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E-Rechnung in Deutschland – Entwurf eines BMF-Schreibens vom 13.6.2024 sowie nun finales Schreiben vom 15.10.2024: Einführung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen ab dem 1.1.2025

zuletzt aktualisiert am 16. Oktober 2024 | Lesedauer ca. 9 Minuten

Ab dem 1. Januar 2025 wird – begleitet von Übergangsvorschriften – bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen verpflichtend eine elektronische Rechnung (E‑Rechnung) zu verwenden sein.

Mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes am 22. März 2024 und der Veröffentlichung im Bundesgesetzblatt zum 27. März 2024 wurde auch der E-Rechnung für Deutschland zugestimmt. Seither wird allseits in Unternehmen daran gearbeitet, die Betroffenheit und die Readiness zur E-Rechnung festzustellen und Umsetzungsstrategien passend für den jeweiligen Rechnungseingang und Rechnungsausgang festzulegen.

Auch in unseren bisherigen zahlreichen Workshops mit Mandanten, zur Begleitung des Themas aus umsatzsteuerlicher, prozess-/Accounting-technischer sowie IT-systemseitiger Sicht sind vielzählige Fragen aus den verschiedenen Disziplinen, die bei der Umsetzung der E-Rechnung einzubeziehen sind, adressiert worden. Von verschiedenen Verbänden wurden bereits Fragenkataloge an das BMF gesendet.

Es gab bereits Vorab-Hinweise des BMF (vgl. Schreiben zirkuliert vom 2. Oktober 2023, GZ. III C 2 – S 7287-a/23/10001:007) zu ersten großen technischen Fragen, und eben den Hinweisen, dass z.B.

Rechnungen nach dem XStandard sowie nach dem ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 grundsätzlich einer E‑Rechnung gemäß UStG ab 1. Januar 2025 entsprechen sollen und
der Empfang einer solchen Rechnung im XML-Format dann potenziell ab 1. Januar 2025 möglich sein muss: „Wenn der Rechnungsaussteller sich für die Verwendung einer elektronischen Rechnung entscheiden sollte, muss der Rechnungsempfänger diese daher auch entgegennehmen.“

Entwurf eines BMF-Schreibens vom 13. Juni 2024, veröffentlicht am 14. Juni 2024

Das BMF plant aktuell – in Abstimmung mit den obersten Finanzbehörden der Länder – ein BMF-Schreiben hierzu zu veröffentlichen, welches am 14. Juni 2024 bereits im Entwurf auf der Internetseite des BMF veröffentlicht wurde.

Dies ist überaus zu begrüßen, da damit bereits allgemeine und konkretere Fragen frühzeitig aus Sicht der Finanzverwaltung beantwortet werden, die zur weiteren Orientierung und Umsetzung sehr hilfreich sind.

Der Entwurf wurde am 13. Juni 2024 den Verbänden mit der Gelegenheit zu einer Stellungnahme übersandt. Aufgrund der großen Bedeutung des Themas für die Wirtschaft wird der Entwurf bereits in diesem Stadium zu Informationszwecken allgemein veröffentlicht. Eine Stellungnahme hierzu kann ggf. über die Verbände erfolgen. Die endgültige Veröffentlichung des BMF-Schreiben ist laut BMF für den Beginn des 4. Quartals 2024 geplant.

Nachfolgend sind nach erster Durchsicht Auszüge und erwähnenswert erscheinende Highlights dargestellt, die aus unserer Sicht Antworten und neue wichtige Punkte – etwa die potenzielle Weiternutzungsmöglichkeit von EDI bei Interoperabilität – liefern:

