Verstärkung durch Digitalisierung in der Buchhaltung: Es gilt die Vorteile zu nutzen

zuletzt aktualisiert am 17. April 2020 | Lesedauer: ca. 3 Minuten

Die digitale Rechnung als PDF, XML oder in anderen EDI Formaten taucht über elektronische Kommunikationswege immer öfter in der Kreditorenbuchhaltung auf. Sie wird sogar in vielen Ländern bereits gesetzliche Pflicht bei der Kommunikation mit staatlichen Unternehmen.

Jetzt gilt es, das zu nutzen und die Vorteile der Digitalisierung in die Buchhaltung zu holen. Der gesamte Prozess der Verarbeitung von Eingangsrechnungen kann durch digitale Abläufe optimiert werden. Das schließt den elektronischen Transport ebenso ein wie die digitale Freigabe und automatisierte Verbuchung der genehmigten Rechnungen.

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Der manuelle Prozess

Die manuellen Prozesse zur Rechnungsprüfung in den verschiedenen Unternehmen sind grundsätzlich vergleichbar. Die Eingangsrechnung kommt als Papierdokument in das Unternehmen:

Die Rechnungen werden mit Freigabeinformationen verbunden. 
Die Rechnungen werden an die verantwortlichen Stellen im Unternehmen transportiert. 
Die Kreditorenbuchhaltung erhält das Dokument mit den Freigaben zurück. 
Die Freigaben werden hinsichtlich Verantwortung und Berechtigung überprüft. 
Zu den freigegebenen Eingangsrechnungen werden die notwendigen Unterlagen gefunden.
Aus den Informationen werden Kostenstelle und Kontonummer ermittelt.
Die Eingangsrechnung wird manuell verbucht.
Die Papierrechnung wird analog abgelegt.

Der digitale Prozess

Ein wichtiges Kriterium für den Erfolg der digitalen Rechnungsprüfung sind die verfügbaren Daten:

Bereits bei der Bestellung werden die zu buchenden Kostenstellen und Konten festgelegt und in der digitalen Bestellung hinterlegt. 
Die Eingangsrechnung erreicht das Unternehmen digital bzw. als Papierdokument, das gescannt wird.
Durch Schrifterkennungsprogramme, u.U. OCR, erkennt das System automatisch die Inhalte der Rechnung.
Die Eingangsrechnung wird im Dokumentenmanagementsystem gespeichert. 
Die Buchungsinformationen werden hinzugefügt. Sie kommen entweder aus der digitalen Bestellung, aus einer digitalen Berechnung oder einer manuellen Eingabe. 
Der Workflow arbeitet die folgenden Schritte selbstständig ab.
Die Informationen werden digital zum Genehmiger transportiert. (1. Empfang)
Falls notwendig sorgt der Workflow dafür, dass weitere Genehmigungen erfolgen. (4-Augen-Prinzip)
Die Freigaben werden abgewickelt. (2. Sachliche Prüfung)
Wenn erlaubt, können die Buchungsinformationen durch die Buchhalter/Mandanten verändert werden. (3. Kontierung)
Die Treasury Abteilung gibt die Zahlung frei. (4. Zahlung)

Wenn die Vorarbeiten optimal und die notwendigen Informationen an allen Stellen korrekt vorhanden sind, können die meisten Rechnungen durch eine einfache Genehmigung automatisch erledigt werden. Die Schritte sind dabei immer die gleichen:

Die Chancen

Die Kreditorenbuchhaltung wir von Aufgaben und Arbeit im wesentlichem Umfang befreit. 
Die Geschwindigkeit, mit der der Prozess abläuft, wird bedeutend erhöht. 
Die Kreditorenbuchhaltung erhält eine hundertprozentige Kontrolle über den Prozess, da dieser vollständig digital überwacht wird.

Die Technik

Voraussetzung ist immer ein leistungsfähiges Netzwerk und ein funktionierendes ERP-System. Die Integration der im DMS vorhandenen Informationen in die Buchhaltung muss implementiert werden. Die Sicherheit der Anwendung und deren Verfügbarkeit liegt im Verantwortungsbereich der IT-Abteilung. Nicht zuletzt wird ein komfortables, leistungsfähiges Dokumentenmanagementsystem benötigt.

Die Systeme müssen außerdem in einer (private) Cloud liegen, um sicherzustellen, dass sie von überall und zu jederzeit erreichbar sind. Nur so ist dezentrales, mobiles Arbeiten möglich.

Das Team

Neben den Buchhaltern sind auch Einkäufer, Projektmanager und die Geschäftsführung für die Freigabe von Rechnungen verantwortlich. Diese Mitarbeiter müssen in der Lage sein, den digitalen Prozess zu bedienen und ihre Aufgaben korrekt zu erledigen.

In der Kreditorenbuchhaltung kommt es zu einer wesentlichen Veränderung der Aufgaben. Das Augenmerk liegt auf der Lenkung und Kontrolle des Prozesses.

Bei unseren BPO-Dienstleistungen setzen wir daher unsere internen, web basierten Lösungen ein. Sie werden in die lokalen ERP Systeme integriert und lokalisiert, so dass auch der Tax Compliance des jeweiligen Landes entsprochen werden kann. Gerade international tätige Mandanten schätzen den Echtzeit-Zugriff auf alle Kreditorenrechnungen ihrer weltweiten Tochtergesellschaften.