E-Invoicing und Einsatz des elektronischen Dokumentenverkehrs in Kasachstan

veröffentlicht am 8. Mai 2024 | Lesedauer ca. 3 Minuten

In Kasachstan wird die Digitalisierung des Rechnungswesens mit der Einführung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) und des elektronischen Dokumentenverkehrs vorangetrieben. Diese innovative Maßnahme zielt darauf ab, die Effizienz und Transparenz im Geschäftsverkehr zu verbessern und Kosten zu senken. Die Einführung der E-Rechnung und des elektronischen Dokumentenverkehrs in Kasachstan ist ein wichtiger Schritt zur Modernisierung des Rechnungswesens und zur Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit der kasachische Wirtschaft. Unternehmen, die auf elektronische Dokumentenverarbeitung umsteigen, profitieren von zahlreichen Vorteilen, wie schnellere Verarbeitung, geringere Kosten, verbesserte Transparenz und erhöhte Effizienz.

Die Ausstellung von Rechnungen sowie der Versand und die Weitergabe von Dokumenten für geschäftliche Zwecke sind in jedem Unternehmen in Zentralasien mit einem hohen Arbeitsaufwand verbunden. In Kasachstan zum Beispiel erfordert die Buchhaltung die Erstellung einer Liste von grundlegenden Dokumenten, die zur Bestätigung von Geschäftsvorgängen erforderlich sind. Nach kasachischem Recht sind dies die folgenden Dokumente:

Vertrag - Grundlage der Geschäftsbeziehung zwischen den Parteien.
Rechnung - erforderlich zur Bestätigung einer Zahlungsverpflichtung für Waren oder Dienstleistungen.
Zahlungsbeleg - einschließlich Barschecks und strenge Berichtsformulare, die die Zahlung bestätigen.
Lieferschein - wird bei der Lieferung von Waren ausgestellt und bestätigt deren Menge und Qualität.
Bescheinigung über ausgeführte Arbeiten oder erbrachte Dienstleistungen - bestätigt, dass Arbeiten ausgeführt oder Dienstleistungen erbracht wurden.
Rechnung - wird für die steuerliche Buchführung einschließlich Vorsteuerabzug benötigt.

Die Ausstellung und Entgegennahme von Bescheinigungen durch die Geschäftspartner ist obligatorisch. Dieser Prozess ist mit enormen (Arbeits-)Kosten verbunden, z. B. für die Kontrolle der Rücksendung der unterzeichneten Dokumente, Portokosten usw. Die Ausstellung und der Empfang von Bestätigungen durch die Vertragspartner sind obligatorisch.

Die Rechnung in elektronischer Form ist verpflichtend. Andere Dokumente müssen nicht in elektronischer Form eingereicht und übermittelt werden. Es ist anzumerken, dass die Digitalisierung in Kasachstan verschiedene Bereiche der Wirtschaft und der öffentlichen Verwaltung durchdringt, darunter auch die Zollregulierung und die Steuerkontrolle. Ein Beispiel für die Digitalisierung der Steuerverwaltung ist die Einführung des "virtuellen Lagers" - ein Modul, das die Kontrolle des Warenverkehrs innerhalb des Landes, einschließlich Importe und Exporte, über das elektronische Rechnungssystem (EIS) ermöglicht. Das System wurde im April 2018 in Betrieb genommen und sorgt für Transparenz bei Transaktionen mit bestimmten Warenkategorien, die eine besondere Buchführung erfordern.

Das System "Virtual Warehouse" basiert auf einem Modul, das in das IS ESF (Electronic Invoice System) integriert ist und die Kontrolle der Bewegung von Waren ermöglicht, die eine besondere Buchführung erfordern. Wenn der Verkauf solcher Waren im ESF-System registriert wird, werden die Daten automatisch in das "Virtual Warehouse" übertragen, so dass die Warenbewegungen in Echtzeit verfolgt werden können. Dies vereinfacht die Kontrolle der Warenbewegungen erheblich, gewährleistet die Transparenz der Transaktionen und trägt somit zur Bekämpfung von Steuerbetrug bei.

Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung (E-Invoicing) bietet den Steuerbehörden zusätzliche Kontrollmöglichkeiten.

Diese digitale Transformation trägt dazu bei, die Effizienz der Steuer- und Zollverwaltung in Kasachstan zu verbessern. In Usbekistan sind die Steuerbehörden bereits in der Lage, die Richtigkeit der von den Steuerpflichtigen deklarierten Transaktionen automatisch zu überprüfen.

Um ein Ungleichgewicht zwischen dem Digitalisierungsgrad der Steuerbehörden und dem der Steuerzahler zu vermeiden, ist es aus unserer Sicht notwendig, den aktuellen Trends der Digitalisierung zu folgen.

Diese Notwendigkeit bezieht sich nicht nur auf den obligatorischen Dokumentenfluss mit den Steuerbehörden über die oben beschriebenen staatlichen Plattformen, sondern auch auf den elektronischen Dokumentenfluss mit anderen Dokumenten unter Verwendung der elektronischen digitalen Signatur.

In Kasachstan wird das elektronische Dokumentenmanagement im Rahmen der Digitalisierungspolitik der Regierung aktiv entwickelt. Elektronische Dokumentenmanagementsysteme beschleunigen den Dokumentenaustausch zwischen Organisationen, verbessern die Kontrolle über die Ausführung und erhöhen die Gesamteffizienz. Die Verwendung elektronischer Signaturen und sicherer Kommunikationskanäle gewährleistet die Rechtsgültigkeit und Sicherheit der Dokumente.

Wie oben beschrieben, sind elektronische Systeme in verschiedene öffentliche und private Strukturen integriert, einschließlich der Steuerverwaltung, der Zollbehörden und des Bankensektors. Die Regierung hat alle notwendigen Voraussetzungen für die Unterzeichnung und den Austausch von Dokumenten geschaffen, so dass die Unterzeichnung aller Dokumente mit einer elektronischen digitalen Signatur rechtsgültig ist.

Mit der Verbreitung der elektronischen digitalen Signatur (EDS) wird es möglich, eine breite Palette von Dokumenten elektronisch zu unterzeichnen. Die EDS ermöglicht die rechtsgültige Unterzeichnung von Dokumenten wie Verträgen, Personaldokumenten, Arbeitszeugnissen und Arbeitsverträgen. Darüber hinaus kann EDS zur Unterzeichnung aller anderen Dokumente verwendet werden, die die Unterschrift einer Person erfordern, sei es im Namen einer juristischen Person oder im Namen einer Einzelperson. Dadurch wird die Dokumentenverwaltung erheblich vereinfacht.

Stellen Sie sich vor, Sie müssten als Geschäftsführer, Hauptbuchhalter oder HR-Manager kein einziges Papierdokument mehr unterschreiben. Das ist bereits Realität.

Die Umsetzung wirft eine Reihe von Fragen auf, die geklärt werden müssen. Ein wichtiger Aspekt ist die Vermeidung von Risiken durch unberechtigten Zugriff auf Dokumente, die zum Abfluss vertraulicher Informationen nach innen und außen führen können. Bei der Einführung eines neuen Dokumentenmanagementsystems können spezifische Probleme im Zusammenhang mit der Speicherung von Informationen, der Zuverlässigkeit der Technologie, der Einhaltung gesetzlicher und unternehmensinterner Anforderungen und der Anpassung der Mitarbeiter an neue innovative Prozesse auftreten.