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Elektronische Rechnungsstellung in Italien: Eine Bewertung einige Jahre nach der Einführung

veröffentlicht am 8. Mai 2024 | Lesedauer ca. 4 Minuten

Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung in Italien ab 2015 für B2G und 2019 für B2B und B2C war ein bedeutender Schritt in Richtung Effizienz und Steuertransparenz. Diese Maßnahme stellte eine wirksame Antwort auf Steuerhinterziehung dar und ermöglichte eine optimierte Geschäftsabwicklung. Trotz ihrer Vorteile gibt es jedoch Raum für Verbesserungen, insbesondere hinsichtlich der Korrekturmöglichkeiten und der Fristenregelungen. Diese Entwicklung in Italien spiegelt einen globalen Trend wider, in dem viele Länder auf elektronische Rechnungsstellung setzen, um ihre Wirtschaftsprozesse zu modernisieren.

Seit dem 31. März 2015 gilt bei B2G (Business to Government) und seit dem 1. Januar 2019 bei B2B (Business to Business) und B2C (Business to Consumers) für die Rechnungsstellung im Rahmen von Verkaufsgeschäften, die von Unternehmen mit Sitz oder Ansässigkeit in Italien durchgeführt werden, die Pflicht des sog. E-Invoicing, also der Rechnungsstellung mittels einer in elektronischer Form ausgestellten und über eine zertifizierte Plattform, die von der italienischen Steuerbehörde (Agenzia delle Entrate) betrieben wird, übersandten Rechnung.

E-Invoicing besteht aus folgenden Schritten:

Zuerst muss die elektronische Rechnung in einem speziellen XML-Format mithilfe einer speziellen Software erstellt werden. Das Dokument muss dann digital (mit einer qualifizierten elektronischen Signatur) unterzeichnet werden, um seinen Ursprung und Inhalt zu garantieren.
Der Rechnungssteller muss danach die Rechnung innerhalb von zwölf Tagen nach der Durchführung des Geschäfts über das zertifizierte Portal „Sistema di Interscambio“ (SdI) der Steuerbehörde dem Empfänger übersenden. Dieses System ist eine von der Steuerverwaltung betriebene Plattform, die alle elektronische Rechnungen durchlaufen müssen.
Das SDI-System überprüft automatisch die Korrektheit des Dokumentenformats und die Vollständigkeit der eingegebenen Daten.
Nach den automatischen technischen Prüfungen (mit positivem Ergebnis) übersendet das SDI-System das Dokument automatisch an den Empfänger.

Italien war eines der ersten Länder in Europa, das den Prozess der elektronischen Rechnungsstellung eingeführt hat, und ist gegenwärtig das einzige Land in der EU, in dem E-Invoicing bei allen B2G-, B2B- und B2C-Geschäften obligatorisch ist.

Mehr als fünf Jahre nach seiner Einführung lassen sich nun Aussagen zu den Vor- und Nachteilen von E-Invoicing treffen.

Einige der Hauptvorteile sind sicherlich die Standardisierung des Rechnungsformats, was das schnellere Lesen, Verstehen und Identifizieren der Hauptelemente der Rechnung ermöglicht, sowie die Automatisierung der Geschäftsprozesse des Eingangs und der Buchung von Rechnungen in den Buchhaltungssystemen, die Reduzierung der Buchungszeiten und des Fehlerrisikos.

Außerdem ermöglicht es der automatische Kontrollmechanismus im SDI-System, Fehler bei der Ausstellung elektronischer Rechnungen zu reduzieren.

Das SDI-System überprüft insbesondere automatisch:

Ob die gesetzlich vorgeschriebenen Mindestangaben enthalten sind, insbesondere die Identifizierungsangaben des Lieferers/Dienstleisters und des Käufers, die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum, die Beschreibung der Art, der Menge und der Qualität der verkauften Waren oder erbrachten Dienstleistungen, der zu versteuernde Betrag, der Steuersatz sowie der Umsatzsteuerbetrag;
Die Korrektheit der USt-IdNr. des Lieferers/Veräußerers/Dienstleisters und der USt-IdNr. oder des Steuercodes des Kunden/Empfängers/Käufers;
Die Übereinstimmung der Werte des zu versteuernden Betrags, des Steuersatzes und des Umsatzsteuerbetrags (wenn der zu versteuernde Betrag z.B. 100 Euro beträgt, beträgt der Satz 22 Prozent und der Umsatzsteuerbetrag 22 Euro).

Wenn die Überprüfung negativ ausfällt, bescheinigt das SDI-System innerhalb von 5 Tagen ab dem Tag der Übertragung der Person, die die Rechnung ausgestellt hat, die Ablehnung der Datei. Rechnungen, die vom SDI-System abgelehnt wurden, gelten als nicht ausgestellt.

