IFRS16 unter SAP: Möglichkeiten und Rahmenbedingungen

veröffentlicht am 18. Juli 2018

Seit über 30 Jahren regelt der „International Accounting Standard 17” (IAS 17) die Leasingbilan­zierung nach den „International Financial Reporting Standards” (IFRS). Nach jahrelanger Projekt­dauer wurde 2016 der finale Standard zur künftigen Bilanzierung von Leasingverhältnissen veröffen­tlicht. Durch den neuen Standard IFRS 16 wird eine bilanzneutrale Darstellung („off-balance”) von Leasingverpflichtungen nur noch in Ausnahmefällen möglich sein. Mit der neuen Regelung suchen Unternehmen nach einer optimalen technischen Unterstützung. Viele dieser Unternehmen setzen SAP für ihre betriebswirtschaftlichen Prozesse ein.

Wenn die Anforderungen des IFRS 16 mit SAP umgesetzt werden sollen, spielt das SAP-Modul RE-FX eine wesentliche Rolle. Für die Abbildung der einzelnen Prozesse ist SAP-RE-FX bestens konfiguriert und um­fasst alle Variationen, die für eine sorgfältige und transparente Aufzeichnung nötig sind.

Insbesondere die bilanzielle Bewertung von Leasingverträgen kann mit dem SAP RE-FX Modul abgebildet werden. Mit dem für IFRS 16 angepassten Vertragsmanagement-Tool können die verschiedenen Rech­nungs­legungsvorschriften (IFRS, US-GAAP und HGB) parallel unterstützt werden.

Das Vertragsmanagement umfasst hierbei die verschiedenen Aspekte der Leasingabbildung unter IFRS 16. Die Applikation kann entsprechend komplexe vertragliche Regelungen abbilden, die die Nutzung von Vermögens­gegenständen aufführen. Des Weiteren können Vereinbarungen definiert werden, welche Art von Leistung der Vertrag aufweist (Dienstleistung oder Services). Darüber hinaus kann dargestellt werden, in welchem Umfang und welcher Art die Zahlungen der Vertragspartner erbracht werden. Grundlegende Informationen wie Parameter, Laufzeit der Verträge – einschließlich der Beendigungsfrist und Verlänge­rungs­optionen – sowie zusätzliche sonstige Vereinbarungen können ebenfalls hinterlegt werden.

Das Vertragsmanagement ist in die SAP-Anlagenbuchhaltung voll integriert. Damit ist sichergestellt, dass alle Assets in der Anlagenbuchhaltung richtig abgebildet und Abschreibungen richtig verbucht werden.

Das Vertragsmanagement kann Leasingverträge rechtskonform abbilden, buchen, steuern und kontrollieren.

Für die Abbildung von IFRS 16 in SAP sind jedoch wichtige Punkte zu beachten: 

• SAP RE-FX (Vertragsmanagement) ist nicht in der Grundlizenz des SAP ERP ECC enthalten und muss zusätzlich lizenziert werden.
• Das Modul RE-FX muss entsprechend eingestellt werden. Auch sind relevante „Business-Functions” im System zu aktivieren.
• Viele Funktionen sind gerade in den letzten Monaten über eine Vielzahl von Hinweisen und Servicepackages zur Verfügung gestellt worden. Hierbei ist zu beachten, dass entweder ein aktuelles Servicepack einzuspielen oder je nach Releasestand eine Fülle von Hinweisen einzupflegen ist.

Die oben aufgeführten Punkte zeigen, dass der Aufwand für die Implementierung des Vertragsmanage­ments abhängig von der SAP-Umgebung des Kunden ist und nur individuell bewertet werden kann. Auch muss der Aufwand ins Verhältnis zur Anzahl der Leasingverträge gestellt werden. Ein Unternehmen mit mehreren tausend Leasingverträgen ist sicher anders zu betrachten als ein Unternehmen mit wenigen hundert.

Daher bieten einige Unternehmen auch Tools (z.B. die Lease-App unseres Kooperationspartners fwsb) an, mit denen Leasingverträge außerhalb von SAP gespeichert und verwaltet werden können. Ergänzt werden die Tools um standardisierte Schnittstellen, um entsprechende Buchungen in das Finanzbuchhaltungssystem automatisiert zu überführen. Wir bieten neben dem Prozess- auch das Bilanz-Knowhow.

Fazit

Jedes Unternehmen, das nach IFRS berichten muss, kommt an der Berichterstattung nach dem neuen Standard IFRS 16 nicht vorbei. Das Vertragsmanagement im SAP RE-FX kann mit seinem integrierten Ansatz IFRS 16 in der Berichterstattung des Unternehmens abbilden. Jedoch muss der dafür nötige Implementierungsaufwand im Verhältnis zum Nutzen stehen. Eine Entscheidung über eine optimale Abbildung von IFRS 16 kann nur auf den kundenindividuellen Grundlagen getroffen werden.