Aufsichtsrat und Abschlussprüfer – Bedeutung einer wechselseitigen Kommunikation

Von Dr. Bernd Keller und Dr. Andreas Schmid, Rödl & Partner Nürnberg

Die Kommunikation zwischen Abschlussprüfer und Aufsichtsrat bzw. Beirat beschränkt sich längst nicht mehr nur auf die Teilnahme des Prüfers an der Bilanzsitzung. Vielmehr sollte sich der Informationsaustausch auf alle Phasen der Abschlussprüfung erstrecken. Durch die EU-Abschlussprüferreform kommt diesem Zusammenwirken eine nochmals gesteigerte Bedeutung zu.

Die Pflicht zur Kommunikation zwischen Abschlussprüfer und Aufsichtsrat ist im Aktiengesetz verankert (§ 171 Abs. 1 AktG). Danach hat der Abschlussprüfer an den Verhandlungen des Aufsichtsrats oder Prüfungsausschusses über den Jahres- bzw. Konzernabschluss teilzunehmen und über wesentliche Ergebnisse der Prüfung zu berichten. Inhaltlich umfasst die Berichtspflicht insbesondere festgestellte Schwächen des internen Kontroll- und Risikomanagementsystems, die sich auf den Rechnungslegungsprozess beziehen.

Jedoch sollte sich die Zusammenarbeit nicht auf die dargestellte, enge Auslegung beschränken. Vielmehr soll der Abschlussprüfer einerseits den Aufsichtsrat bzw. Beirat in seiner Tätigkeit unterstützen, andererseits relevante Informationen beim Aufsichtsorgan abfragen und für die Abschlussprüfung verwerten. Entsprechend sehen die deutschen und die internationalen Prüfungsstandards weiterführende Kommunikationspflichten vor.

Inhalte und Ziele der Kommunikation

Ziel ist eine wechselseitige Kommunikation – über die Berichterstattung in der Bilanzsitzung hinaus – bereits vor und während der Prüfungsdurchführung. Dazu muss der Prüfer u.a.:

das Gremium über seine Pflichten sowie den geplanten Umfang und die zeitliche Einteilung der Prüfung informieren;
prüfungsrelevante Informationen auch vom Aufsichtsorgan einholen und hierzu ggf. schriftliche Erklärungen von ihm einfordern;
bedeutsame, aus der Prüfung resultierende Sachverhalte, die mit dem Management besprochen wurden oder sonstige Sachverhalte, die für die Überwachung des Rechnungslegungsprozesses relevant sind, dem Aufsichtsorgan zeitgerecht mitteilen;
auf nicht bereinigte Unrichtigkeiten und Verstöße in der Rechnungslegung aufmerksam machen und auf etwaige Konsequenzen für den Bestätigungsvermerk hinweisen;
mit dem Aufsichtsorgan über bedeutsame Sachverhalte in Zusammenhang mit nahestehenden Personen sowie Ereignisse oder Umstände, die zu erheblichen Zweifeln an der Fähigkeit zur Fortführung der Unternehmenstätigkeit führen können, kommunizieren.

Im Gegenzug hat der Aufsichtsrat die Möglichkeit, Prüfungsschwerpunkte an den Abschlussprüfer zu adressieren. Das stärkt die Zusammenarbeit und unterstützt den Aufsichtsrat bzw. Prüfungsausschuss bei der Erfüllung seiner Überwachungspflichten.

Effekte der EU-Abschlussprüferreform

Auch die EU-Abschlussprüferreform unterstreicht die Bedeutung einer intensivierten Zusammenarbeit zwischen Aufsichtsrat und Abschlussprüfer. So sind bei Unternehmen von öffentlichem Interesse künftig im Prüfungsbericht Art, Häufigkeit und Umfang der Kommunikation mit dem Aufsichtsrat zu beschreiben.

Darüber hinaus ist der Bestätigungsvermerk u.a. um die Angabe von Schwerpunkten und besonders wichtigen Aspekten der Prüfung (sog. „Key Audit Matters”) zu erweitern. Die Auswahl dieser „Key Audit Matters” soll sich dabei an den Themen orientieren, die der Prüfer mit dem Aufsichtsrat bzw. Prüfungsausschuss erörtert hat.

Bitte beachten Sie:

Aufsichtsräte sollten die Kommunikation mit dem Abschlussprüfer dazu einsetzen, die Effizienz ihrer Überwachungstätigkeit zu steigern.
Sie sollten hierzu auch die Möglichkeit nutzen, Prüfungsschwerpunkte zu adressieren.
Aufgrund der EU-Abschlussprüferreform muss zudem die mögliche Außenwirkung der Kommunikation im Blick behalten werden.