Kassenführung: EC-Karten-Umsätze im Kassenbuch

veröffentlicht am 26. Februar 2020 | Lesedauer ca. 4 Minuten

Die Erfassung von baren und unbaren (z.B. EC-Karten-Umsätze) Tagesgeschäften im Kassenbuch wurde lange Zeit kritisch diskutiert. In der Theorie gilt, dass im Kassenbuch nur bare Umsätze aufgenommen werden dürfen. In der Praxis war das im Alltag, abhängig von der eingesetzten Kasse, aber schwer umzusetzen. Man behalf sich teilweise einer Vorgehensweise, die zwar zu einer kurzfristigen Erfassung von unbaren Tagesgeschäften im Kassenbuch führt, dafür allerdings die Trennung nach Umsatzsteuersätzen und jederzeitige Kassensturzfähigkeit gewährleistete. Die Neufassung der GoBD sorgt nun für mehr Klarheit in Bezug auf die Ordnungsmäßigkeit der Vorgehensweise.

Teilweise Vorgehensweise in der Praxis

Die Bezahlung von größeren Beträgen – aber auch von Alltagsgeschäften – mit EC-Karte statt Bargeld ist auch in Deutschland an der Tagesordnung. Immer mehr Geschäfte, bei denen vor einiger Zeit lediglich Barzahlung akzeptiert wurde, müssen zumindest für größere Beträge über Kartenzahlungen nachdenken. So bieten mittlerweile selbst Marktplatzstände teilweise eine Bezahlung mit EC-Karte an.

In der Praxis tritt partiell die Vorgehensweise auf, dass die täglichen Umsätze – also auch die über EC-Karten – insg. als Einnahmen in der Kasse und im Kassenbuch erfasst werden.

In der Mehrzahl der Fälle ist das EC-Karten-Gerät bereits mit dem Kassensystem verbunden. Die unbaren Umsätze und die Barumsätze werden dadurch automatisch in der Registrierkasse erfasst. In den Fällen, in denen das EC-Terminal nicht direkt an die Kasse angeschlossen ist, werden die Zahlungen mittels des EC-Geräts manuell als Kartenzahlung verbucht und parallel der Zahlbetrag in das EC-Gerät eingetippt. In beiden Fällen ist dem Tagesabschlussbericht der Kasse (Z-Bon) abzulesen, was als Bareinnahmen und was als Einnahmen mittels EC-Karten erzielt wurde.

Im Regelfall sind dem Z-Bon folgende Informationen zu entnehmen:

Summe der Tageserlöse;
Aufteilung der Summe nach USt-Steuersätzen (19 und 7 Prozent);
Umsatzsteuer aufgeteilt nach USt-Steuersätzen (19 und 7 Prozent);
Aufteilung in Barerlöse und EC-Karten-Umsätze – aber teilweise ohne erneute Aufteilung der jeweiligen Anteile nach 19 und 7 Prozent Umsatzsteuer.

Im Kassenbuch werden darauf basierend die Gesamtumsätze des Z-Bons erfasst (d.h. Bareinnahmen und EC-Karten-Zahlungen) und die EC-Karten-Umsätze zugleich wieder als Ausgabe erfasst. Als Saldo bleiben dann die Barerlöse im Kassenbuch bestehen.

Das hat den Vorteil, dass die vollständige Erfassung aller Umsätze mit dem richtigen USt-Steuersatz sichergestellt ist. Da die Umsatzsteuer mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Lieferung ausgeführt wird, entsteht, ist es auch notwendig die Umsatzerlöse umgehend zu erfassen, damit die Umsatzsteuer im korrekten Voranmeldungszeitraum abgeführt wird.

Weiterhin ist zu jedem Zeitpunkt die Kassensturzfähigkeit gegeben. Sofort nach Erfassung der Gesamtumsätze im Kassenbuch werden die EC-Karten-Umsätze wieder ausgetragen. Somit weist das Kassenbuch unmittelbar nach der Eintragung den korrekten Tagesendbestand aus.

In der Buchhaltung wird dieses Vorgehen analog durch die Buchung der Gesamtumsätze (Barumsätze und EC-Karten-Umsätze) als Umsatzerlöse der Kasse und dem anschließenden Umbuchen der EC-Karten-Umsätze aus der Kasse auf das Geldtransitkonto nachverfolgt. Bei Eingang des Geldes auf dem Bankkonto ist dann der Geldtransit auszubuchen.

Frühere Auffassung der Finanzverwaltung

In den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) vom 14. November 2014 lautete es in Rz. 55:

„I.d.R. verstößt die nicht getrennte Verbuchung von baren und unbaren Geschäftsvorfällen oder von nicht steuerbaren, steuerfreien und steuerpflichtigen Umsätzen ohne genügende Kennzeichnung gegen die Grundsätze Wahrheit und Klarheit einer kaufmännischen Buchführung. Die nicht getrennte Aufzeichnung von nicht steuerbaren, steuerfreien und steuerpflichtigen Umsätzen ohne genügende Kennzeichnung verstößt i.d.R. gegen steuerrechtliche Anforderungen (z. B. § 22 UStG).”

