International implementiert – Einführung eines ERP-Systems

Ein Enterprise Ressource Planning-System (kurz: ERP-System) ist eminent für die Digitalisierungsstrategie eines Unternehmens und gewinnt an Bedeutung, wenn sich ein Unternehmen internationalisiert. Die Aufgabe besteht in der Verzahnung der wich­tigsten Unternehmensprozesse, die eine frühzeitige bedarfsgerechte sowie ziel­ge­richtete Ressourcen- und Unternehmenssteuerung ermöglicht. Das ERP-System bildet somit das Herzstück der Unternehmenssteuerung. Bei der Implementierung spielen zudem strategisches Change Management und die damit verbundene Einbindung aller involvierten Mitarbeiter von Projektbeginn an eine entscheidende Rolle.

Bereits nationale ERP-Implementierungen sind sehr umfangreiche Projekte; ERP-Einführungen in einem internationalen Kontext erhöhen die Komplexität nochmals – über Grenzen und Zeitzonen hinweg stellen sie bei Administration, Organisation und beim Project Management erheblich höhere Ansprüche an das Team. Viele international tätige Unternehmen haben eine heterogene IT-Infrastruktur mit einer Vielzahl verschiedener Anwendungen, die je nach Land und Niederlassung unterschiedlich betrachtet werden müssen. Durch die Unterschiedlichkeit der Systeme laufen viele Prozesse nicht effizient ab. Ziel der Implementierung ist es, die Unternehmenssteuerung unter Berücksichtigung der unterschiedlichen Prozessanforderungen in verschiedenen Niederlassungen zu vereinheitlichen. Dafür ist es relevant, sich vorab über länderspezifische Vorgaben und Richtlinien zu informieren.

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Wichtige Faktoren bei internationalen Roll-outs

Die Auswahl der passenden ERP-Lösung muss ganz am Anfang des internationalen Projekts stehen und alle Anforderungen der Länder erfüllen. Das kann fiskale, legale oder Compliance-Themen betreffen. In manchen Ländern sind spezielle Zertifizierungen notwendig, damit bspw. die Finanzbuchhaltung anerkannt wird. Zudem ist die Verfügbarkeit von bestimmten Sprachversionen wichtig: In einigen Unternehmensbereichen (Produktion, Lager, Logistik) ist die jeweilige Landessprache Pflicht.

Für den Erfolg des Projektes und das Erreichen einer einheitlichen, globalen Lösung ist es nicht nur bedeutend, die richtigen Systeme zu identifizieren, sondern die relevanten Geschäftsprozesse sowie ihre internationalen Unterschiede und Abhängigkeiten zu verstehen. Prozesse sowie Datenflüsse im Unternehmen müssen durchdacht und in strukturierter Form, im Idealfall in einem Business Process Management System, erfasst und für das Zielsystem optimiert werden. Fehler in der Anforderungsdefinition bzw. der Implementierung führen zu Problemen im Unternehmensablauf. Eine gewissenhafte und hochkonzentrierte Aufnahme aller Anforderungen ist die Grundlage eines ERP-Einführungsprojektes, um möglichst viele Probleme von vornherein ausschließen zu können. Die Einführung der Systeme geht somit immer mit einem gewissen Risiko einher, das im Vorhinein betrachtet und abgewogen werden muss.

Globale Templates können als Erfolgsfaktor für die internationale Implementierung gesehen werden. Sie verfolgen das Ziel, Überschneidungen der Prozesse in allen involvierten Niederlassungen herzustellen, um länderspezifischen Unterschieden sowie Prozessen entgegenzuwirken. Wenn diese Faktoren berücksichtigt werden, können alle Systeme international vereinheitlicht und die Geschäftsprozesse angeglichen werden.

