Interne Revision wird digital – Neue Ansätze für die 3. Ver­teidigungslinie im internationalen Unternehmensverbund

Die Interne Revision hat zunehmend auch bei international aufgestellten mittelstän­dischen Unternehmensgruppen eine wichtige Funktion. Trotzdem findet sich die volle Ausprägung einer Abteilung „Interne Revision“ im Mittelstand eher selten. In dem Kontext gilt es, kreative Lösungen zu finden, um sich von Budget- und Reiserestrik­tionen unabhängig zu machen. Umso mehr trifft das zu, wenn Revisionen aufgrund staatlicher Beschränkungen – wie in Zeiten der Corona-Pandemie geschehen – nicht vor Ort durchgeführt werden können.

Die Interne Revision hat eine wesentliche Funktion innerhalb des Governance-Systems („gute Unternehmens­führung“) von Unternehmen. Sie ist die dritte und letzte Verteidigungslinie im sog. „Three-Lines-of-Defense-Modell”. Kernaufgabe der Internen Revision ist es, als unabhängige Instanz im Unternehmen die Wirksamkeit des Governance-Systems regelmäßig zu überprüfen.  

Aufgrund der Internationalisierung im Mittelstand kommt der Internen Revision eine wachsende Bedeutung zu. Sie versorgt das Management und die Aufsichtsorgane mit wichtigen Informationen zur Funktionsfähigkeit der Governance-Systeme. Im Kontext von internationalen Unternehmensgruppen sind die Informationen besonders kritisch, da im Tagesgeschäft regelmäßig lediglich unvollständige Informationen über die Governance-Systeme der auslän­dischen Tochtergesellschaften bei der Muttergesellschaft vorhanden sind. Das liegt zunächst oftmals schlicht an der geografischen Entfernung, jedoch auch an heterogenen IT-Systemen oder an kulturellen Unterschieden.
 

In der Realität ist die Funktion „Interne Revision“ bei mittelständischen Unternehmen jedoch oft nicht sehr stark ausgeprägt. Schlichtweg gibt es aus wirtschaftlichen Gesichtspunkten meistens keine eigene Abteilung, sondern die Prüfungsaufgaben werden auf bestehende Organisationseinheiten verteilt. Die Revisionsprojekte werden bspw. von Mitarbeitern anderer Abteilungen – z.B. aus dem Controlling – nebenbei durchgeführt. Die Konstellationen stoßen bei Prüfungen dezentraler, meist ausländischer Unternehmenseinheiten häufig an Grenzen. Unternehmen bieten sich zwei Ansatzpunkte:
 

Co-Sourcing/Outsourcing

Im internen Revisionsprozesses empfiehlt es sich, die berufsständischen Qualitätsanforderungen des IPPF/DIIR einzuhalten. Das wird durch die Integration eines unabhängigen Knowhow-Trägers garantiert. Gleichzeitig kann durch die Aufteilung der vorzunehmenden Prüfungshandlungen eine Beschleunigung der Durchführung erreicht werden. Der Einsatzbereich eines externen Dienstleisters reicht von der Beauftragung einzelner Prüfungen über die gemeinsame Erfüllung der Aufgaben der Internen Revision (Co-Sourcing bzw. sog. „Partnering-Modelle“) bis hin zu deren vollständigen Auslagerung (Outsourcing).

Transparenz durch digitale Technologien

Um Transparenz über Governance-Systeme dezentraler Unternehmenseinheiten herzustellen, können Daten­analysen oder Process Mining (eine Technik, die es ermöglicht, Geschäftsprozesse auf Basis digitaler Spuren in IT-Systemen zu rekonstruieren, visualisieren und auszuwerten) eingesetzt werden. Die digitalen Technologien eignen sich insbesondere dann, wenn hochintegrierte ERP-Systeme genutzt werden – das ist bei international aufgestellten Unternehmen zunehmend der Fall. In der Praxis stellt sich die Anwendung von digitalen Technologien wie folgt dar:

• Identifikation der Daten, die für Analyseprozesse genutzt werden können
• Bestimmung der für die jeweilige Fragestellung relevanten Daten
• Vollständig digitale Analyse der Daten
• Sicherstellung von Konsistenz und Vergleichbarkeit der Analyseergebnisse
• Aufbereitung der Analyseergebnisse (optimale Unterstützung der Kontrollfunktionen entlang der „Three Lines of Defense“)

 
Ein solcher Prozess kann vollständig digital ablaufen. Dabei gilt es, revisorische Fragestellungen und damit Prüfungsziele so neuzugestalten, dass die digitalen Analyseinstrumente bestens genutzt werden. Entsprechend kommt der Planung der Prüfungshandlungen eine erheblich höhere Bedeutung zu als beim traditionellen, analogen Vorgehen. Im Ergebnis ist zumindest im ersten Jahr der Digitalisierung mit Mehraufwand zu rechnen. Die Einsparung folgt aber bei den folgenden Revisionen, da die Prüfungshandlungen jederzeit „per Knopfdruck“ reproduzierbar sind – digital und remote.

Für Revisionsobjekte ausländischer Standorte, deren Rechnungswesen vollständig in des ERP-System der deutschen Muttergesellschaft integriert ist, ist eine solche Digitalisierung problemlos und ohne großen Aufwand möglich. Revisionsobjekte, die „aus Budget-Gründen“ im Audit Universe ein Schattendasein geführt haben, können nunmehr in den Fokus rücken. Reisen bleiben für Revisoren – in letzter Konsequenz – lediglich dann erforderlich, wenn Prüfungsziele nur mit persönlicher Inaugenscheinnahme vor Ort erreicht werden können.
 

Folglich bietet der Einsatz von digitalen Technologien im Bereich der Internen Revision den Vorteil der Kosten­effizienz, da deutlich weniger Reisekosten für Auslandsrevisionen anfallen. Ein digitaler Revisionsansatz ohne Reisen wird aber umso bedeutsamer, wenn Revisionen aufgrund staatlicher Beschränkungen – wie in der Corona-Pandemie – nicht vor Ort durchgeführt werden können. Tatsächlich liegt in der Corona-Krise auch eine Chance: Die Steigerung von Effizienz und Effektivität der Internen Revision mittelständischer international aufgestellter Unternehmen durch Digitalisierung.