interesse hat, kann er die Unterlagen zeitweise aufbewahren. Das kommt zum einen in Betracht, wenn der Arbeitgeber die Unterlagen bei einem späteren Bewerbungsverfahren berücksichtigen möchte und sich der Bewerber hiermit ausdrücklich einverstanden erklärt (sog. Bewerberpool). Die Einwilligung des Bewerbers hat dabei schriftlich, freiwillig und zeitlich vor Aufnahme des Bewerbers in den Bewerberpool zu erfolgen. Soweit das online abläuft, muss der Zeitpunkt der Einwilligung protokolliert werden, außerdem muss der Bewerber jederzeit seine Einwilligung abrufen und die Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können (§ 13 Abs. 2 Telemediengesetz, kurz: TMG).
 
Zum anderen kann ein berechtigtes Interesse für den Arbeitgeber bestehen, wenn er sich gegen etwaige bestehende Diskriminierungsvorwürfe wehren will. Im Hinblick auf die Ausschlussfrist des § 15 Abs. 4 Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz, AGG ist daher Arbeitgebern zu empfehlen, die Bewerbungsunterlagen drei bis vier Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens und erteilter Absage aufzuheben. Das Bayerische Landesamt für Datenschutz sieht insofern sogar eine Aufbewahrung der Unterlagen bis zu 6 Monaten nach der Absage als noch vertretbar an.
 
 ​