Wenn die o.g. Überprüfung positiv ausfällt, stellt das SDI-System die Rechnung dem Rechnungsempfänger zu und übersendet der übermittelnden Partei eine Empfangsbescheinigung der elektronischen Rechnung, die auch Informationen über das Datum des Eingangs beim Empfänger enthält.

Außerdem ermöglichen die Versendung und der Empfang von elektronischen Rechnungen über das SDI-Portal die Festlegung eines zertifizierten Datums für die Versendung und den Empfang des Dokuments.

Ein weiterer positiver Aspekt dieses Systems ist die Kreuzreferenz der Datenflüsse, die durch die Ausstellung und den Empfang von elektronischen Rechnungen erzeugt werden, was es der Steuerverwaltung ermöglicht, vorausgefüllte Musterformulare für die periodischen Umsatzsteuererklärungen zu erstellen.

Dieses System, das den Fluss der bereits verfügbaren Daten an die Steuerverwaltungen nutzt, um die Vorausfüllung der Steuererklärungen zu beschleunigen, ist für den Steuerpflichtigen von Vorteil, weil es die periodische Compliance vereinfacht.

Obwohl das System zur Versendung und zum Empfang von Rechnungen gewisse Vorteile aufweist, gibt es auch Raum für Verbesserungen. So ist es z.B. unmöglich, ein Dokument zu korrigieren, das an das SDI-System übersandt wurde.

Wenn die Beschreibung der Rechnung oder der Rechnungsbetrag Fehler enthalten, ist es nicht möglich, auch wenn diese rechtzeitig bemerkt werden, das Dokument zu korrigieren, sobald es an das SDI übersandt wurde. In diesen Fällen muss eine Gutschrift ausgestellt werden, um die inkorrekte Rechnung rückgängig zu machen, und es muss eine neue, korrigierte Rechnung ausgestellt werden.

Dies könnte vereinfacht werden, indem die Möglichkeit der Korrektur eines bemerkten Fehlers innerhalb eines bestimmten Zeitraums über eine Korrektur des Hauptdokuments ermöglicht wird.

Auch die Zwölf-Tage-Frist, die für die Ausstellung der E-Rechnung auferlegt wurde, wird als großer Zwang empfunden. Es wäre besser, diese Frist zu verlängern, wenn in diesen Zeitraum Feiertage fallen, so wie es bei den wichtigsten steuerlichen Fristen der Fall ist.

Außerdem erscheint die Höhe der Strafen, die auferlegt werden, wenn die E-Rechnung nicht fristgerecht ausgestellt wird, gegenüber dem begangenen Verstoß unangemessen. Die Strafen liegen bei 250 bis 1.000 Euro bei formalen Verstößen, die die Steuerabrechnung nicht beeinflussen, und bei 90 bis 180 Prozent, mindestens jedoch 500 Euro, bei beträchtlichen Verstößen, die eine Änderung der Steuerabrechnung zur Folge haben.

Die Einführung des obligatorischen E-Invoicing spielte eine zentrale Rolle im Kampf gegen Steuerumgehung. Obwohl es nicht möglich ist, den Anteil der wiedererlangten Einnahmen, die direkt auf die Einführung des E-Invoicing zurückzuführen sind, präzise zu beziffern, wird geschätzt, dass es seit dem Jahr der Einführung des E-Invoicing (2019) zu einem deutlichen Rückgang bei nicht erklärter oder nicht gezahlter Umsatzsteuer gekommen ist, der sich auf ca. 4,1 Mio. Euro in 2019 und 4,5 Mrd. Euro in 2020 belief. ^[1]

Zusätzliche Vorteile aus der Einführung des E-Invoicing sind mit dem Prozess der Automatisierung der Buchhaltungsabläufe bei der Erstellung und der Erfassung von Rechnungen sowie mit ihrer Aufbewahrung in digitaler Form verbunden. Man kann sich leicht die beträchtlichen Kostenersparnisse, die sich aus der Optimierung dieser Prozesse insbesondere für mittlere und Großunternehmen ergeben, vorstellen.

Es scheint klar zu sein, dass die Einführung des E-Invoicing-Systems bedeutende Vorteile mit sich bringt, und diese erklären den Trend in vielen EU- (und Nicht-EU-) Ländern, die über die Jahre hinweg Prozesse der Informatisierung eingeleitet und den fortschrittlichen Weg der Einführung des E-Invoicing-Systems in ihre Rechtssysteme eingeschlagen haben.

[1] S. Wirtschafts- und Finanzministerium, Bericht über die Schattenwirtschaft und Steuerumgehung – Jahr 2022, S. 28, der zeigt, dass die Umsatzsteuerlücke von 31,8 Mrd. im Jahr 2018 auf 23,1 Mrd. im Jahr 2020 zurückging.