Vor dem eigentlichen ERP-Projekt empfiehlt es sich, eine Prozess-Strukturierung und Harmonisierung durchzuführen. Schon zu Beginn sollte der gesamte Lebenszyklus betrachtet werden: Wie wird bspw. der Support im Betrieb sichergestellt? Unterschiedliche Sprachen, Zeiten und Zeitzonen sind zu beachten, ebenso müssen Supportfenster und Wartungsarbeiten sowie das Einspielen von Updates geplant sein. Auch der Faktor Mensch – also die Mitarbeitenden – dürfen nicht vergessen werden. Verschiedene Kulturen fordern ein aktives Change Management, das die Implementierung begleitet und die Team-Mitglieder über Organisations­struk­turen und -abläufe der entsprechenden Länder aufklärt, wodurch eine transparente Kommunikation gewähr­leistet werden kann. Unternehmen sollten deshalb verschiedene Punkte beachten und typische Fallstricke bewusst umgehen, um mit der Einführung eines neuen ERP-Systems die gesteckten Ziele zu erreichen und die eigene Digitalstrategie umzusetzen.

Change Management als wesentlicher Erfolgsfaktor

Eine entscheidende Rolle bei der Einführung und der Umsetzung von ERP-Systemen spielen neben der Technologie hauptsächlich die Menschen, die täglich mit den Systemen arbeiten. Die Technologie trägt nur etwa 30 Prozent zu einer erfolgreichen ERP-Implementierung bei. Die Menschen sind der maßgebliche Faktor für eine gelungene Projektrealisierung.

„Das haben wir schon immer so gemacht, deshalb bleibt es auch so." – Mit dieser Einstellung kann ein Unternehmen nicht wachsen und sich nicht weiterentwickeln. Damit ein Veränderungsprozess stattfinden kann und ein Unternehmen anpassungsfähig bleibt, müssen alle Beteiligten unbedingt an einem Strang ziehen. Oft steht die technische Implementierung im Vordergrund und wird daher auch privilegiert behandelt; während die Anwendenden, die das neue System am Ende nutzen sollen, kaum in das Projekt eingebunden werden. Die Vorgehensweise ist besonders in Implementierungsprojekten fatal. Umso wichtiger ist es, das Change Management langfristig in die Unternehmensstrukturen und -abläufe zu integrieren. Das bedeutet, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Anfang an in das Projekt eingebunden werden. Ist das Change Management aktiver Teil der Implementierung, ist die Wahrscheinlichkeit der Erreichung der Projektziele deutlich höher, als ohne.

Bei der Implementierung sind drei Elemente relevant: Das erste Element stellt die zuvor angesprochene Einbindung der am Projekt beteiligten Mitarbeitenden dar. Dadurch wird ihr Fachwissen einbezogen, sodass ein genaueres Verständnis für die Gesamtprozesse erreicht und somit ein besseres Gesamtergebnis bei der Implementierung erzielt werden kann. Zugleich wird durch spezielle Pläne für Kommunikation, Training und Coaching eine schnellere Adaption gewährleistet. Zweitens reduziert aktives Change Management in ERP-Projekten das finanzielle Risiko des Unternehmens, da durch die Ausarbeitungen von verschiedenen Szenarien u.a. auf Krisenszenarien schneller und ruhiger reagiert werden kann. Gerade bei monetär aufwendigen Projekten ist die Sicherheit, auf mögliche Krisen vorbereitet zu sein, ein wichtiger Aspekt, der in der Planung nicht vernachlässigt werden darf. Das letzte Element umfasst Change Management als wesentlicher Erfolgsfaktor ein gutes Zeitmanagement, da die Implementierung von ERP-Systemen langwierig sein kann. Sowohl die zusätzliche Belastung der eingebundenen  Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, als auch die allgemeine Projektdauer, die bei ERP-Implementierungen von vielen Monaten bis sogar einigen Jahren anhalten kann, werden berücksichtigt. Eine ausgezeichnete Kommunikation ist essenziell, damit besonders auf der Zielgeraden kein Projektfrust eintritt, der schlimmstenfalls hohe Kosten zur Folge hat. Unter Berücksichtigung dieser drei Elemente kann das Change Management maßgeblich dazu beitragen, das neue System schnell zu adaptieren und langfristig zu nutzen.

Fazit