Betriebs- und Nebenkosten: Definition und Anforderungen an eine wirksame Abrechnung

zuletzt aktualisiert am 11. Juni 2021 | Lesedauer ca. 6 Minuten

Vor dem wirtschaftlichen Hintergrund enorm gestiegener Betriebs- und Nebenkosten ist es verständlich, dass deren Kostenaufwand von beiden Vertragsparteien eines Miet­verhält­nisses über Wohn- oder Gewerberaum in zunehmendem Maße beachtet wird. Aufgrund der allgemeinen Kostensteigerungen entwickeln sich die „Betriebs- und Nebenkosten” immer mehr zur „zweiten Miete”. Daher gewinnt auch ihre Be­handlung im Mietverhältnis immer größere Bedeutung, insbesondere bei der recht­lichen Ge­stal­tung der Mietverträge, bei der Kostenumlage auf den Mieter bis hin zur Erstellung der jährlich anfallenden Abrechnung. Für den Vermieter kommt es darauf an, die von ihm verauslagten Betriebs- und Nebenkosten möglichst umfassend umzu­legen, aber auch durch die richtige Umlageweise möglichst ohne Probleme Abrech­nungen zu gestalten. Der Mieter hingegen betrachtet die Anzahl und die Höhe der Kostenpositionen heutzutage mit größter Skepsis und Ideenreichtum für die Gestaltung von Einwendungen.

Vor dem Hintergrund soll im Folgenden zur Klärung der Frage beigetragen werden, wie Betriebs- und Nebenkosten im Mietvertrag richtig zu definieren sind und welche An­forderungen an eine Betriebskostenabrechnung zu stellen sind.

In der mietrechtlichen Beratungspraxis spielen Betriebs- und Nebenkosten und deren Umlage deshalb eine zentrale Rolle. Dabei ist bei der Beratung kaum noch zwischen Wohn­raum­miet­verträgen und gewerblichen Mietverträgen zu unterscheiden. Nach jüngster Rechtsprechung des für Gewerbe­raum­mietrecht zuständigen XII. Senats des Bundes­gerichtshofs (BGH) vom 21. Januar 2021 - XII ZR 40/20 sind sämtliche Maßstäbe der Wohnraummiete „grundsätzlich” ins Gewerberaummietrecht übertragbar.

Eine möglichst streitfreie Abrechnung von Betriebs- und Nebenkosten kann nur dadurch erreicht werden, dass drei Fragen geklärt sind:

• Was sind eigentlich Betriebs- und Nebenkosten? »

• Wie können Betriebs- und Nebenkosten möglichst fehlerfrei im Mietvertrag vereinbart werden? »

• Welche Anforderungen muss eine wirksame Abrechnung erfüllen? »

Was sind eigentlich Betriebs- und Nebenkosten?

Betriebskosten sind die Kosten, die dem Vermieter durch das Eigentum (oder das Erbbaurecht) am Grundstück oder durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen. Sie haben eine Definition für den Wohnraumsektor durch den Gesetzgeber erfahren, die sich in § 1 Betriebskostenverordnung (BetrKV) findet.

Dagegen ist der Begriff der „Nebenkosten” an sich nicht definiert; er muss im weitesten Sinne verstanden werden. Gemeint sind alle Zahlungen, die ein Eigentümer für die Immobilie erbringt. Wesentlicher Teil der Nebenkosten sind die „Betriebskosten”.

Nicht zu den Betriebskosten zählen laut Definition die Kosten der Verwaltung des Gebäudes und die Kosten, die zur Erhaltung des bestimmungsgemäßen Gebrauchs aufgewendet werden müssen (sog. Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten). Deshalb sind einmalig anfallende Erschließungskosten zwar „Nebenkosten”, nicht aber „Betriebskosten”.

Die BetrKV gibt dazu 16 Ziffern mit Erläuterung der darunter zu fassenden Kosten vor. Im Wohnraummietrecht sind damit weit mehr als 90 Prozent aller möglichen Kosten erfasst. Gibt es weitere anfallende Kosten (z.B. Dachrinnenreinigung, Wartung Feuerlöscher usw.), sind sie als „sonstige Kosten” (Ziffer 17 des § 2 BetrKV) durch konkrete Benennung im Mietvertrag oder als Anlage zum Mietvertrag einzeln aufzuführen.

Anders als im Wohnraummietrecht gilt die BetrKV im Gewerberaummietrecht nicht. Es können bei klarer Vereinbarung im Vertrag nahezu alle Kostenarten umgelegt werden. Das bedeutet, dass neben dem Katalog des § 2 BetrKV auch Verwaltungskosten (höhenmäßig begrenzt) umlagefähig sind; es ist auch möglich, den Mieter über die Betriebskosten an der anteiligen Instandhaltung der Gebäudeinfrastruktur (höhenmäßig begrenzt) zu beteiligen. Oftmals ist der Katalog der unter Ziffer 17 zu subsumierenden Kostenarten mehrere Seiten lang.

Wie können Betriebs- und Nebenkosten möglichst fehlerfrei im Mietvertrag vereinbart werden?

