Dokumentation: Aufbewahrung und Scannen von Papierbelegen

zuletzt aktualisiert am 26. Februar 2020 | Lesedauer ca. 3 Minuten

Trotz der voranschreitenden Digitalisierung werden viele Belege noch in Papierform versandt oder für den Geschäftspartner ausgedruckt und direkt mitgegeben. Läuft die eigene Buchhaltung bereits fast ausschließlich digital ab, so müssen die Belege in das elektronische Buchhaltungssystem eingespielt werden. Viele Belege werden aber auch bereits elektronisch empfangen. Dabei müssen die gesetzlichen Regelungen und selbst­verständlich die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) beachtet werden.

Da die GoBD die Auffassung der Finanzverwaltung widerspiegeln, werden zunächst die Normen der Abgaben­ordnung (AO) als Mindestanforderung zugrunde gelegt (vgl. § 147 Abs. 1 AO). Müssen Bücher für steuerliche Zwecke geführt werden, sind sie in vollem Umfang aufzubewahren und auf Verlangen vorzulegen. Es ist aller­dings durchaus der Umstand bekannt, dass es auch außersteuerliche Normen zur Aufbewahrung gibt.
 
Die Aufbewahrungspflicht gilt nicht nur für Buchführungspflichtige, sondern erstreckt sich auch auf Steuer­pflichtige, die „nur” zu einer Einnahmen-Überschussrechnung verpflichtet sind.
 
Nach welchen Ordnungskriterien die Aufbewahrung erfolgt, ist irrelevant. Sie kann auch – soweit sich aus anderen Rechtsnormen nichts anderes ergibt – auf einem Bildträger oder anderen Datenträgern erfolgen. Dabei muss sichergestellt sein, dass die Wiedergabe oder die Daten mit den empfangenen Handels- oder Geschäfts­briefen bzw. Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.
 
Wichtig ist, dass die Belege in ihrer ursprünglichen Form aufzubewahren sind. Ist ein Beleg elektronisch entstanden (z.B. Fakturierungssystem) muss der zugrundeliegende Datensatz aufbewahrt werden. PDF-Rechnungen sind als solche zu archivieren. Die Aufbewahrung eines Ausdrucks in Papierform genügt den Anforderungen des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) nicht. Ebenso dürfen durch die gewählte Form der Archivierung Strukturmerkmale des Ursprungsbelegs nicht verloren gehen. Eine Umwandlung in ein anderes Format ist nur dann zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden.
 
So gehen z.B. bei der Umwandlung von sog. PDF/A-3-Dateien in TIFF-Dateien die in der ursprünglichen Datei beinhalteten XML-Informationen verloren und der Beleg verliert seine maschinelle Auswertbarkeit. Gleiches gilt, wenn eine E-Mail als PDF-Datei archiviert wird und der Absender dadurch nicht mehr maschinell auswertbar ist.
 
Bei Umwandlung in ein sog. Inhouse-Format müssen beide Versionen aufbewahrt werden und die konvertierte Version ist als solche zu kennzeichnen.

Die Aufbewahrung beider Versionen ist unter folgenden Voraussetzungen nicht erforderlich:

• Es wird keine bildliche oder inhaltliche Veränderung vorgenommen;
• Bei der Konvertierung gehen keine sonstigen aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren;
• Die ordnungsgemäße und verlustfreie Konvertierung wird dokumentiert (Verfahrensdokumentation);
• Die maschinelle Auswertbarkeit und der Datenzugriff durch die Finanzbehörde werden nicht eingeschränkt.
  

 
Kommen Kryptografietechniken zum Einsatz, sind die eingesetzten Schlüssel aufzubewahren.
 

Apropos E-Mail

E-Mails sind als solche nur dann aufzubewahren, wenn sie selbst die Funktion eines Belegs erfüllen. Dienen sie als reines Transportmittel für eine angehängte elektronische Rechnung, muss die E-Mail selbst nicht aufbewahrt werden.
 
Das Anbringen von Buchungsvermerken, Indexierungen, Barcodes oder ähnlichem darf keinen Einfluss auf die Lesbarmachung des Originalzustands haben. Elektronische Bearbeitungsschritte sind entsprechend zu protokollieren und ebenfalls mit dem Beleg zusammen zu archivieren.
 

Die gute Nachricht

Werden Papierbelege eingescannt, dürfen sie künftig vernichtet werden, wenn die geforderte Organisations­anweisung des Scanvorgangs an sich existiert und außersteuerliche oder steuerliche Vorschriften dem nicht im Wege stehen.
 
Zu beachten ist auch, dass eine vollständige Farbwiedergabe nur erforderlich ist, wenn der Farbe eine Beweisfunktion zukommt (z.B. Minusbeträge in roter Schrift).
 
Weiterhin darf ein einmal gescannter Beleg nur noch elektronisch weiter bearbeitet werden. Das ist für die Entscheidung zum sog. frühen Scannen (bereits bei Belegeingang) oder späten Scannen (zum Zwecke der Archivierung) entscheidend.

Fazit

Die elektronische Erfassung und Aufbewahrung von Unterlagen ist in der Praxis längst angekommen und auch die Finanzverwaltung hat die Vorteile der elektronischen Auswertung solcher Daten erkannt. Eine Heraus­forderung stellt die Einhaltung der GoBD für die Dauer der Aufbewahrungsfrist dar. Aber auch dazu werden die Anforderungen immer weiter konkretisiert.