Home Office: Arbeitsplatz der Zukunft – Aktuelles aus Deutschland und Italien

Resilient durch die Krise zu kommen, um danach fit – die Bundesregierung spricht von „mit Wumms“ – durchstarten zu können, ist gegenwärtig Ziel allen Handelns. Dabei hat sich in Zeiten des „Lockdowns“ gerade die Beziehung zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern als tragfähiger und zukunftsweisender herausgestellt, als von Vielen zuvor erwartet.

Umso mehr gilt es jetzt, nicht zum Althergebrachten zurückzukehren, sondern das Positive mitzunehmen und auszubauen. Einige Beispiele aus Italien und Deutschland wollen wir in der gebotenen Kürze aufgreifen.

Deutschland

Mit Beginn der Corona-Krise und den damit einhergehenden Einschränkungen im öffentlichen wie wirtschaft­lichen Leben haben sich zwei Instrumente als besonders wirkungsvoll herausgestellt: Die Kurzarbeit hatte sich bereits in der Finanzkrise bewährt und konnte auch bislang Arbeitsplatzreduzierungen zumindest in größerem Umfang vermeiden. Zugleich haben viele Branchen soweit irgendwie möglich ihre Arbeitnehmer von zu Hause aus – im „Home Office” – arbeiten lassen und damit durchaus wertvolle Erfahrungen gesammelt. 

 
Im Fazit ist festzustellen, dass Arbeitnehmer auch von zu Hause aus leistungsfähig und v.a. leistungswillig sind. Dazu trägt einerseits die zunehmende Digitalisierung des Arbeitsplatzes bei; andererseits haben sich Arbeit­nehmer in bemerkenswertem Maße flexibel gezeigt.

Resilienz ist die psychische Widerstandskraft gegenüber Krisen und Dauerstress – Letzteres gab es allein aufgrund der Einschränkungen im öffentlichen Leben und des gesundheitlichen Risikos reichlich. Hinzu kam, dass die gewohnten Strukturen des Arbeitstags und der soziale Kontakt am Arbeitsplatz ausblieben. Dem wurden sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer be­merkenswert schnell bewusst und wirkten durch intensivere Kommunikation und – soweit möglich – durch die Vermittlung von Sicherheit und Zuversicht entgegen. Viele Personalabteilungen achteten auf eine klare Trennung von Arbeits- und Freizeit bei mobilem Arbeiten bzw. Home Office. Außerdem wurden Gesundheitsprogramme für  zu Hause angeboten.

 
Kurz: Arbeitgeber und Arbeitnehmer kamen trotz örtlicher Distanz in intensiveren Austausch und legten damit den Grundstein zum erfolgreichen Arbeiten abseits des Arbeitsplatzes. Grundlegende arbeitsrechtliche Fragen, bspw. nach dem Recht des Arbeitgebers, mobiles Arbeiten einseitig anordnen zu dürfen oder dem Versicher­ungsschutz bis hin zum Datenschutz standen im ersten Moment oft hinten an. Sie wurden „nachgezogen“ oder waren der Sondersituation geschuldet ohnehin anders zu beurteilen, als das nach der Krise wieder der Fall sein wird.

 
Die bereits angesprochene Digitalisierung des Arbeitsplatzes förderte freilich auch bisher nicht oder nur wenig genutzte digitale Kommunikationswege mit Kunden und Lieferanten, etwa per Videokonferenz oder Webinar. Als Dienstreisen unmöglich waren, wurde deutlich, an welchen Stellen sie künftig wirklich unerlässlich sind und in wie vielen Fällen das gewünschte Ziel eigentlich auch digital erreichbar ist, ohne An- und Abreisestress sowie den entsprechenden Zeitverlust.

 
Auch zu nennen sind das papierlose Büro, die Flexibilisierung von Arbeitszeit usw. – die Liste ließe sich fort­setzen. Entscheidend wird jetzt sein, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer die Chance ergreifen und nicht in die Vor-Corona-Normalität zurückkehren. Wie so oft wird sich vermutlich die Mischung als optimal erweisen: Weder ausschließliches Home Office bzw. mobiles Arbeiten werden sich flächendeckend etablieren, noch das generelle Einstellen von Dienstreisen. Den Weg zum goldenen Mittelweg muss der Gesetzgeber ebnen: Mit der Idee eines „Rechts auf Home Office“ ist ein erster Schritt getan. Die Flexibilisierung des Arbeitszeitgesetzes bei gleichzeitiger Klärung der in dem Bereich offenen Fragen ist ein weiterer Ansatzpunkt. Die Umsetzung drängt nun, auch wenn der Regelungsgehalt im Detail über den Krisenmodus hinausgehen muss.

 
Zuversichtlich stimmt, dass der Gesetzgeber – nicht nur in Deutschland – unter Beweis gestellt hat, dass er schnell und flexibel handeln kann.