Grundsätzlich hat der Vermieter alle Betriebs- und Nebenkosten für seine Mietimmobilie zu tragen. Die Grundform der Miete ist zunächst die Inklusivmiete. Die Mietvertragsparteien können aber nach § 556 Abs. 1 BGB vereinbaren, dass der Mieter die Betriebs- und Nebenkosten (anteilig) übernimmt. Ausgangspunkt jeder Überprüfung einer Betriebs- und Nebenkostenabrechnung ist also die Überprüfung der mietvertraglichen Regelungen auf ihre Wirksamkeit hin. Liegen vorformulierte Vertragsbedingungen vor, hat zusätzlich eine Inhaltskontrolle nach §§ 305 ff. BGB zu erfolgen.

Dazu hat sich eine weitausschweifende Rechtsprechung entwickelt, die jede schematische Beantwortung der Frage ausschließt. Im Gewerbemietverhältnis gelten die Grundsätze auch ohne konkrete gesetzliche Regelung als allgemeiner Rechtsgrundsatz, da § 556 BGB im Gewerbemietrecht nicht anwendbar ist. Alle Betriebs- oder Nebenkosten sind also von Gesetzes wegen in die Vereinbarung einer „Miete” ohne Abrechnungsmöglichkeit eingeschlossen. Fehler in der Vereinbarung wiegen demnach schwer.    
 
Davon dürfen und sollen die Vertragsparteien im Mietvertrag abweichende Vereinbarungen treffen können. Entscheidend für die Umlage von Betriebskosten ist daher die ausreichende Vereinbarung derselben im Mietvertrag.

Mögliche Mietstrukturen

Es werden dazu im Wesentlichen drei Mietstrukturen unterschieden – nämlich die Inklusivmiete, die Teil­inklusiv-/Bruttokaltmiete und die Nettomiete zzgl. Betriebskosten/Heizkosten.

Die Inklusivmiete zeichnet sich dadurch aus, dass sowohl in der vertraglich vereinbarten Miete die Heizkosten als auch die Betriebskostenanteile enthalten sind, eine gesonderte Abrechnung findet nicht statt. Die Form der Miete entbindet die Vertragsparteien davon, jährlich Rechnung zu legen oder sich mit den Kosten des Objekts näher zu beschäftigen. Im Geltungsbereich der Heizkostenverordnung (HeizKV) ist eine Inklusivmiete unzulässig, weil § 2 HeizKV jedwede abweichende Vereinbarung ausschließt.

Sind hingegen alle „kalten” Betriebskosten, aber nicht die Heizkosten in der vereinbarten Miete enthalten, spricht man von einer Bruttokaltmiete oder Teilinklusivmiete. Das bedeutet, dass sämtliche Betriebskosten in der Miete enthalten sind, über die Heizkosten jedoch gesondert abgerechnet werden können. Eine solche Mietstruktur ist üblich, ermöglicht aber nicht die Umlage aller Kosten­steigerungen.

Die sinnvollste und üblichste Mietstruktur besteht aus Nettokaltmiete zzgl. einer Vorauszahlungs- und Abrechnungsabrede für anfallende Betriebs- und Heizkosten. Das gestattet es dem Vermieter, die durchlaufenden Betriebs- und Heizkosten voll auf den Mieter umzulegen, schafft andererseits aber volle Kostenklarheit beim Mieter.

Welche Mietstruktur für das konkrete Mietobjekt sinnvoll ist, ist eine Einzelfallentscheidung und bedarf dabei gesonderter Beratung. Oftmals sind Vermieter – nicht zuletzt aus Gründen der rechtskonformen Übertragung der Betreiber- und Verkehrssicherungspflichten – heute eher dazu bereit, Teil-/Inklusivmieten zu akzeptieren.

Fehlerfreie Einbeziehung der Betriebs- und Nebenkosten im Mietvertrag

Die konkrete, widerspruchsfreie und transparente Vereinbarung von Betriebskosten im Vertrag ist immer die erste Voraussetzung dafür, dass solche Kosten auch umlagefähig sind. Die Grundvereinbarung folgt dabei aus der gewählten Mietstruktur. Welche konkreten Kosten umgelegt werden sollen, ist dann aber individuell bei den „sonstigen Kosten” festlegbar.

Zunächst ist die ausdrückliche Vereinbarung über bestimmte Betriebskostenpositionen möglich. Wählt man eine solche Vereinbarung, sollten die Betriebskosten alle namentlich benannt werden. Das birgt ein nicht unerhebliches Risiko, denn häufig werden bestimmte Kostenpositionen vergessen oder die genannten Kostenpositionen decken durch eine ungenaue Bezeichnung nicht alle anfallenden Kosten ab.

Nach der Rechtsprechung ist es ausreichend, eine Bezugnahme auf die BetrKV vorzunehmen. Das gilt auch für Gewerberaummietverträge. Klauseln in Mietverträgen, die den Mieter verpflichten, sämtliche Betriebskosten im Sinne von § 2 BetrKV zu tragen, sind wirksam. Jedoch folgt daraus, dass dann mangels Aufzählung keine „sonstigen Kosten” umlagefähig sind.

