Die finnischen Regelungen zum E-Invoicing

veröffentlicht am 8. Mai 2024 | Lesedauer ca. 2 Minuten

E-Invoicing wurde in Finnland in den frühen 2000-er Jahren, weit vor anderen Ländern eingeführt. Im Zuge seiner Vorreiterrolle hat Finnland seine eigenen nationalen Nachrichtenformate für E-Rechnungen, Finvoice and TEAPPSXML, erarbeitet, da es keine allgemeinen Muster und Standards gab. E-Invoicing wurde ursprünglich von einigen Betreibern im Bereich der Nachrichtenübermittlung und von Banken entwickelt. In der Folge hat Finnland auch eine nationale Infrastruktur für die Übertragung von E-Rechnungen geschaffen: Das Finvoice-Netzwerk zwischen Banken und ein Netzwerk auf der Grundlage der bilateralen Verbindungen zwischen Betreibern, deren Vernetzung manchmal eine Herausforderung ist. Insgesamt ist das E-Invoicing in Finnland von Erfolg gekrönt und seine Vorzüge liegen auf der Hand. Die Digitalisierung in der Beschaffungskommunikation ist für die Wettbewerbsfähigkeit finnischer Unternehmen gegenüber anderen Marktteilnehmern aus dem Norden und Europa essentiell. Digitalisierung spielt eine Schlüsselrolle bei der Schaffung des europäischen Binnenmarkts.

Das finnische E-Invoice-Recht

Das finnische E-Invoicing-Recht, das mit der EU-Richtlinie über elektronische Rechnungsstellung konform ist, fordert von den Unternehmen seit dem 01.04.2020, ihren Kunden E-Invoicing anzubieten. E-Invoicing ist eine elektronische Form der Rechnungsstellung, bei der die Rechnung in einem maschinenlesbaren und komplett digitalen Format übersandt, verarbeitet und empfangen wird. Die elektronische Rechnung ist auch eine strukturierte Rechnung, was bedeutet, dass der Inhalt des Dokuments auf eine gemeinhin akzeptierte Weise (standardmäßig) strukturiert ist, so dass die darin enthaltenen Informationen maschinenlesbar und verständlich sind.

Die strukturierte Rechnung ermöglicht es dem Rechnungsempfänger, die Informationen in der Rechnung einfach und automatisch zu verarbeiten, da diese nicht in das Finanzmanagementsystem manuell eingegeben oder eingescannt werden müssen. E-Invoicing ermöglicht die automatische Archivierung von Rechnungen und erleichtert die Rechnungsverfolgung. E-Invoicing beschleunigt den Rechnungsstellungsprozess, eliminiert manuelle Schritte und spart Papier. Es bringt klare unmittelbare Vorteile, insbesondere für Unternehmen, die sehr viele Eingangsrechnungen haben.

Die E-Rechnungsadressdaten werden in Finnland von den finnischen E-Rechnungs-Vermittlern (Betreiber und Banken) gepflegt. Die Verwendung des E-Rechnungs-Adressbuchs ist gebührenfrei, genauso wie die Aufnahme von Unternehmensinformationen in das Adressbuch. Daten aus dem E-Rechnungs-Adressbuch können eingeholt werden, indem eine Download-Berechtigung bestellt wird. Die E-Rechnungsdaten können entweder über einmaligen Download oder im Rahmen einer ständigen Download-Berechtigung bestellt werden. Bei einem einmaligen Download erhält man einen Link, über den die Datei mit den Daten einmal innerhalb von 24 Stunden nach der Bestellung heruntergeladen werden kann. Bei einem ständigen Download erhält man dauerhaften Zugang zu den Daten und die Daten können aus dem E-Rechnungs-Adressbuch entweder als Datei oder über eine Schnittstelle heruntergeladen werden. Man kann die Informationen aus dem E-Rechnungs-Adressbuch auch für die Nutzung auf dem eigenen Gerät herunterladen.

Internationale Rechnungen im Peppol-Netzwerk

Die Nutzung des Peppol-Netzwerks ist in den letzten Jahren wegen der EU-Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung (EU 2014/55/EU) und des Standards des Europäischen Komitees für Normung (CEN; französisch: Comité Européen de Normalisation) zu der Einführung des Standards FprEN 16931-1:2017 rasant gestiegen. Mit der Ausbreitung der Nutzung von Peppol ist es eine der bemerkenswertesten Lösungen für eine Plattform zur Übertragung elektronischer Handelsdokumente zwischen Unternehmen geworden.