International Family Offices – Wenn internationales Wachstum die IT an ihre Grenzen bringt

Wenn Unternehmen durch Expansion oder Zukauf international wachsen, geht das i.d.R. immer mit dem Aufbau von dezentralen Strukturen im IT-Bereich einher, die je nach Größe und Ausprägung der Unternehmenserweiterung herausfordernd sein können. Bei großen Produktionsstätten wird die IT-Infrastruktur für gewöhnlich dezentralisiert bereitgestellt, um die dortigen Produktions- oder Logistikinfrastrukturen zu unterstützen. Dabei stellt sich gerade bei kleineren Betriebsstätten die Frage, ob die Leistungen nichtaus einem Zentralrechenzentrum am Firmensitz oder eines Dienstleisters bereitgestellt werden sollten, um möglichst kostenoptimiert produzieren zu können. Ob und wie das funktioniert, beschreibt dieser Artikel.

Für viele von uns gehört eine digitale Arbeits- und Lebensweise zum Alltag und zur neuen Normalität. Mit dem Einzug von Cloud-Lösungen, die die IT weiter abstrahiert, sind die Grenzen der Nutzbarkeit scheinbar aufgehoben. Doch gerade für die vielen über weite Länder verteilten Offices stehen mannigfaltige Faktoren einer zentralisierten Bereitstellung gegenüber und bringen die IT-Bereiche oftmals an ihre Supportgrenzen.

Unterteilen kann man diese Faktoren in drei Schwerpunktbereiche, die dem zentralisierten Ansatz entgegenstehen. Den ersten Schwerpunktbereich nehmen dabei die technischen Aspekte ein, gefolgt von regulatorischen Vorgaben und der zentralen Verwaltbarkeit der verteilten Systeme.

Die Technik und das Kleingedruckte

Jeder kennt das Kleingedruckte in Verträgen, das in der IT-Welt den vielen Details und der Komplexität der immer größer werdenden Systemwelten entspricht. Ein Server mit einer Applikation ist schnell zentralisiert, was oftmals problematisch sein kann, da die Nutzer nicht mehr in der Nähe der Systeme arbeiten und die Daten bis zur Verarbeitung und Nutzung weite Wege vom Server zum Endanwender zurücklegen müssen. Diese Dauer des Datentransfers wird als Zugriffslatenz bezeichnet und muss v.a. bei international verteilten Lokationen beachtet werden. Gerade, wenn sich Family Offices über Kontinente hinweg verteilen, stößt man recht schnell an die Grenze der Zugriffslatenz und muss die Applikationen entgegen der ursprünglichen Planung am entfernten Standort bereitstellen. Unter der Vorgabe, dass die Applikation mit einer entsprechend hohen Verfügbarkeit bereitgestellt werden soll, muss man schnell eine sehr umfangreiche Infrastruktur in der Lokation aufbauen. Das entspricht am Ende dem Aufbau eines Rechenzentrums „light". Abhilfe kann die Nutzung von cloudbasierten Server-Ressourcen schaffen, die in der gleichen Geo-Region wie der dezentrale Standort liegen. Solche dezentralen Miniatur-Rechenzentren in einer Cloud dienen dann als IT-Hub für alle latenzempfindlichen Anwendungen und schaffen i.d.R. einen guten Kompromiss zum infrastrukturintensiven Eigenbetrieb eines dezentralen Rechenzentrums. 

Damit einher geht auch die oben genannte Verfügbarkeit der Serverressourcen, die durch ein dezentrales Cloud Deployment deutlich höher ausfallen können als in einem kostenoptimierten Eigenbetrieb am ursprünglich vorhergesehenen Standort.

Die Regulatorien, je nach Land und Kontinent

Das Sprichwort „andere Länder, andere Sitten" trifft oftmals auch auf die IT-Welt zu und spielt eine wichtige Rolle in einem internationalen Wachstum. Gerade der Payroll-Bereich sticht neben den oben beschriebenen Ressourcenbedarfen und Verfügbarkeiten bei einer internationalen Expansion heraus und bringt für Unternehmen regulatorische Anforderungen mit sich. Sie können so weit gehen, dass Payroll-Systeme in dem Land betrieben werden müssen, in dem sich das Office befindet, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. Selbst minimale Abweichungen wirken sich negativ auf die Compliance des gesamten Unternehmens aus und stellen somit häufig in einer Alternativlosigkeit zu einem zentralisierten Betrieb die Weichen für eine dezentrale IT-Plattform.

