E-Rechnung

Bei Rödl & Partner gehen wir das Thema interdisziplinär an mit passgenauer, individueller Umsetzungsstrategie

Eine für das E-Invoicing gemeinte E-Rechnung ist eine in einem strukturierten Format ausgestellte Rechnung, die elektronisch übermittelt und empfangen wird. Das bedeutet, dass sie, anders als eine Papier- oder PDF-Rechnung, als rein semantisches Datenformat konzipiert ist und es so ermöglicht, Rechnungsdaten direkt und ohne Medienbruch in die verarbeitenden Systeme zu importieren. Die E-Rechnung basiert nach unserer europäischen Umsetzungsidee auf einem XML-Format.

Die Einführung der E-Rechnung – in Deutschland nun zum 1. Januar 2025 – ist ein wichtiger Schritt zur weiteren Automatisierung und Digitalisierung im Steuerbereich, hier zur Umsatzsteuer. Unternehmer sollten sich jetzt intensiv mit den Anforderungen der E-Rechnung als Digital Driver und den anzupassenden Prozessen auseinandersetzen. Dabei unterstützen und beraten wir Sie gerne mit unseren interdisziplinär und international aufgestellten Teams.

Wir verstehen das Thema „E-Rechnung“ als interdisziplinäres Thema, was für uns eine einheitliche, Disziplinen übergreifende Umsetzungsstrategie erfordert. So wie wir unseren Beratungsansatz aus den verschiedenen Teams an (umsatz-)steuerlichen, prozessberatenden und IT-beratenden Spezialisten für E-Rechnungs-Projekte zusammengestellt haben und anbieten, empfehlen wir dies auch auf Seiten unserer Mandanten.

Das Thema als reines Umsatzsteuerthema oder als reines IT-Thema zu verstehen und anzugehen, greift zu kurz. Jedenfalls im ersten Schritt einer Aufnahme der Verhältnisse für eine E-Rechnung empfehlen wir einen ganzheitlichen Ansatz, der zugleich eine individuell abgestimmte Umsetzungsstrategie für jeden Steuerpflichtigen erfordert, je nach seiner Systemlandschaft, nach vorhandener ERP-Struktur, branchen- oder größenbezogenen Besonderheiten für die Abrechnungen, unternehmensinternen Prioritäten und Verhältnissen, nach den mit den Rechnungen und Buchungen betroffenen Teams und dem bisherigen Bestand für eine elektronische Rechnungsstellung.

Eine Umsetzung empfiehlt sich daher INTERDISZIPLINÄR, ZÜGIG, VORAUSSCHAUEND und ZUKUNFTSGERICHTET mit INTERNATIONALEM Blick.

Unsere E-Rechnungs-Task-Force – ganzheitlich und international

In unserer Rödl & Partner Task Force E-Rechnung arbeiten verschiedenste Disziplinen ganzheitlich und auf internationaler Ebene Hand in Hand, je nach den Bedürfnissen unserer Mandanten: Unsere Experten aus der Unternehmens- und IT-Beratung stehen Ihnen gemeinsam mit Umsatzsteuerspezialisten, unseren Kollegen aus der Wirtschaftsprüfung und dem Business Process Outsourcing mit all ihrer Erfahrung zur Seite, etwa für:

Readiness Check zu E-Invoicing und E-Reporting im In- und Ausland
Check der materiell-umsatzsteuerlichen sowie technischen Anforderungen/Systemkompatibilität
Check von Synergien und/oder sinnigen Umsetzungsmöglichkeiten der IT-Demands
Unterstützung für die Implementierungs-Ansätze und bei der Implementierung, je nach Systemlandschaft und unter Berücksichtigung von Länderspezifika
Begleitung Compliance-Prozess und der Prozesse insgesamt
im Rechnungseingang und -ausgang mit den weiteren technischen Anforderungen
Unterstützung bei einem Software-/Softwareanbieter-Auswahlprozess
Überlegungen zu Set-up/Daten-Pool und Check Archivsystem sowie Reproduzierbarkeit
Business Process Outsourcing mit Übernahme der Generierung und
Übermittlung von E-Rechnungen

Unsere Umsetzungsstrategie – zügig, vorausschauend, passgenau, interdisziplinär, umfassend und international

Um die notwendigen technischen Voraussetzungen in Ihrem Unternehmen, für Deutschland etwa idealerweise bis Januar 2025, implementieren zu können, ist – angesichts der gesetzlichen Änderungen – zügiges Handeln erforderlich: So müssen die IT-Infrastruktur und die internen Prozesse überprüft werden, um die Verarbeitung von E-Rechnungen im XML-Format nach den vorgesehenen Vorgaben und Normen zu gewährleisten.

Die E-Rechnung ist ein „Digital Driver“: Es gilt, vorausschauend zu handeln und unternehmensinterne Prozesse digital zu gestalten.

Unsere Idee einer passgenaue Umsetzungsstrategie zum Rechnungsausgang und Rechnungseingang auf nationaler wie internationaler Ebene umfasst beispielsweise:

Länderevaluierungen zu umsatzsteuerlichen, verfahrensrechtlichen und technischen Vorgaben mittels Schulungen und Workshops zur länderspezifischen Betroffenheitsanalyse,
Readiness-Check Ihrer System- und Prozesslandschaft für die E-Rechnung,
Auswahl passender Software/Softwareanbieter und Set-up der Prozesse,
Verfahrensdokumentation und Hinweise zu Kontrollverfahren,
„Zertifizierung“ von Erfassungen im System im Hinblick auf die jeweiligen Länderanforderungen.

E-RECHNNUNG AUF EU-EBENE

Derzeit existieren in den EU-Mitgliedstaaten unterschiedliche Systeme für die elektronische Meldung und/oder Rechnungsstellung. Nach dem aktuellen Plan der EU-Kommission sollen alle EU-Mitgliedstaaten für EU-grenzüberschreitende Lieferungen und Dienstleistungen in der EU bis 2028 bzw. nach letzter Besprechung des ECOFIN Rats im Januar 2024 nunmehr ab 2030/2032 schrittweise ein Meldesystem im Sinne eines E-Invoicing und E-Reporting einführen. Es ist daher wichtig, nicht nur die nationalen umsatzsteuerlichen und IT-technischen Anforderungen im Auge zu behalten, sondern auch ein international koordiniertes Monitoring zu betreiben. Unser interdisziplinäres und international zusammengesetztes Expertenteam unterstützt Sie in allen Belangen der E-Rechnung.

Neben Italien sind viele andere Länder, wie Rumänien bereits seit dem 1. Januar 2024, Polen wohl nun ab 2025, mit nun verabschiedetem Gesetz Deutschland ab Januar 2025 bzw. 2027, Belgien ab Januar 2026, Spanien mit entsprechend vorliegenden Entwürfen aus 2023, Frankreich ab September 2026, dabei, ein solches Meldesystem einzuführen oder zu leben.

Sehen Sie bitte hier unsere Anmerkungen zu einzelnen Ländern:

"IT im Gespräch" Podcast-Folge

Premiere bei IT im Gespräch! In der neuesten Podcastfolge begrüßt Host Jens Hinkelmann erstmals gleich zwei Gäste – und das aus gutem Grund. Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung in Deutschland verpflichtend. Um dieses wichtige Thema aus verschiedenen Perspektiven zu beleuchten, haben wir Dr. Heidi Friedrich-Vache aus der Steuerberatung und Klaus Jager aus der IT-Beratung eingeladen. Mehr »