Microsoft Office 365 – Erfahrungsbericht eines internationalen Roll-Outs

Microsoft will mit der Office-365-Lösung die Basis für den digitalen Arbeitsplatz schaffen. Mit Blick auf die Digitalisierung ist die Nachfrage nach Lösungen groß und der stetige Ausbau der gesamten Office-365-Landschaft bestätigt diesen Trend. Was bei einem Einsatz – auch international – zu beachten ist, schildert dieser Beitrag.

Die Verlagerung von Diensten – bspw. E-Mail, Skype for Business, Fileservices etc. – zu Microsoft bringt einen hohen Standardisierungsgrad mit sich und bündelt gleichzeitig die Leistungen bei einem Cloud-Anbieter.

Herausforderungen

Die Entscheidung für Office 365 hat in vielen Bereichen, insbesondere international, eine IT-Harmonisierung herbeigeführt. Gleichzeitig geht die Einführung mit einer neuen Änderungsdynamik einher, die sich als herausfordernd darstellt. Der Lebenszyklus vieler Cloud-Produkte ist wesentlich kürzer als der von (lokal installierten) On-premises-Versionen, sodass stetige IT-Architekturveränderungen in Unternehmen die Regel geworden sind.

Bekannte Begriffe – wie End-to-End SLA (Service Level Agreement), um nur einen zu nennen – die für Stabilität in der Unternehmens-IT-Landschaft standen, sind nur noch bedingt anwendbar. Gleichzeitig eröffnen sich durch die weltweite Nutzbarkeit der homogenen Plattform neue Arbeitsmethoden und -möglichkeiten, die die sog. „Digital Natives” schätzen und fordern; die ältere Generationen hingegen teilweise überfordern.

Gerade international agierende Unternehmen nutzen individuelle On-premises-Lösungen mit einem hohen Reifegrad im Wirkbetrieb. Eine vollständige Migration in die Cloud ist nur mit hohem Aufwand möglich. Auch die geforderte Anpassungsfähigkeit an die vorgegebene IT-Landschaft konnte häufig nicht erreicht werden. Daher empfiehlt es sich, Office 365 aus der Cloud zunächst für ausgewählte Services zu nutzen und somit die neuen Rahmenbedingungen der Cloud kennenzulernen, bevor man über eine vollständige Migration nachdenkt. International agierende Firmen sind nur mit erheblichem Aufwand fähig, ihre historisch gewachsenen Daten­bestände in die Cloud zu verlagern. Gründe dafür liegen in nicht unterstützten Dateiformaten. Cloud-Lösungen arbeiten immer nur mit Mainstream-Produkten und -Inhalten; Altbestände müssen stringent migriert werden.

Neue Abhängigkeiten

In vielen Unternehmen stellt Office 365 mittlerweile das Rückgrat der Bürokommunikation und Zusammenarbeit dar. Was vorher in einzelne Anwendungen unterteilt bzw. über dezentrale Lokationen verteilt war, ist heute in einem Gesamtpaket zusammengefasst.

Nach nun über einem Jahr intensiver Nutzung der Office-365-Umgebung durch einen unserer Kunden zeigen sich gerade aus dem Blickwinkel des internationalen Einsatzes unterschiedliche Erfahrungen:

I.d.R. funktioniert die Office-365-Lösung gut und stabil. Es zeigt sich jedoch, dass es auch bei Microsoft Ausfälle und Fehler gibt, die nicht durch Hochverfügbarkeit oder andere technologische Mittel gelöst werden können. Die Störung von nur einem einzigen Cloud-Dienst (bspw. der E-Mail-Kommunikation) führt in einem international aufgestellten Unternehmen zu einem großflächigen Ausfall, der die Geschäftsprozesse massiv beeinträchtigt.

Auch versprechen sich viele Unternehmen durch die Cloud-Nutzung eine Aufwandsreduktion im Bereich der eigenen IT-Infrastrukturen, die sich nicht immer einstellt. Gründe dafür liegen in der Verschiebung der Aufwandstreiber: Vor Office 365 flossen sie meist in den Server- und Applikationsbetrieb der involvierten Anwendungen und entfielen teilweise durch die Verlagerung in die Cloud. Dafür kommen neue Bereiche hinzu, die es vorher nicht gab und die durch die Cloud-Nutzung entstehen. An dieser Stelle können die stetigen Updates und Release-Wechsel, aber auch die zusätzlich notwendigen Dienste angeführt werden.

(Internationaler) Einsatz

Wie so häufig gilt: Qualität geht vor Quantität. Unternehmen sollten wenige Office-365-Tools aus der Cloud richtig und effizient beherrschen und die Nutzer nicht mit zu vielen neuen Anwendungen überfordern.

Zudem sollten Business-Kontinuitätspläne auch auf die Cloud ausgeweitet werden. Dazu zählt, sich auf den Ausfall der Cloud vorzubereiten und vorab zu klären, wie man im Notfall auch ohne Cloud-Dienste kommunizieren kann.

Betriebskritische Anwendungen sollten Unternehmen on-premises belassen – hybride Setups zwischen Cloud und On-premises-Infrastrukturen ermöglichen zudem eine Risikoverteilung und entschärfen einen Cloud-Ausfall.