Digitale Buchhaltung – Neuer Alltag im Rechnungswesen

​von Monika Völkel und Jens Wergin
  

Jeder schwärmt von der Revolutionierung der Industrie durch die Digitali­sierung. Man spricht gerne von der Industrie 4.0 und stellt den Sprung in der Entwicklung mit der Erfindung der Dampf­maschine gleich. Auch Buchhalter befinden sich im Zugzwang: Entweder sie integrieren sich in die digitalen Prozesse oder sie werden von dem Trend überrollt. 
 

Momentan finden wir in der Buchhaltung noch eine bunte Mischung von Dokumentenarten. Die Belege sind entweder in Papierform, elektronisch (z.B. Rechnungen im PDF-Format) oder bereits digital (z.B. EDI/EDIFACT-Format) vorhanden. Der Anteil der digitalen Unterlagen hat mit der Emanzipierung der digitalen Rechnungen Mitte des Jahres 2011 durch die niedrigeren Formatan­forderungen des Umsatzsteuergesetzes zugenommen. Dennoch werden digitale Belege zur Verbuchung gerne noch in Papierform umgewandelt, statt sie gleich digital zu verarbeiten. Das wird sich durch die neu entstehenden Geschäftsmodelle drastisch ändern.  
 

Digitale Vernetzung der Industriewelt 

Das Augenmerk sollte immer auf den eigenen Kernkompetenzen liegen, alles andere kann an den jeweiligen Experten auf dem Gebiet abgegeben werden. Dadurch müssen mehr Unternehmen zusammenarbeiten, als das früher der Fall war. Hat man aus Unternehmenssicht zunächst nur den eigenen LKW-Fuhrpark durch einen externen Logistiker ersetzt, sind es nun sogar einzelne Teilprozesse in der Fertigung, die man auf andere Unternehmen auslagert. Das verschlankt das eigene Geschäftsmodell und verbessert Effizienz und Qualität. Jeder macht das, was er am besten kann – das klingt erst einmal sinnvoll.
 
Damit die Prozesse nahtlos ineinander greifen und Wert­schöpfungs­ketten nicht gestört werden, sollte mit digitalen Datenströmen gearbeitet werden: Von der Annahme der Kundenbestellung, der Bedarfsmeldung beim Zulieferer und der Produktionssteuerung bis hin zur Auslieferung sowie Rechnungslegung an den Kunden läuft nun alles elektronisch.
 

Buchhalter versus IT und „Tax Compliance” 

Auch der Buchhalter erhält seine Daten nur noch digital: Notizen, Kontierungen oder sonstige Dokumentationen erfolgen nicht mehr in Papierform, sondern ausschließlich digital – das bedeutet ein Umdenken. Man benötigt zu Beginn einen IT-Prozessspezialisten mit steuerlichen Kenntnissen, der den Prozess „Tax Compliant“ mit anderen IT-Spezialisten aufsetzt, die vollständige Verarbeitung der Daten überwacht, am Ende den Output versteht und eine steuerliche Qualitätssicherung vor­nimmt. Er muss wissen, woher die Daten kommen, welche Anforderungen an sie zu stellen sind, wie die gesetzliche Abbildung im eigenen Buchhaltungssystem erfolgen muss und was in der „Kiste“ passiert, um das gewünschte Ziel einer GoBD-konformen Buchhaltung zu erreichen.  
 

Das ist neu und bringt für den klassischen Buchhalter Heraus­forderungen mit sich. Konnte man sich Belege zuvor noch aus einem Ordner her- aussuchen, muss man sich nun auf die Qualität der Datenverarbeitung verlassen. Das fällt einem sog. „Digital Emigrant”, in dessen Arbeitsalltag sich der Computer erst nach und nach etabliert hat, sicherlich deutlich schwerer als einem sog. „Digital Native”, der mit dem Computer aufgewachsen ist. Damit der Anschluss nicht verpasst wird, muss daher beim einen oder anderen sicherlich ein Umdenken stattfinden.