Die Art und Weise der Kostenumlage ist individuell festlegbar wird oft als „Umlageschlüssel” oder „Verteiler­schlüssel” bezeichnet. Dem Vermieter steht insoweit ein Leistungsbestimmungsrecht im Sinne von § 315 BGB zu. Die Vertragsparteien sind also in der Wahl des passenden Umlageschlüssels frei, allerdings sollte die Vereinbarung nachvollziehbar sein. Fehlt eine solche Vereinbarung, hilft das Gesetz: es ist dann zwingend nach Anteil der Wohnflächen abzurechnen, § 556a Abs. 1 BGB.

Welche Anforderungen muss eine wirksame Abrechnung erfüllen?

Kombiniert man nun die Vereinbarung zu den einzelnen Kostenarten (Mietstruktur und konkrete Festlegung der Betriebskosten) mit der Vereinbarung zur Kostenumlage, ist das Erstellen einer formal korrekten Abrechnung kinderleicht. Ergo: Das eine bedingt das andere.

Eine Betriebs- und Nebenkostenabrechnung hat den Zweck, den juristisch und betriebswirtschaftlich nicht gebildeten Mieter in die Lage zu versetzen, die Abrechnung gedanklich und rechnerisch nachprüfen zu können. Ist das der Fall, spricht man von einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung. Ob die Abrechnung inhaltlich (materiell) korrekt ist, kann der Mieter nach erfolgter Belegeinsicht überprüfen. Sog. materielle Fehler betreffen aber nicht die formelle Wirksamkeit, sondern die Richtigkeit der Abrechnung.

Zumindest bei Wohnraum hat der Vermieter nach § 556 Abs. 3 BGB jährlich die Betriebs- und Nebenkosten abzurechnen. Die Betriebs-/Nebenkostenabrechnung hat dem Mieter spätestens bis zum 31. Dezember des auf den Abrechnungszeitraum folgenden Jahres zuzugehen. Erfolgt der Zugang der Abrechnung binnen der Frist nicht oder genügt die Betriebskostenabrechnung nicht den formellen Anforderungen, dann kann der Vermieter den Nachzahlungssaldo aus der Betriebskostenabrechnung gegenüber dem Mieter nicht mehr geltend machen. Anders als bei der Wohnraummiete muss der Vermieter im Bereich der Gewerbemiete nach höchstrichterlicher Rechtsprechung die einjährige Ausschlussfrist für die Erstellung einer Betriebs- und Nebenkostenabrechnung nicht einhalten. Maßgeblich ist dennoch, was die Parteien im Mietvertrag vereinbart haben.

Mindestangaben in der Betriebs- und Nebenkostenabrechnung

Damit die Abrechnung formell ordnungsgemäß ist, muss sie zunächst den Anforderungen des § 259 BGB entsprechen – also eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben enthalten.
In die Abrechnung bei Gebäuden mit mehreren Nutzeinheiten sind regelmäßig folgende Mindestangaben aufzunehmen:

• eine Zusammenstellung der Gesamtkosten,
• die Angabe und die Erläuterung der zugrunde gelegten Verteilerschlüssel,
• die Berechnung des Anteils des Mieters und
• der Abzug der Vorauszahlungen des Mieters.

 
Unterliegt die Abrechnung darin einem Fehler, ist sie in aller Regel formell fehlerhaft, woran im Wohn­raum­mietrecht teils strenge Konsequenzen geknüpft sind. Solange der Vermieter keine formell wirksame Abrechnung vorlegt, wird ein eventueller Nachzahlungsanspruch nicht fällig. Die Abrechnung muss dann vom Vermieter insgesamt oder teilweise (wenn die fehlerhafte Einzelposition unschwer aus der Abrechnung herausgerechnet werden kann) korrigiert werden.

Alle anderen möglichen Fehler (in materiell-rechtlichem Sinne bspw. Verschreiben, Verrechnen usw.) sind hingegen i.d.R. heilbar. Aber auch dazu ist eine Einzelfallbetrachtung notwendig.

Nach aktueller Rechtsprechung reicht es bereits – zumindest im Gewerbemietrecht – aus, dass sich einzelne Angaben, z.B. zum Verteilerschlüssel, aus dem Mietvertrag oder der Abrechnung beigefügten Erläuterungen (etwa in Form eines Informationsblatts) entnehmen lassen. In dem Fall wäre die Abrechnung nämlich formell unwirksam.

Fazit

Das Betriebskostenrecht ist nach wie vor eines der angefragten Rechtsberatungsthemen im deutschen Mietrecht. Die meisten Streitpunkte können jedoch von vornherein ausgeschlossen werden: Folgt die Abrechnung der Vereinbarung der Kostenarten und dem vereinbarten Umlageschlüssel, ist das Erstellen einer formal korrekten Abrechnung ein leichtes Spiel für den Vermieter. Gleichzeitig profitiert auch der Mieter davon, dass er seine Abrechnung mithilfe seines Mietvertrags nachvollziehen kann. Bei Unsicherheiten auf beiden Seiten sollte man sich lieber professioneller Hilfe bedienen, um Fehler zu vermeiden.