Aufwand, der sich lohnt

Zentral betreiben und supporten ist sicherlich die effizienteste Art der Bereitstellung einer IT-Landschaft, da man sich in solchen Szenarien nur um eine redundante Netzwerkverbindung zwischen den verteilten Lokationen und den Zentralsystemen kümmern muss. Mit jedem verteilten Standort, der eine eigene IT-Infrastruktur betreibt, steigen der Aufwand und somit auch die laufenden Kosten für den Betrieb der Systeme. Wer sich am IT-Markt jetzt nach einem Standard oder einem Best-Practice-Ansatz umsieht, wird nicht fündig werden, weil jede Umgebung für sich individuell betrachtet werden muss und es keinen einheitlichen Standard dafür gibt. 

Es setzen sich aber mehr und mehr inoffizielle Markstandards für den Betrieb der unterschiedlichen Lösungen und Anforderungen durch, die gute Möglichkeiten zur Optimierung der IT-Landschaften bieten. Anwendungen ohne hohen Anspruch an die Zugriffslatenz können zentralisiert aus Cloud-Lösungen allokiert werden. Ein Beispiel hierfür ist Microsoft Office 365, mit dem die Bereitstellung und der laufende Betrieb der Kollaborationswerkzeuge gut umsetzbar sind. Für Unternehmen, die sich bewusst gegen Cloud-Lösungen entscheiden, können auch IT-Dienstleister die Werkzeuge aus dem Microsoft-Baukasten zentralisiert bereitstellen und somit mit einer private Cloud eine Brücke schlagen.

Dem gegenüber stehen Anwendungen, die aufgrund der hohen Verfügbarkeitserwartungen nicht dezentral betrieben werden können, weil dafür umfangreiche Ressourcen in den Family Offices aufgebaut werden müssten. Diese Anwendungen in einem Eigenbetrieb zu beherrschen, wird zu einer immer größer werdenden Herausforderung. Beispielhaft ist hier SAP S4/HANA zu nennen. In diesen Systemen kommen Unternehmen ohne eigene Spezialisten und Experten kaum weiter. Deshalb sind solche Plattformen am besten bei IT-Dienstleistern aufgehoben, die sich auf den Betrieb solcher Lösungen spezialisiert haben und mit entsprechenden „Service Level Agreements" (SLAs) klare und messbare Zusagen über die Verfügbarkeit der Plattformen geben.

Übrig bleiben dann nur noch die Applikationen, die nah am Endanwender oder, wie bereits oben beschrieben, aufgrund regulatorischer Belange im jeweiligen Land oder der Region betrieben werden müssen. Empfehlenswert ist die Bündelung der Systeme in einem cloud-basierten Rechenzentrum in der entsprechenden Geo-Region. Von dort aus baut man sternförmige Netzwerkverbindungen zu den entsprechenden Family Offices und zentralisiert sie in den entsprechenden IT–Hubs der Region. Diese Szenarien sind remote steuerbar und bieten gute Voraussetzungen für eine flexible Nutzung ohne hohe Initialaufwände und -kosten.

Der Betreuungsfokus der Unternehmen richtet sich mehr und mehr auf den Applikationsbetrieb und nicht mehr auf die Infrastruktur, die man im Unterbau dafür benötigt. Daher bedeutet ein verteilter Betrieb nicht zwangsläufig die Verteilung der IT-Systeme über Standorte, sondern ist vielmehr die Aufteilung der Systeme, je nach Anforderung, in das beste Betriebskonzept. Das setzt sich künftig aus mehreren Plattformen zusammen, in denen immer auch externe Support-Dienstleistungen enthalten sind, so dass Unternehmen sich auf die wichtigen IT-Themen konzentrieren können.