Erste Antworten des BMF auf diverse Fragen in technischer/materiell-umsatzsteuerrechtlicher Hinsicht (vgl. zwischenzeitlich veröffentlichter Entwurf eines BMF-Schreibens vom 13. Juni 2024, GZ. III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007 nachfolgend mit Auszügen/Highlights daraus)
Allgemein – Allgemein und Übergangsfristen	Bereits Hinweis gegeben auf die Zukunft: Eng verbunden mit der Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung für inländische B2B-Umsätze ist die zu einem späteren Zeitpunkt gesetzlich einzuführende Verpflichtung zur zeitnahen und transaktionsbezogenen elektronischen Meldung von bestimmten Rechnungsangaben an die Verwaltung (Meldesystem). Die Finanzverwaltung berücksichtigt – in der von Übergangsregelungen (§ 27 Abs. 38 UStG) begleiteten Einführungsphase – den Umstand des Transformationsprozesses in angemessenem Umfang.
Allgemein – EDI	Sofern Interoperabilität: Das strukturierte elektronische Format einer E‑Rechnung kann auch zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden (§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG) und damit von den Vorgaben der Norm EN 16931 abweichen. Voraussetzung hierfür ist, dass das Format die richtige und vollständige Extraktion der nach dem UStG erforderlichen Angaben aus der E-Rechnung in ein Format ermöglicht, das der Norm EN 16931 entspricht oder mit dieser interoperabel ist. Diese Regelung ermöglicht auch die Weiternutzung bereits etablierter elektronischer Rechnungsformate (z.B. EDI-Verfahren wie EDIFACT) auch über die Übergangsfristen hinaus.
Allgemein – Hybride Formate	Enthält der Bildteil dagegen abweichende Rechnungsangaben (z.B. aufgrund manipulativer Eingriffe eine andere Leistungs-beschreibung oder einen abweichenden Umsatzsteuerbetrag), stellt er ggf. eine weitere (sonstige) Rechnung dar, für die die Voraussetzungen des § 14c UStG zu prüfen sind. Die Verwendung elektronischer Rechnungsformate ist nicht auf nationale Formate (z.B. XStandard, ZUGFeRD ab Version 2.0.1) beschränkt, sofern diese der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU entsprechen. Für die elektronische Abrechnung inländischer B2B-Umsätze kommt insofern auch eine Verwendung von weiteren europäischen Rechnungsformaten nach dem vorbezeichneten Standard in Betracht, z.B. FatturaPA (Italien) oder auch Factur-X (Frankreich).
Allgemein – Rechnungsaussteller	Zu der Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung gelten verschiedene Übergangsregelungen, nach denen der Rechnungsaussteller unter bestimmten Voraussetzungen dennoch eine sonstige Rechnung ausstellen kann. Ein Rechnungsaussteller kann sich bei Beachtung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns auf die Angabe des Leistungsempfängers verlassen, ob dieser ein inländischer Unternehmer ist oder nicht, sofern ihm keine gegenteiligen Informationen vorliegen.
Allgemein – Zustimmung bei sog. sonstigen Rechnungen	Die Zustimmung kann etwa in Form einer Rahmenvereinbarung (z.B. in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen) oder konkludent erfolgen. Diese Zustimmung bedarf keiner besonderen Form und kann auch konkludent (z.B. durch eine widerspruchslose Annahme) erfolgen. Die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung nach anderen Vorschriften (z.B. nach der E-Rechnungsverordnung – ERechV) ist unabhängig von den umsatzsteuerrechtlichen Regelungen zu beachten.
Allgemein – Rechnungsempfänger und „kein Empfang“	Hinsichtlich des Empfangs einer E-Rechnung gilt keine Übergangsregelung, er ist somit vom 1. Januar2025 an durch den Rechnungsempfänger zu gewährleisten. Ab dem 1. Januar 2025 besteht für inländische Unternehmer die Notwendigkeit, eine E‑Rechnung empfangen zu können. Hierfür reicht es aus, wenn der Rechnungsempfänger ein E-Mail-Postfach zur Verfügung stellt. Die Beteiligten können abweichend hiervon andere elektronische Übermittlungswege vereinbaren. Verweigert der Rechnungsempfänger die Annahme einer E-Rechnung bzw. ist er technisch hierzu nicht in der Lage, hat er kein Anrecht auf eine alternative Ausstellung einer sonstigen Rechnung durch den Rechnungsaussteller. In diesem Fall gelten die umsatzsteuerrechtlichen Pflichten des Rechnungsausstellers auch als erfüllt, wenn er eine E-Rechnung ausgestellt und sich nachweislich um eine ordnungsgemäße Übermittlung bemüht hat.