Dazu hat sich das BMF am 16. August 2017 gegenüber dem DStV e.V. geäußert und die Meinung vertreten, dass i.d.R. bare und unbare Geschäftsvorfälle getrennt zu verbuchen sind. Im Kassenbuch seien nur Bareinnahmen und Barausgaben zu erfassen. Die Erfassung unbarer Geschäftsvorfälle im Kassenbuch stelle einen formellen Mangel dar. Die steuerrechtliche Würdigung des Sachverhalts hänge von den Umständen des Einzelfalles ab. Welche Ausnahmen von „der Regel” zugelassen werden und welche Umstände des Einzelfalls zu Hinzuschätzungen bzw. zu Verwerfung der Buchhaltung führen, wurde offengelassen.

Aufgrund der zahlreichen Hinweise aus der Praxis äußerte sich das BMF mit Schreiben vom 29. Juni 2018 erneut zu der Thematik:

„…Die Erfassung von EC-Karten-Umsätzen im Kassenbuch stellt, …, sowohl in der Vergangenheit als auch in der Zukunft einen formellen Mangel dar, da im Kassenbuch lediglich Barbewegungen zu erfassen sind. Sinn und Zweck eines Kassenbuches ist die Dokumentation des jeweils aktuellen Barbestands der Kasse.

Das Kassenbuch soll einen Überblick über den Bargeldbestand des Steuerpflichtigen ermöglichen. Hierfür soll es so beschaffen sein, dass der Sollbestand jederzeit mit dem Istbestand verglichen werden kann, um so eine jederzeitige Kassensturzfähigkeit herzustellen.

Wie bereits in dem o. a. Schreiben vom 16. August 2017 ausgeführt, ist die steuerrechtliche Würdigung des Sachverhaltes in der Folge vom Einzelfall abhängig. Werden die ursprünglich im Kassenbuch erfassten EC-Karten-Umsätze z.B. wie von Ihnen vorgetragen in einem weiteren Schritt gesondert kenntlich gemacht oder sogar wieder aus dem Kassenbuch auf ein gesondertes Konto aus- bzw. umgetragen, so ist - obwohl die zunächst fälschlich in das Kassenbuch aufgenommenen EC-Karten-Umsätze weiterhin einen formellen Mangel darstellen - weiterhin die Kassensturzfähigkeit der Kasse gegeben.

Die (zumindest zeitweise) Erfassung von EC-Karten-Umsätzen im Kassenbuch ist ein formeller Mangel, der bei der Gewichtung weiterer formeller Mängel im Hinblick auf eine eventuelle Verwerfung der Buchführung nach § 158 AO regelmäßig außer Betracht bleibt. Voraussetzung ist, dass der Zahlungsweg ausreichend dokumentiert wird und die Nachprüfbarkeit des tatsächlichen Kassenbestandes jederzeit besteht.”

Auch wenn sich die Meinung der Finanzverwaltung zur gängigen Praxis im Vorfeld hat erahnen lassen, so herrschte zu dem Zeitpunkt doch noch vermehrt Unsicherheit, ob der formelle Mangel nicht doch Auswirkungen auf die gesamte Ordnungsmäßigkeit der Buchführung haben könnte.

Klarstellung in den GoBD

Das aktualisierte BMF-Schreiben vom 28. November 2019 zu den GoBD enthält nun die Klarstellung, dass die in der Praxis übliche Vorgehensweise im Regelfall nicht zu beanstanden ist:

Tz. 55:
I.d.R. verstößt die nicht getrennte Verbuchung von baren und unbaren Geschäftsvorfällen oder nicht steuerbaren, steuerfreien und steuerpflichtigen Umsätzen ohne genügende Kennzeichnung gegen die Grundsätze der Wahrheit und Klarheit einer kaufmännischen Buchführung. Die nicht getrennte Aufzeichnung von nicht steuerbaren, steuerfreien und steuerpflichtigen Umsätzen ohne genügende Kennzeichnung verstößt i.d.R. gegen steuerrechtliche Anforderungen (z.B. § 22 UStG). Eine kurzzeitige gemeinsame Erfassung von baren und unbaren Tagesgeschäften im Kassenbuch ist regelmäßig nicht zu beanstanden, wenn die ursprünglich im Kassenbuch erfassten unbaren Tagesumsätze (z.B. EC-Kartenumsätze) gesondert kenntlich gemacht sind und nachvollziehbar unmittelbar nachfolgend wieder aus dem Kassenbuch auf ein gesondertes Konto aus- bzw. umgetragen werden, soweit die Kassensturzfähigkeit der Kasse weiterhin gegeben ist.

Fazit

Die Klarstellung, dass eine kurzzeitige gemeinsame Erfassung von baren und unbaren Tagesgeschäften im Kassenbuch regelmäßig nicht zu beanstanden ist, wenn sie kenntlich gemacht sind, unmittelbar umgetragen werden und die Kassensturzfähigkeit jederzeit gegeben ist, ist zu begrüßen. Insbesondere kleine und mittlere Unternehmen mit hohen Barumsätzen profitieren von dieser praxisnahen Auffassung.

Es ist allerdings zu beachten, dass sich die Regelungen zur Kassenführung immer weiter verschärfen und mit leistungsfähigeren Kassensystemen auch die Anforderungen an die Buchführung immer höher werden.