Effective Internal Control – Internal Audits bei ausländischen Tochtergesellschaften

veröffentlicht am 30. Mai 2018
 
​Die Globalisierung des Geschäfts mittelständischer Familienunternehmen ist in vollem Gange. Für  ie Erschließung neuer Märkte dienen Tochtergesellschaften rund um die Welt. Die damit einhergehende zunehmende Komplexität der betrieblichen Prozesse erfordert ausgereifte Risikound Compliance- Managementsysteme. Die Frage, inwieweit die betriebliche Organisation, die laufenden Prozesse sowie das Interne Kontrollsystem (IKS) die Erreichung der unternehmerischen Ziele effektiv unterstützen, beantworten intern organisierte Prüfungen – sog. „Internal Audits”.
 

 

• das COSO Enterprise Risk Management (COSO ERM), das in 2017 eine Ergänzung erfahren hat (vgl. Beitrag „Ressourcenschonende IKS”),
• die Norm ISO 30001, die Anfang 2018 aktualisiert wurde,
• das Three Lines of Defense-Modell (vgl. Beitrag „Three Lines of Defense-Modell und Risikomanagement­system”.
   

Allen ist gemein, dass die Managementsysteme (IKS, Risiko- und Compliance-Managementsystem) überwacht werden müssen, um ihre Wirksamkeit regelmäßig zu prüfen und damit v.a. dem Aufsichts- oder Beirat sowie den Gesellschaftern hinreichende Sicherheit über die Effektivität der von der Geschäftsleitung eingerichteten Maßnahmen zu geben. Verantwortlich für die Überwachung ist das Management, das die Funktion den Konzepten nach organisatorisch auf die Interne Revision delegiert und damit ein Internes Revisionssystem eingerichtet hat.
  

Internes Revisionssystem: Personelle Ressourcen

Häufig sind schlichtweg aus wirtschaftlichen Gesichtspunkten in mittelständischen Unternehmen nicht sämtliche Elemente des Internen Revisionssystems in Form einer eigenen Funktion im Unternehmen organisiert. Vielmehr werden die Prüfungsaufgaben auf bestehende Organisationseinheiten delegiert. Die Prüfungen werden dabei von unterschiedlichen Mitarbeitern, v.a. aus dem Controlling oder Finanz- und Rechnungswesen, als Nebenaufgaben wahrgenommen. Sie führen i.d.R. einzelne Prüfungen, (Internal Audits), ad hoc durch. Dabei stoßen sie insbesondere bei der Überwachung des Corporate Governance- Systems dezentraler, meist ausländischer Unter­nehmen­seinheiten und Tochtergesellschaften häufig an Grenzen. Aus Mangel an angemessenen quantitativen und qualitativen personellen Ressourcen ist eine einheitliche Prüfungsqualität, die den berufsständischen Anforderungen des International Professional Practices Framework (IPPF) bzw. des Deutschen Instituts für Interne Revision e.V. (DIIR) entspricht, dann nicht gewährleistet – ganz zu schweigen von einer planmäßigen, systematischen und vollständigen Prüfung sämtlicher Systeme in allen Unternehmenseinheiten.

Durch die Integration eines unabhängigen Know-how- Trägers in das Interne Revisionssystem können die Qualitätsanforderungen des IPPF/DIIR eingehalten werden und die Prüfungen selbst durch die Aufteilung der vorzunehmenden Prüfungshandlungen zudem beschleunigt werden. Die Bandbreite des Einsatzes eines externen Dienstleisters reicht dabei von der Beauftragung einzelner Internal Audits über die gemeinschaftliche Erfüllung der Aufgaben (Co-Sourcing bzw. sog. „Partnering-Modelle”) bis hin zur vollständigen Auslagerung der Internen Revision (Outsourcing).

Ein Wirtschaftsprüfer etwa kann durch seine fachspezifische Ausbildung und seine Erfahrung in verschiedensten Prüfungs- und Beratungsfeldern unternehmens- und branchenübergreifendes Fachwissen in den Prüfungs­prozess einbringen. Aufgrund seiner gesetzlich vorgeschriebenen Unabhängigkeit (§§ 319, 319 a HGB) ist er objektiv tätig und betrachtet das Unternehmen und den Prüfungsgegenstand neutral – ein zusätzlicher Pluspunkt gegenüber unternehmensinternen Partnern.

Joint Internal Audits dezentraler Einheiten

Im Audit Universe des Unternehmens stehen die Überwachung der Governance-Systeme sowie Compliance Audits ausgewählter gesetzlicher oder interner Regelungen im Fokus der mehrjährig angelegten Internal Audits der ausländischen Tochtergesellschaften. Die Prüfungen vor Ort umfassen damit vorrangig Geschäfts­pro­zess­prüfungen und Compliance Audits. Um einen optimalen Informationsfluss zwischen allen Beteiligten sicherzustellen und Sprach- sowie soziokulturelle Barrieren auf ein Minimum zu reduzieren, setzen sich die Revisionsteams bei Rödl & Partner aus Mitarbeitern z.B. des Controllings der Konzernmutter, einem Prüfungsleiter von Rödl & Partner Deutschland sowie Mitarbeitern einer Rödl & Partner- Niederlassung des betreffenden Landes zusammen. Auch die Prüfungsnacharbeit bei der Konzernmutter wird so nachhaltig optimiert.