Robotic Desktop Automation bei Business Process Outsourcing

​zuletzt aktualisiert am 10. Mai 2022 | Lesedauer ca. 3 Minuten

von Krzystof Stajkowski

Die robotische Prozessautomatisierung (oder RPA) ist eine Form einer Ge­schäfts­prozess­auto­matisierungs­tech­nologie, die auf metaphorischen Soft­ware-Robotern (Bots) oder auf künst­licher Intel­ligenz (KI)/digitalen Arbei­tern basiert. Sie kann „bedient” (vom Benutzer), nicht bedient oder halb bedient sein.

Robotische Desktop Automatisierung (RDA) ist eine Softwareklasse, die zur Automatisierung von Aktivitäten an einer einzelnen Arbeitsstation verwendet wird. Im Verlauf der vom Roboter ausgeführten Tätigkeiten kann sie, falls erforderlich, der Person, die eine bestimmte Arbeitsstation beaufsichtigt, die Kontrolle übertragen, sodass sie eine Entscheidung treffen kann, die Erfahrung und Intelligenz erfordert.

In unserem Fall haben wir so viele Arbeitsstationen wie Mitarbeiter und so viele Prozesse wie Mitarbeiter multipliziert mit der Anzahl unserer Mandanten. Und jeder Arbeitsplatz ist anders. RPA kann mit einem schweren und sehr teuren Mähdrescher verglichen werden, der nicht zum Rasenmähen in der Stadt taugt, da jeder Garten anders ist. Dann kommt RDA ins Spiel.

Welche Tools nutzen wir?

Wenn wir Unternehmenssoftware von Microsoft verwenden, ist das beste und effektivste Werkzeug für unsere BPO-Arbeiten in der Finanz- und Lohnbuchhaltung die Microsoft Excel-Umgebung. Für einfache Trans­formationen genügt eine Power Query. Wenn Prozesse jedoch sehr oder extrem komplex sind und eine ständige Kontrolle, Abbildung und Vergleich von Konten sowie die Ergänzung von Werten aufgrund von sich dynamisch ändernden Daten erfordern, müssen wir sog. „Makros” oder „Visual Basic for Applications” (VBA) verwenden. Makros sind nicht, wie manche vielleicht denken mögen, ein Werkzeug zum Einfärben von Zellen. Es ist die ausgewachsene Programmiersprache von Excel und anderen Office-Programmen, die die Steuerung von beliebigen Windows-Geräten (auch Maus und Tastatur) übernehmen und für Sie arbeiten kann.

Wie können wir das nutzen?

Internationale Mandanten

Im Jahr 2020 haben wir für einen internationalen Mandanten, der europaweit E-Scooter vermietet, zwei umfang­reiche Anwendungen gebaut, die vom Benutzer nur halb bedient werden. Die Aktivität des Benutzers beschränkt sich auf die Angabe der Quelldateien in den Ordnern. Die Anwendung ist in der Lage, sehr komplexe Buchhaltungsaktivitäten für mehr als 50.000 Rechnungen durchzuführen und einen einwand­freien Bilanzierungsbericht zu erstellen, der in etwa zehn Minuten hochgeladen oder versendet werden kann. Folglich hat das Buchhaltungsteam in Portugal mehr als nur Zeit gewonnen. Die gleiche Umstrukturierung fand bei diesem Mandanten auch in Paris statt, wenngleich es sich hier um weniger Buchungen handelt. Die Einsparung war entsprechend nicht so umfangreich wie in Portugal, aber dennoch nennenswert. Ein weiterer zusätzlicher Vorteil ist die verstärkte internationale Zusammenarbeit mit dem Mandanten. 
 

CovID-19

Ist VBA nützlich im Kampf gegen das Coronavirus? In Kiew in der Ukraine muss jeder Mitarbeiter wegen des Coronavirus täglich eine von der Personalabteilung erstellte Tabelle ausfüllen. Und zwar Tag für Tag bei mehreren Dutzend Personen. Dann wird auf der Grundlage der einzelnen Dateien ein kombinierter Bericht erstellt, der fehlerfrei sein und zurückgeschickt werden muss. Sonst könnte eine Person nicht in Quarantäne gehen und andere anstecken.

Bei einem unserer Mandanten in Kiev konnte die Erstellung der wöchentlichen Protokolle der Kontaktpersonen im Büro durch den Einsatz von VBA erheblich verkürzt werden: „Das ist sehr wichtig für diejenigen Mitarbeiter, die öfter als einmal pro Woche ins Büro kommen. Wir erwarten, dass 35-45 Personen die Makro-Datei bald benutzen werden. Der geschätzte Prozentsatz der Beschleunigung liegt bei etwa 90 Prozent. Die geschätzte tatsächliche Zeit­ersparnis beträgt insg. 11 Stunden pro Woche. Für unser Büro sind es also 44 Stunden im Monat. Die Buch­halter und Rechtsanwälte in der Ukraine haben oft eine Menge dringender Aufgaben, und die ein­gesparten Stunden sind für uns sehr wichtig.”

Mandanten in Automatisierungsprozesse einbinden

Es ist optimal, Automatisierungen für eigene Bedürfnisse zu schaffen, aber noch besser ist es, wenn wir den Mandanten direkt in den Prozess einbeziehen können. Die Vorteile des Ansatzes sind erheblich. Einer unserer Mandanten wurde in den Automatisierungsprozess eingebunden, und dank der Zusammenarbeit und mehrerer gemeinsamer Telefonkonferenzen (agile Sprints) war es möglich, eine Liste von Anforderungen für zwei verschiedene Anwendungen zu erstellen, die es wiederum ermöglichten, verschiedene Systeme miteinander zu verbinden. Die Zeitersparnis ist das eine Ergebnis, aber auch die Beziehungen zum Mandanten wurden durch die enge Zusammenarbeit weiter gefestigt.

Fazit

Die Roboter Desktop Automatisierung (RDA) ist gut geeignet für schnelle, genaue Ergebnisse und ist nicht annähernd so teuer wie RPA-Roboter, die eine kontinuierliche Wartung durch teure, externe Firmen erfordern.

Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Zeitersparnis,
• Stressreduktion,
• Förderung der Kommunikation,
• mehr übrige Zeit für Verbesserungsprozesse.