Rechnungslegung im digitalen Wandel – Welche Themen Aufsichtsräte im Blick haben sollten

Von Christian Landgraf und Fabian Raum, Rödl & Partner Nürnberg
 
Der digitale Wandel erfasst auch die Rechnungslegung und Berichterstattung – moderne Informations- und Kommunikationstechnologien werden daher immer wichtiger. Neben Großunternehmen unterliegt zunehmend auch der Mittelstand diesem Trend. Aufsichtsräte und Beiräte sollten die sich hieraus ergebenden Anforderungen im Blick haben, um ihrer Kontrollfunktion gerecht zu werden.

 

Zusätzliche Anforderungen ergeben sich u.a. aus der Internationalisierung der Rechnungslegung. Grundsätzlich sind nur kapitalmarktorientierte Unternehmen dazu verpflichtet, einen Konzernabschluss nach den internationalen Rechnungslegungsstandards (IFRS) aufzustellen. Darüber hinaus können jedoch auch Unternehmen von einer freiwilligen IFRS-Anwendung profitieren, die mittelfristig den Kapitalmarkt in Anspruch nehmen wollen und deren Geschäftstätigkeit international ausgerichtet ist.

 

Im Rahmen einer IFRS-Einführung ist sicherzustellen, dass die neuen Anforderungen an die Rechnungslegung ordnungsgemäß in die IT-Umgebung integriert werden. Dabei sind u.a. folgende Aspekte zu beachten:

 
Bestehende EDV-Systeme können diese Anforderungen oftmals nicht vollständig erfüllen. Gerade in einem kapitalmarktorientierten Umfeld sollte aufgrund erhöhter Haftungsrisiken Wert auf maximale Qualität der Rechnungslegung und Finanzberichterstattung gelegt werden. Sie unterliegt einer regelmäßigen Prüfung durch die Deutsche Prüfstelle für Rechnungslegung (DPR).
 

Mit Highspeed zum Jahresabschluss

Das Thema „Fast Close” beschäftigt längst nicht mehr nur börsennotierte Unternehmen. Im Kern bedeutet „Fast Close” eine deutlich schnellere Erstellung und Veröffentlichung von Jahres- und Konzernabschlüssen. In der Praxis werden daher häufig bereits wenige Werktage nach Bilanzstichtag die Bücher geschlossen, um die Jahresabschlussinformationen rasch weiterverarbeiten zu können. Hintergrund ist, dass insbesondere die Kapitalgeber zunehmend eine zeitnahe Versorgung mit Finanzinformationen einfordern. Für Aufsichtsräte bedeutet ein „Fast Close” jedoch häufig, dass ihnen weniger Zeit für die Prüfung der Abschlüsse zur Verfügung steht. Daher ist es umso wichtiger, dass bei der Abschlusserstellung dennoch eine hohe Qualität gewährleistet bleibt.
 
Damit ein angestrebter „Fast Close” nicht zum Debakel wird, müssen vorab die internen Prozesse und Schnittstellen gründlich analysiert und optimiert werden. Effiziente IT-Systeme ermöglichen es, die Abschlussprozesse zu automatisieren, zu standardisieren und zu zentralisieren. Das reduziert den zeitlichen Aufwand und spart Kosten. Darüber hinaus verringern IT-gestützte Routinetätigkeiten die Fehleranfälligkeit.
 

Berichterstattung aus CEO-Perspektive

„Integrated Reporting” bezeichnet eine integrierte und prägnante Berichterstattung über alle relevanten Aspekte der Wertschöpfung eines Unternehmens. Dabei sollen in einem einzigen Bericht finanzielle und nicht-finanzielle Informationen kombiniert werden.
 
Sowohl auf nationaler als auch auf internationaler Ebene werden vermehrt Elemente des „Integrated Reporting” eingeführt – bspw. durch zusätzliche Angabepflichten zur „Corporate Social Responsibility” im Lagebericht. Das hat zur Folge, dass neue Berichtsprozesse eingeführt und in die bestehende IT-Struktur integriert werden müssen. Die Überwachung der Einrichtung der internen Kontrollen für diese neuen Prozesse obliegt dem Aufsichtsrat.
 

Fazit

Der digitale Wandel schlägt sich in der Rechnungslegung und Berichterstattung v.a. in einer weiteren Zunahme IT-gestützter Prozesse nieder. Es gilt, die Einführung der neuen IT-Strukturen sorgfältig zu überwachen, da eine fehlerhafte Umsetzung erhebliche Folgekosten und zusätzliche Risiken verursachen kann.