ERP-Projekt in Nordamerika – Analyse-Workshop erfolgreich durchführen

Wenn es gelingt, einen Interessenten zu gewinnen, der einem das Vertrauen als Partner für ein sehr außergewöhnliches Projekt schenkt, ist das regelmäßig Grund zur Freude. Doch mit außer­ge­wöhn­lichen Projekten ergeben sich besondere Herausforderungen. Ihnen im internationalen Umfeld gerecht zu werden, bedarf zusätzlicher Fähigkeiten aller Beteiligten.

   
Startet ein Kunde mit uns ein internationales ERP-Projekt, müssen alle betroffenen Länder-Niederlassungen involviert werden. Entweder kommen die Prozessverantwortlichen in die Zentrale oder unsere Anwendungs­berater gehen vor Ort in die einzelnen Länder. Einer unserer letzten großen Analyse-Workshops fand in Vancouver, B. C. statt, bei einem produzierenden Unternehmen für Aufzüge und Treppenlifte.Im Folgenden beleuchten wir Aspekte der Vorbereitung und der Durchführung und geben dabei konkrete Einblicke.
 

Vorbereitung des Workshops

Vor dem Auslandseinsatz steht die Auswahl der geeigneten Berater sowie die Vorbereitung der Workshops. Neben der Sprachsicherheit sollte der Anwendungsberater die Projektmethodik für Analyse-Workshops sicher beherrschen und bereits mehrere Inlandsprojekte erfolgreich durchgeführt haben. Darüber hinaus muss der Consultant Praxiserfahrung in der jeweiligen Branche mitbringen, damit der Kunde sich von Anfang an verstanden fühlt.
 

Analysemethoden wählen

Unsere Projektmethodik bietet unterschiedliche Analysemethoden, darunter die Befragung und Beobachtung. Hier ist es ratsam, zum Kunden und damit zur Kultur passende Analysewerkzeuge im Vorfeld auszuwählen. Die nachstehende Tabelle zeigt in stark vereinfachter Form die Eignung der Methoden im Kontext zu den Faktoren „Mensch” sowie „Organisatorische und fachliche Einflüsse”:
 

Quelle: Rupp, Chris: Systemanalyse kompakt, 3. Auflage, Berlin: Springer Verlag 2013.

Das Beraterteam hat für den Workshop in Vancouver, B. C. die Methoden „Feldbeobachtung” und „Fragebogen” gewählt.
 

Zeitverschiebung beachten

Das Beraterteam darf bei der Workshop-Vorbereitung die Zeitverschiebung zwischen Kanada und Deutschland keinesfalls außer Acht lassen. Sie wirkt sich direkt auf die Aufnahmefähigkeit des einzelnen Beraters aus. Es ist empfehlenswert, sich einen Tag zum Akklimatisieren zu gönnen und nicht direkt in die Workshops einzusteigen.
 
Eine bewährte Empfehlung ist es, die Workshop-Themen vorab so zu ordnen, dass die Zeit mit dem Kunden möglichst effizient genutzt wird, die Berater aber durch wechselnde Einsätze und Pausen Erholungszeiten bekommen.
 

Klare Kommunikation

Für die erfolgreiche Durchführung der Workshops ist es unerlässlich, dass sich alle Teilnehmer über die Ziele im Klaren sind. Idealerweise kann der Berater auch Erwartungen an die Durchführung und die Mitarbeit der Teilnehmer aussprechen. Ganz wichtig: Im Gegenzug sollte er die Erwartungen des Kunden genauso abholen, respektieren und verinnerlichen.
 
Bei der Kommunikation der Ziele und Erwartungen muss der Berater die kulturellen Gepflogenheiten des Kunden bedenken. Nicht jeder Kunde wird klar und direkt seine Erwartungen mitteilen  –  das ist sowohl kulturell als auch menschlich bedingt. Besonders in diesen Situationen ist die Empathie des Beraters gefragt.
 

Theorie und Praxis verbinden

Branchenspezifische Fragelisten, die im Vorfeld an den Kunden angepasst wurden, halfen unseren Beratern dabei, die Workshops strukturiert durchzuführen. Immer wieder aber musste der Bezug zur Praxis hergestellt werden. Eine Betriebsbesichtigung hilft allen Beteiligten, theoretische Prozessabläufe mit der Praxis zu verbinden. Bei der Besichtigung haben die Teilnehmer die Kernprozesse und wichtige Details beobachtet und in den anschließenden Workshops immer wieder darauf verwiesen.
 

Sicherheiten und Mehrwert

Das Ergebnis des Workshops war eine Gegenüberstellung der Standard-ERP-Funktionalitäten und der Kunden­anforderungen an die System- und Prozesslandschaft. Dabei traten viele Übereinstimmungen (Fits) und wenige Lücken (Gaps) zutage, die es in den Folgeworkshops näher zu analysieren galt.
 
Für den Kunden bedeuteten die Analyse-Workshops die Sicherheit, dass der richtige Implementierungspartner mit dem richtigen ERP-Produkt das internationale Projekt erfolgreich abwickeln kann. Zudem identifizierten die Teilnehmer bereits in dieser Projektphase Prozessverbesserungen und erzeugten damit einen Mehrwert.

Kriterien für die Auswahl eines geeigneten Beraters:

• Sicheres Beherrschen der englische Sprache
• Heraushören von Anforderungen „zwischen den Zeilen”
• Vorhandene längere Auslandsaufenthalte in den USA bzw. Kanada
• Sensibilisierung für die Herausforderungen, die sich aus den Unterschieden der Kulturen ergeben
• Kundenspezifische Branchenerfahrung
• Beherrschen der Projektmethodik für Analyse-Workshops