Neufassung der GoBD 2014: Ein kurzer Blick zurück

zuletzt aktualisiert am 26. Februar 2020 | Lesedauer ca. 1 Minute

Mit Datum vom 14. November 2014 äußerte sich das Bundes­ministerium der Finanzen (BMF) nach 18 Monaten Diskussion mit dem Schreiben IV A 4 – S 0316/13/10003 end­gültig zu den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Daten­zugriff (GoBD). Das Schreiben setzte die Grundlage der GoBD.

Die Neufassung sollte bereits für Veranlagungszeiträume gelten, die nach dem 31. Dezember 2014 beginnen und ersetzte die Schreiben zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) vom 7. November 1995 und zu den Grundsätzen zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) – zuletzt geändert am 14. September 2012.

Vieles in dem Schreiben war sicherlich nicht neu und aufgrund des technischen Fortschritts im Bereich des betrieblichen Rechnungswesens längst überfällig. Die bis zu dem Schreiben geltende Rechtsprechung datierte teilweise aus den 1960-er Jahren und war definitiv nicht mehr zeitgemäß.

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchhaltung enthielten bereits damals sowohl formelle als auch materielle Anforderungen, wobei sich die formellen Aspekte aus den Rechtsvorschriften (AO und HGB) ableiteten. Materiell ordnungsmäßig waren Bücher und Aufzeichnungen nach dieser Fassung, wenn die Geschäftsvorfälle nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet, in ihrer Auswirkung erfasst und anschließend gebucht bzw. verarbeitet wurden.

Grundsätzliches

An die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und sonst erforderlicher Aufzeichnungen wurden damit die gleichen Anforderungen gestellt, wie wenn sie manuell erstellt worden wären.
 

Was war zu tun?

Grundsätzlich war nach der Veröffentlichung der GoBD insbesondere die Erstellung der geforderten Ver­fahrens­dokumentation anzuraten. Das gilt auch heute noch.

Eine Verfahrensdokumentation bringt Sicher­heit für die betrieblichen Abläufe, hilft Effizienzpotenziale zu heben oder Schwachstellen zu erkennen und schafft Sicherheit im Hinblick auf eine anstehende Betriebsprüfung.
 
V.a. folgende betrieblichen Prozesse sollten hierbei kritisch hinterfragt werden:

• Erfolgt die Erfassung von Buchungsvorfällen zeitgerecht?
• Wird der Buchungsstoff zeitnah vor Veränderungen geschützt (Stichwort: Festschreibung/Periodenabschluss)?
• Genügt die gewählte Form der Archivierung den Anforderungen?
  

Fazit

Mit dem BMF-Schreiben aus dem Jahr 2014 wurde die Grundlage zu den GoBD gelegt. Aufgrund der umfassen­den Regelungen gibt es auch heute noch Bereiche, die nicht in jedem Unternehmen umfassend umgesetzt wurden. Auf jeden Fall ist eine kontinuierliche Überprüfung nicht nur aufgrund von Aktualisierungen der GoBD anzuraten.