„Electronic Data Interchange” – Papierloser Datenaustausch zwischen Unternehmen

Electronic Data Interchange (EDI) ist mittlerweile auch außerhalb der Automobilindustrie ein großes Thema. In vielen Branchen wird es bereits als Standard angesehen – ungefähr wie die E-Mail. Dank EDI können mittelständische Unternehmen ihren gesamten Prozess für eingehende und ausgehende Unternehmensdokumente deutlich optimieren und so nachhaltig Kosten senken. EDI ist daher ein wichtiger Baustein erfolgreicher Digitalisierung.

Die Anfänge von EDI reichen bis in die 1960er Jahre zurück. Damals tauschten Unternehmen über Telefon- und Telex-Leitungen erste Datenstrukturen aus. Meist handelte es sich um Belege, wie Rechnungen oder Bestellungen, aber auch um Lieferabrufe und technische Daten. Heutzutage ist EDI weit mehr als nur ein elektronischer Belegaustausch zwischen den ERP-Systemen von Geschäftspartnern: Mit modernen EDI-Systemen können Unternehmen neben der ERP-Beleg-Kommunikation viele Nachrichten und Informationen übertragen.

Vorteile und Möglichkeiten

Die Vernetzung durch EDI-Systeme bietet zahlreiche Vorteile. Es können bspw. Lagersysteme (Hochregallager etc.), Logistiker (externe Lager) oder Trackingsysteme (Lieferantenportale, Post oder UPS) angebunden werden. Folgende weitere Beispiele zeigen, dass jedes Unternehmen EDI einsetzen kann:

Lieferscheine können eine automatische Material-Annahme anstoßen.
Bei Nichtverfügbarkeit kann eine automatische Bestellung beim Lieferanten ausgelöst werden.
Nach der Produktion oder der Kommissionierung wird der Logistiker automatisch beauftragt, die Waren abzuholen und bei sich einzulagern.

IaaS: EDI in der Praxis

Im Zeitalter von Internet und „Cloud Computing” müssen sich Unternehmen keine komplette EDI-Infrastruktur ins Haus holen: EDI kann bequem als „Infrastructure as a Service” (IaaS) gebucht werden. Das unternehmenseigene ERP-System oder weitere Systeme werden dabei über (teils standardisierte) Schnittstellen gekoppelt. Die eigentliche EDI-Lösung mit Anbindung an die Business Partner läuft komplett über einen EDI-Provider, der den reibungslosen Ablauf der Prozesse garantiert. Über ein eigenes Internetportal kann der Kunde den gesamten EDI-Datenverkehr monitoren und sieht so genau, welche Nachrichten von welchem bzw. an welchen Business Partner gesendet bzw. von ihm empfangen wurden.

Der „Return on Investment” ist bei EDI offensichtlich: Manuelle Prozesskosten (wie Belege drucken, Kuvertieren oder Daten manuell aufbereiten) reduzieren sich deutlich. Darüber hinaus entstehen Synergien aus den neuen Prozessen, z.B. in beschleunigter Rechnungseingang in das ERP-System und dadurch eine Skonti-Einsparung beim Rechnungsbetrag. Auch die Häufigkeit von menschlichen Fehlern reduziert sich deutlich, was Kosten spart und die Mitarbeiter entlastet.

Rödl & Partner bietet „EDI as a Service” aus dem eigenen zertifizierten Rechenzentrum an. Unsere Server sind hochverfügbar und Unternehmensdaten dort absolut sicher aufgehoben. Die klassische Durchführung eines EDI-Projektes beginnt mit einem Workshop in Ihrem Haus. Je nach eingesetztem ERP-System und Ihren persönlichen Anforderungen können innerhalb weniger Tage bereits erste Business Partner angebunden werden.

Bitte beachten Sie:

EDI beginnt im Kopf: Erst werden die Prozesse definiert, dann folgt die Lösung.
Schonen Sie Ihre IT-Ressourcen: EDI kann problemlos ausgelagert werden.
Achten Sie darauf, dass sich Ihre EDI-Lösung nahtlos und ohne manuelles Zutun in Ihr ERP-System integriert.