Verpflichtende digitale Zustelladresse für Geschäftsführer in Italien: erste praktische Hinweise

veröffentlicht am 3. April 2025 | Lesedauer ca. 3 Minuten

Das Haushaltsgesetz für das Jahr 2025 hat die Pflicht zur Mitteilung der digitalen Zustelladresse für Geschäftsführer von Gesellschaften an die zuständige Handelskammer eingeführt und damit diese Pflicht, die bereits für Einzelunternehmen galt, erweitert (Art. 1, Absatz 860, des Gesetzes vom 30. Dezember 2024, Nr. 207).

Obwohl die Regelung am 1. Januar 2025 in Kraft trat, waren die Handelskammern der Ansicht, dass diese nur für nach diesem Datum gegründete Unternehmen anwendbar sei. Kürzlich hat jedoch das Ministerium für Unternehmen und Made in Italy (MIMIT) mit der Mitteilung Nr. 43836 vom 12. März 2025 klargestellt, dass die Pflicht auch für vor dem 1. Januar 2025 gegründete Unternehmen gilt und eine Frist für die Mitteilung der digitalen Zustelladresse der Geschäftsführer bis zum 30. Juni 2025 vorgesehen.

Was ist die digitale Zustelladresse?

Die digitale Zustelladresse ist die zertifizierte E-Mail-Adresse (auch bekannt als PEC) eines Unternehmens oder eines Geschäftsführers, die für rechtliche und administrative Mitteilungen verwendet wird. Die PEC ist wesentlich, da sie die Zustellung von Mitteilungen gewährleistet und einen Nachweis über den Versand und Empfang dieser bietet. Die PEC ist entscheidend für die Transparenz und Effizienz der Interaktionen zwischen Unternehmen und Behörden, da sie die Zeit und Kosten bürokratischer Verfahren reduziert. Darüber hinaus erleichtert sie die Verwaltung offizieller Mitteilungen und stellt sicher, dass alle beteiligten Parteien Zugang zu einem sicheren und überprüfbaren Kommunikationskanal haben.

Da Mitteilungen, die über die PEC-Adresse gesendet und empfangen werden, rechtliche Gültigkeit haben und von der öffentlichen Verwaltung als bevorzugtes Mittel für den Versand von Mitteilungen verwendet werden, ist es unerlässlich, sie kontinuierlich zu überprüfen.

Verpflichtete Personen, erste Mitteilung und Aktualisierung der Informationen

Die Pflicht zur Mitteilung der digitalen Zustelladresse gilt für alle Geschäftsführer und Liquidatoren von Unternehmen, die in Gesellschaftsform organisiert sind. Es ist wichtig zu beachten, dass, obwohl mehrere Handelskammern den Geschäftsführern zunächst erlaubten, die PEC des Unternehmens als digitale Zustelladresse anzugeben, dies angesichts der neuen Interpretation nicht mehr möglich ist: Die PEC muss persönlich sein, und daher muss jeder Geschäftsführer über eine eigene PEC verfügen, dies auch im Falle mehrerer Geschäftsführer.

Für nach dem 1. Januar 2025 gegründete Unternehmen muss die Mitteilung der PEC-Adresse der Geschäftsführer gleichzeitig mit der Einreichung des Antrags auf Eintragung in das Handelsregister erfolgen.

Für bereits gegründete Unternehmen hat das MIMIT den 30. Juni 2025 als Frist für die Erfüllung der Pflicht bzw. die eventuelle Berichtigung der digitalen Zustelladresse vorgesehen. In jedem Fall muss die Mitteilung bei der Bestellung oder Bestätigung des Geschäftsführers sowie bei der Ernennung des Liquidators vor der genannten Frist erfolgen. In diesem Fall muss die PEC der zuständigen Handelskammer zusammen mit der Mitteilung über die Bestellung oder Bestätigung mitgeteilt werden.

Unterlassene Mitteilung und Sanktionen

Laut der bereits genannten Mitteilung des MIMIT führt das Versäumnis, die PEC-Adresse der Geschäftsführer zum Zeitpunkt der Registrierung einer neuen Ernennung oder der Bestätigung des Amts oder der Ernennung des Liquidators mitzuteilen, zur Aussetzung des Registrierungs- bzw. Ernennungs- oder Bestätigungsverfahrens, wobei eine Frist von maximal 30 Tagen eingeräumt wird, um die fehlenden Informationen zu ergänzen. Wenn das Unternehmen diese Frist nicht einhält, wird der Antrag auf Registrierung abgelehnt.

Was die Sanktionen betrifft, gibt es keine neuen spezifischen Bestimmungen. Es findet vielmehr die übliche Sanktion gemäß Artikel 2630 des Zivilgesetzbuches Anwendung, die eine Geldstrafe von 103 bis 1.032 Euro für diejenigen vorsieht, die es versäumen, Meldungen, Mitteilungen oder Eintragungen im Handelsregister innerhalb der vorgeschriebenen Fristen vorzunehmen. Wenn die Erfüllung innerhalb von 30 Tagen nach Ablauf der Frist erfolgt, wird die Strafe auf ein Drittel reduziert.

Abschließend wird darauf hingewiesen, dass die Handelskammern das MIMIT für weitere Klarstellungen zu einigen operativen Zweifeln kontaktiert hat, wie zum Beispiel zur Verbindlichkeit der vorgenannten Frist, zur Anwendbarkeit dieser Verpflichtung auf die Leiter von Zweigniederlassungen und auf Unternehmen, die von Gesellschaften verwaltet werden.