Allgemein – Übermittlung E-Mail Versand/Plattform	Die Übermittlung einer E-Rechnung muss in elektronischer Form erfolgen. Für die Übermittlung von E-Rechnungen kommen beispielsweise der Versand per E‑Mail, die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle oder die Möglichkeit des Downloads über ein (Kunden-)Portal in Betracht. Die Übergabe der XML-Datei auf einem externen Speichermedium (z.B. USB-Stick) erfüllt nicht die Voraussetzungen der Übermittlung in elektronischer Form. Es handelt sich daher allenfalls um eine sonstige Rechnung. Es ist unschädlich, wenn die Datei zu einer E-Rechnung mehrfach übersandt wird, solange es sich um dieselbe Rechnung handelt und die Übermittlung nur als inhaltlich identisches Mehrstück erfolgt (vgl. Abschnitt 14c.1 Abs. 4 UStAE). Es steht dem Unternehmer frei, sich zur Erstellung oder Übermittlung von E‑Rechnungen externer Dienstleister zu bedienen. In diesem Fall hat der leistende Unternehmer sicherzustellen, dass der externe Dienstleister die Einhaltung der sich aus den §§ 14, 14a UStG ergebenden formalen Voraussetzungen gewährleistet.
Allgemein – Aufbewahrung	Der strukturierte Teil einer E-Rechnung ist so aufzubewahren, dass dieser in seiner ursprünglichen Form vorliegt und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt werden. Eine maschinelle Auswertbarkeit seitens der Finanzverwaltung muss sichergestellt sein. Sofern in einem zusätzlichen übersandten Dokument Aufzeichnungen enthalten sind, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, z.B. Buchungsvermerke, sind diese ebenfalls so aufzubewahren, dass diese in ihrer ursprünglichen Form vorliegen und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt werden.
Einzelfragen
1) Vertrag als Rechnung	Verträge sind als Rechnung anzusehen, soweit sie nach § 14 Abs. 4 UStG erforderlichen Angaben enthalten. Sofern eine Pflicht zur Ausstellung einer E‑Rechnung bei einem Dauerschuldverhältnis (z.B. Mietverhältnis) besteht, ist es ausreichend, wenn für den ersten Teilleistungszeitraum eine E-Rechnung ausgestellt wird, welcher der zugrundeliegende Vertrag als Anhang beigefügt wird oder sich aus dem sonstigen Inhalt klar ergibt, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt. Für Dauerschuldverhältnisse ist spätestens bis zum Auslaufen der vom Rechnungsaussteller angewendeten Übergangsregelung eine initiale E‑Rechnung zu erteilen. Dies gilt für Dauerschuldverhältnisse, die vor dem 1.1.2025 begründet worden sind.
2) Rechnungsberichtigung	Der Rechnungsaussteller kann die ausgestellte E-Rechnung berichtigen. Die Berichtigung einer E-Rechnung muss in der für diese vorgeschriebenen Form (unter Verwendung des entsprechenden Dokumententyps) erfolgen. Eine Übermittlung der fehlenden oder unzutreffenden Angaben in einer anderen Form ist nicht ausreichend. Eine wirksame Berichtigung wirkt unter den übrigen Voraussetzungen auf den Zeitpunkt der Ausstellung der ursprünglichen E‑Rechnung zurück. In Fällen der Änderung der Bemessungsgrundlage (z.B. Entgeltminderung/ -erhöhung ist auch bei einer E-Rechnung eine Berichtigung des Steuerbetrags in der ursprünglichen Rechnung nicht erforderlich. Die Belegaustauschpflicht in den in § 17 Abs. 4 UStG bezeichneten Fällen bleibt hiervon unberührt.
3) Vorsteuerabzug	Sofern nach § 14 Abs. 2 Satz 2 i.V.m. § 27 Abs. 38 UStG eine Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung besteht, erfüllt nur eine solche dem Grunde nach die Anforderungen der §§ 14, 14a UStG. Eine sonstige Rechnung erfüllt in diesen Fällen nicht die gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsmäßige Rechnung.

