IT in der Abschlussprüfung – Digitalisierung als Trumpf für Unternehmen

In der Vergangenheit war die Abschlussprüfung stark von umfangreichen Belegprüfungen und hohem personellen und zeitlichen Aufwand geprägt – sowohl auf Seite der Unternehmer als auch der Prüfer. Durch die voranschrei­ten­de Digitalisierung aller Prozesse ergeben sich große Veränderungen, die aber auch viele Vorteile mit sich bringen.
 

Auch im Mittelstand ist die Digitalisierung angekommen. Zum einen werden vermehrt Prozesse auf die IT verlagert, zum anderen erfolgt die Kommunikation zwischen den Unternehmen zunehmend auf digitalem Weg. Das erhöht die Abhängigkeit der Unternehmen von IT-Systemen. Der Informations­techno­logie kommt daher auch im Rahmen der Abschlussprüfung eine immer größere Bedeutung zu. Angesichts von Massendaten und der Digitalisierung von Belegen muss sich der Jahresabschluss­prüfer auf digitale Prüfungsnachweise stützen. Für die Durchführung der Prüfung bedeutet das eine große Umstellung, für die geprüften Unternehmen ergeben sich daraus aber immense Vorteile.
 

Datenanalyse und „Remote Audits”

Um digitale Unterlagen für die Prüfung nutzen zu können, muss der Wirtschaftsprüfer im Rahmen der Abschlussprüfung ein tiefgehendes Verständnis von den IT-Systemen der Mandanten erhalten und sie beurteilen. Die dabei erlangten Ergebnisse führen zur Darstellung und ggf. Erhöhung der IT-Sicherheit im Unternehmen.
 

Daneben lässt sich durch die Digitalisierung der Abschlussprüfung eine größere Prüfungssicherheit bei gleichzeitiger Entlastung der Mitarbeiter realisieren. Zum einen kann das durch Datenanalyse erfolgen, die eine im Umfang geringere und gezielte Prüfung von Belegen gewährleistet. Zum anderen ermöglicht die Digitalisierung aber die Einführung von „Remote Audits”: Dabei erlaubt der Fernzugriff auf das Mandanten­system eine deutlich reduzierte Vor-Ort-Präsenz der Prüfer. Da heute die Belege häufig digital vorliegen, kann der Abschlussprüfer unmittelbar auf sie zugreifen.
 

Im Idealfall sind die Buchungen im ERP-System (kurz für: „Enterprise-Resource-Planning-System”) direkt mit den digitalen Unterlagen im elektronischen Archiv verknüpft, so dass die Prüfer die Nachweise selbst recherchieren können. Gleichzeitig ermöglichen verschlüsselte Daten­räume den sicheren Austausch großer Datenmengen. Das erleichtert den Umstieg auf eine papierlose Prüfung, in deren Rahmen die Prüfer Unterlagen nur noch in digitaler Form erhalten. Künftig werden bei der Abschlussprüfung auch Techniken aus dem Bereich „Big Data” genutzt.
 

Vorteile für Unternehmen

Neben einer Reduzierung der Belastung der Mitarbeiter im Rechnungs­wesen, die im Wesentlichen nur noch zur Klärung von Rückfragen angesprochen werden, stehen den Konzernabschlussprüfern bei einer digitalisierten und papierlosen Prüfung die Daten – auch aus den ausländischen Tochtergesellschaften – nahezu in Echtzeit zur Verfügung. Der Prüfungsfortschritt ist für die Unternehmen jederzeit über Portale einsehbar und sie können sich so stets aktuell ein eigenes Bild verschaffen.
 

Herausforderungen für Workflows und IKS

Durch die Verlagerung annähernd aller Prozesse in die IT steigt die Abhängigkeit von der Sicherheit der IT-Umgebung und der Ausgestaltung des systemtechnischen „Internen Kontrollsystems” (IKS). Die elektronischen Abläufe erfordern ein Umdenken in der Gestaltung der Workflows, so dass einerseits die Prozesse effizient ablaufen und die Mitarbeiter entlastet werden, gleichzeitig aber andererseits die Sicherheit der Abläufe nicht gefährdet wird.