SAP in der Wirtschaftsprüfung: Darauf müssen Auditoren achten

veröffentlicht am 18. Juli 2018, von Armin Wilting

SAP setzt sich auch im Mittelstand immer stärker durch. Vor dem Hintergrund muss sich auch der Abschlussprüfer mit dem Thema beschäftigen und sich fragen: Wie prüfe ich SAP und wie kann ich eine Abschlussprüfung gestalten, wenn mein Mandant diese Lösung einsetzt? Der Vorteil: Die Business Software-Lösung des Walldorfer Konzerns gehört zu den ERP-Systemen, die gut doku­mentiert sind. So finden Sie Erläuterungen zu den Standardtabellen auf der Internetseite dv-treff.de.

In der Abschlussprüfung wird der Wirtschaftsprüfer immer öfter damit konfrontiert, dass die Mandanten SAP als ERP-System einsetzen. Deshalb benötigt der Auditor Know-how, um die Software zu verstehen und für seine Zwecke zu nutzen.

SAP als Prüfungsgegenstand

Bei der Abschlussprüfung muss der Prüfer den Jahresabschluss in Hinblick auf die Buchführung prüfen und ein Urteil über ihre Ordnungsmäßigkeit abgeben. Er muss fähig sein, die Einrichtung des SAP-Systems zu prüfen. Hierzu gehört die richtige Einrichtung der Protokollierung, aber auch der Berechtigungen, da Dialog-Benutzer mit zu weitgehenden Legitimationen (z.B. der Rolle SAP_ALL) das SAP-System korrumpieren könnten. Weiterhin inbegriffen sind die richtigen Einstellungen bei der Bewertung und dem Bilanzausweis von Anlagegütern, Vorräten und Forderungen. Ein wesentlicher Vorteil von SAP ist, dass die deutsch­sprachige SAP-Anwendergruppe (DSAG.de) Leitfäden bzw. Prüfleidfäden für SAP ERP 6.0 bietet, die für die Prüfung entsprechend genutzt werden können. Wir haben in Bezug darauf ein Schulungsprogramm für IT-Prüfer aufgebaut und anhand der Leitfäden Checklisten entwickelt, die eine umfangreiche Prüfung der Einrichtung der SAP-Systeme ermöglicht.

SAP bei Migrationen

Durch die steigende Verbreitung der deutschen ERP-Lösung im Mittelstand kommt es immer mehr zu Migrationen von anderen Rechnungslegungssystemen nach SAP. Das führt dazu, dass entweder das SAP an die bestehenden Prozesse angepasst werden muss oder die Prozesse in den Unternehmen an die Abbildung in SAP angepasst werden müssen. Wir haben bei begleitenden Prüfungen von Projekten die Erfahrung gemacht, dass die Anpassung an die bestehenden Prozesse schnell im Chaos endet. Daher können wir nur empfehlen, dass Unternehmen ihre Prozesse aufnehmen und dann abgleichen, ob und in welchem Umfang sie an die Möglich­keiten von SAP angepasst werden können. Neben den Prozessen ist es i.d.R. aber auch gegeben, dass die ERP-Lösung für ein problemloses Funktionieren aufgrund der weit­gehenden Integration und der möglichen Automation mehr Informationen benötigt als die zuvor eingesetzten Anwendungen. Das erfordert bei der Migration eine Erhebung der fehlenden Daten, die dann „aufgefüllt” werden müssen. Insbesondere die Migration des Anlage- und des Vorratsvermögens kann aufwendig werden.

SAP als Werkzeug für die Prüfung

Auch angesichts des Einflusses der DSAG auf SAP wurden viele Reports für die Abstimmung, aber auch die Prüfung implementiert. Das erleichtert die Prüfung wesentlich. Allerdings muss der Abschlussprüfer diese Möglichkeiten auch kennen. Deshalb ermöglicht ihm unser Schulungsprogramm die sinnvolle Nutzung von SAP für die Prüfung.

SAP und Datenanalysen

Prozesse werden in der ERP-Lösung strukturiert und einheitlich abgebildet; es sind etliche Kontrollen und Funktionstrennungen möglich und die Prozesse können aus den Daten ausgelesen werden. Wir untersuch­ten, wie das für die Prüfer einfacher zu nutzen ist. Das Problem: Die Daten werden in etlichen Tabellen gespeichert und man muss für die Prüfung bzw. die Analyse die Verknüpfungen zwischen den Tabellen kennen. So ist es möglich, z.B. bei der Jahresabschlussprüfung den sog. ThreeWayMatch durchzuführen (Abgleich von Bestellung, Warenzugang und Eingangsrechnung im Einkaufsprozess bzw. von Auftrag, Warenausgang und Aus­gangs­rechnung). Wenn das in jeder Abschlussprüfung manuell erfolgt, ist das ineffizient – auch vor dem Hintergrund, dass z.B. der Export der Tabellen für das Buchungsjournal (BKPF und BSEG) häufig zu Performanceproblemen führt, da die Tabellen sehr umfangreich sind.

Deshalb haben wir Analytics4Audit entwickelt: Eine Plattform, mit der Daten aus den SAP-Systemen unserer Mandanten exportiert, automatisch für die Analysen zusammengeführt und ausgewertet werden. Die Ergebnisse erhält der Abschlussprüfer über das Intranet und kann daraufhin seine Prüfung gezielter durchführen. Die Analysen decken die Prozessprüfungen, aber auch die Prüfung der Bilanz- und GuV-Posten ab. Sie erleichtern das Verständnis der Prozesse der Mandanten und führen so zu einer gezielteren und effizienteren Prüfung.

Fazit

Der Abschlussprüfer trifft immer öfter auf Mandanten, die SAP weitgehend einsetzen. Daher muss er sich mit der Software beschäftigen und fähig sein, sie sowohl zu prüfen als auch für die Prüfung zu nutzen. Angesichts der Standardisierung in der deutschen Business Software-Lösung, ist es dem Auditor auch möglich, SAP für sich zu nutzen, standardisierte Datenanalysen zu entwickeln und damit effizienter zu arbeiten.