Mit Datum vom 15. Oktober 2024 ist das (finale) BMF-Schreiben zur E-Rechnung (GZ. III C 2 - S 7287-a/23/10001: 007) geteilt worden. Interessant hervorzuheben im Vergleich zum Entwurf aus Juni 2024:

Zur Annahme der Unternehmereigenschaft des Leistungs-/Rechnungsempfängers kann die Verwendung der USt-IdNr. oder – soweit vergeben – der (neuen) „W-IdNr.“ ein Indiz dafür sein, dass der Empfänger als Unternehmer handelt.
Als Beispiele für zulässige nationale elektronische Rechnungsformate werden nun genannt: Rechnungen nach dem Standard XRechnung und nach dem ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL, stellen grundsätzlich eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format dar. Als zulässige ausländische Rechnungsformate sind nun noch als Beispiele die Factur-X (Frankreich) oder Peppol-BIS Billing genannt, nicht mehr der italienische Standard, da wohl nicht auf der Normenreihe EN 16931 basierend, wie zwischenzeitlich bereits festgestellt und diskutiert war.
Zu besonderen Fragen wurde neu aufgenommen: Für eine ordnungsmäßige Rechnung müssen alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein. Hinsichtlich der Leistungsbeschreibung gilt, dass die im strukturierten Teil der E-Rechnung enthaltenen Angaben eine eindeutige und leicht nachprüfbare Feststellung der Leistung ermöglichen müssen. Ergänzende Angaben können jedoch in einem in der E-Rechnung enthaltenen Anhang aufgenommen werden (z.B. eine Aufschlüsselung von Stundennachweisen in einer PDF-Datei). Ein enthaltener Link erfüllt weder die Voraussetzungen nach § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG noch nach § 31 Abs. 1 UStDV.
Für die Übermittlung von E-Rechnungen kommen beispielsweise der Versand per E-Mail, die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle, der gemeinsame Zugriff auf einen zentralen Speicherort innerhalb eines Konzernverbundes – was doch erstaunlich und klar formuliert ist in Bezug auf das bisherige Erfordernis eines Gelangens der Rechnung in den Verfügungsbereich des Rechnungsempfängers – oder die Möglichkeit des Downloads über ein Internetportal in Betracht.
Zum Vertrag als Rechnung ist ausgeführt/ergänzt: 1) „In diesen Fällen [des Vertrags als Rechnung] ist zwischen der Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung und der Möglichkeit zur Ausstellung einer sonstigen Rechnung zu unterscheiden. Besteht eine Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung, kann der zugrundeliegende Vertrag als ergänzende Angabe in einem in der E-Rechnung enthaltenen Anhang aufgenommen werden.“ 2) Die Formulierung ist angepasst nun zum anzuhängenden Vertrag nun „in welcher der zugrundeliegende Vertrag als Anhang enthalten ist“ (nicht mehr „E-Rechnung (…), welcher der zugrundeliegende Vertrag als Anhang beigefügt wird“) – was klarstellend nun formuliert ist.
Neu sind Erläuterungen zu Endrechnungen oder Restrechnung bei zuvor erteilten Voraus- und Anzahlungsrechnungen: „Derzeit sind die Anforderungen an eine Endrechnung noch nicht im strukturierten Teil einer E-Rechnung darstellbar. Es bietet sich in den fraglichen Fällen daher an, stattdessen eine Restrechnung zu stellen. Es wird aber vor dem Hintergrund der noch bestehenden technischen Einschränkungen nicht beanstandet, wenn in einer bis zum 31. Dezember 2027 als E-Rechnung ausgestellten Endrechnung ein Anhang als unstrukturierte Datei in der E-Rechnung [also dann in der diese übermittelten E-Mail z.B.] enthalten ist.“
Weitergehende Hinweise zu Rechnungsberichtigungen.