Italien

Auch die italienische Regierung war der Ansicht, dass mit dem Ausbruch der Pandemie das sog. „Smart-Wor­king“ (italienisch: lavoro agile) eine günstige und intelligente Lösung darstellen kann.  Unter „Smart-Working“ wird in Italien eine erweiterte Art der Telearbeit verstanden, bei der der Arbeitnehmer weder an einen festen Arbeitsplatz noch eine fixe Arbeitszeit gebunden ist – wie das für gewöhnlich im Home Office vorgesehen. Das sollte die Ansteckungsgefahr verringern und die Fortsetzung der Produktionstätigkeiten gewährleisten, indem die Arbeitsmodalität auch für die sog. „Phase 2” des Gesundheitsnotstandes bestätigt wurde.

 
Ein allgemeines „Recht auf Smart-Working“ gibt es bis dato noch nicht; jedoch wurde mit diversen Gesetzes­dekreten ein Schritt in diese Richtung gemacht. So wurde für bestimmte Arbeitnehmer bis zum Ende des Gesundheitsnotstandes (aktuell bis zum 15. Oktober 2020) ein solches gesetzliches Recht vorgesehen, sofern das mit den Eigenschaften der tatsächlichen Arbeitsleistung vereinbar ist. Dazu gehören:

• Arbeitnehmer mit Behinderungen bzw. Arbeitnehmer, die mit einer Person mit Behinderungen im Haushalt leben
• Arbeitnehmer, die aufgrund von Alter, Immundepression, Folgen onkologischer Pathologien oder lebenserhaltender Therapien am stärksten dem Risiko einer Ansteckung ausgesetzt sind
• berufstätige Eltern mit mindestens einem Kind unter 14 Jahren

Die Bestimmungen wurde aufgrund der immer noch andauernden Schließung von Schulen und Betreuungs­stätten sowie zum Schutz besonders gefährdeter Arbeitnehmerkategorien eingeführt.

 
Zusätzlich leitete die Regierung eine formale Vereinfachung in die Wege: Vor Corona war die Ausübung von „Smart-Working“ nur nach Abschluss einer Individualvereinbarung mit dem jeweiligen Arbeitnehmer möglich. Sie musste mit den entsprechenden Modalitäten an das Arbeitsministerium übersendet werden. Aufgrund der Gesundheitsnotlage benötigt der Arbeitgeber nun nicht mehr die Zustimmung des Arbeitnehmers. Die Er­leichterung hat sicherlich dazu beigetragen, dass immer mehr Unternehmen diese Arbeitsweise in Anspruch nehmen.

Da das „Smart-Working“ in Italien  zuvor noch nicht sehr verbreitet war, waren nicht alle Unternehmen darauf vorbereitet, die Modalität routiniert anzuwenden. Das hatte zur Folge, dass oft schwerwiegende Organisa­tionsprobleme aufgetreten sind und zahlreiche Arbeitnehmer die Tatsache hervorgehoben haben, dass sie sich nie „eine richtige Pause von der Arbeit nehmen konnten“. Das ist besonders in Anbetracht der gesetzlich bzw. tarifvertraglich vorgeschriebenen Höchstarbeitszeiten sowie der verpflichtend vorgesehenen Arbeitspausen zum Arbeitnehmerschutz als kritisch anzusehen. 

 
Dennoch scheinen die vielen Vorteile des Home Office – Flexibilität, Produktivität und Marktwettbewerbs­fähigkeit – Unternehmen und Institutionen überzeugt zu haben, immer mehr in diese Richtung zu investieren.

 
Tatsächlich hat erst vor wenigen Wochen eine von der Regierung eingesetzte „Task Force“ von Experten einen Plan zur Ankurbelung der Wirtschaft des Landes vorgelegt, der u.a. auf die Förderung von „Smart-Working“ abzielt. Gerade um die in dieser Notstandsphase auftretenden Probleme zu vermeiden, besteht das Ziel darin, eine neue Gesetzesdisziplin zu schaffen, die klare und anwendbare Regeln für alle Beteiligten garantiert. Besondere Aufmerksamkeit wird der Regelung der außerberuflichen Zeit (bspw. der Zeitraum zur Vornahme von familiären und häuslichen Verpflichtungen) und der Einführung transparenter Systeme zur Messung von Zielen und Produktivität gewidmet. So kann die Arbeitsleistung anhand der Ergebnisse und nicht aufgrund der aufgewendeten Arbeitszeit bewertet werden.

 
Die Festlegung und Anwendung neuer Regelungen stellt die Grundlage dar, um die Schaffung eines neuen „Smart-Working"-Modells zu garantieren. Es ist dadurch gekennzeichnet, dass Unternehmen ihre Büroflächen und -räumlichkeiten modern und kostengünstig umgestalten können und  Arbeitnehmer zunehmend selbstständiger, aber auch mit größerer Verantwortung, ihren Arbeitstätigkeiten nachgehen.