Verrechnungspreisdokumentation: Effizienz und Transparenz durch Digitalisierung

veröffentlicht am 13. März 2019

von Heiko Preisser und Michael Neumann

Der BEPS-Aktionsplan der OECD hat Verrechnungspreise als steuerliches Gestaltungsinstrument in den Fokus gerückt und umfassende Dokumentationspflichten erlassen. Die neuen Anforderungen bieten aber die Chance, den Prozess der Erstellung der Verrechnungspreisdokumentation neu zu denken und mit den weitreichenden Möglichkeiten der Digitalisierung zu verbinden. Diese Chance sollte genutzt werden, um den Prozess effizienter sowie transparenter zu gestalten.

Dokumentation im Lauf der Zeit

Die Digitalisierungsmöglichkeiten bei der Erstellung von Verrechnungspreisdokumentationen sind maßgeblich davon abhängig, welche rechtlichen Rahmen gegeben und wie die Prozesse organisiert sind.

Die Dokumentationserstellung lässt sich in die folgenden 4 Phasen unterteilen:

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Prä-BEPS-Ära

Die Ära vor der Umsetzung der Empfehlung der OECD war durch stark unterschiedliche Dokumentationsanforderungen in den jeweiligen Ländern gekennzeichnet. Eine einheitliche und zentrale Erstellung der Dokumentationen war somit kaum umsetzbar. Das ist u.a. ein Resultat verschiedener Sichtweisen auf identische Sachverhalte, z.B. bei der Charakterisierung von Unternehmen (Strategieträger vs. Routineunternehmen). Zusammen mit dem meist nur schwach ausgeprägten Digitalisierungsgrad des Erstellungsprozesses führte das zu Inkonsistenzen und einem zeitaufwändigen Abstimmungsprozess.

Global Approach (BEPS-Ära)

Die Implementierung der OECD-Empfehlungen in nationales Recht führte und führt – wie zuletzt am Beispiel Argentinien – zu einer weitgehenden Angleichung der Dokumentationsvorschriften. Um aus den Änderungen einen Vorteil zu erlangen, sind folgende organisatorische Anforderungen umzusetzen:

Zentralisierung der Dokumentationserstellung
Modularisierung der Dokumentation
Koordination der Ressourcen

Wesentliche Bedeutung erfährt dadurch das effiziente Management des Erstellungs- und Koordinationsprozesses. Die Kombination der Anforderungen und des Prozessmanagements sind bei Rödl & Partner unter dem Begriff des Global Approach zusammengefasst.

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Dieser Ansatz sorgt für max. Effizienz in der Dokumentationserstellung. 3 Schlüssel sorgen dafür:

Digitalization & Tool Box
Coordination
Modularization

Das hat Rödl & Partner in der TP Reporting Factory zusammengefasst. Sie hilft, die Verrechnungspreisdokumentationserstellung mit digitalen Werkzeugen zu optimieren und daraus Mehrwerte zu generieren.

Eines der Werkzeuge ist der Einsatz einer Kollaborations- und Projektmanagementplattform zur Koordination interner und externer Ressourcen. Die erreichten Fortschritte und offenen Prozessschritte werden in einem Dashboard visualisiert. Dadurch kann eine gezielte Koordination des Projekts stattfinden. Durch den Einsatz von Elementen aus dem Bereich der Gamification werden die Mitarbeiter motiviert, sich am Prozess zu beteiligen. Abgerundet wird die digitale Unterstützung durch eine Teilautomatisierung der eigentlichen Dokumentationserstellung. Das Beispiel der TP Reporting Factory zeigt, wie der Prozess als Ganzes transformiert und somit das Potenzial der Digitalisierung auf allen Ebenen genutzt wird.

KI (BEPS-Ära)

Der nächste Schritt der Digitalisierung des Dokumentationsprozesses ist die Implementierung einer künstlichen Intelligenz (KI), die weitreichende Gestaltungsmöglichkeiten des Erstellungsprozesses der Verrechnungspreisdokumentation ermöglicht. Grundlage dafür ist, dass die organisatorischen Anforderungen – wie am Beispiel des Global Approachs deutlich gemacht – bereits im Prozess implementiert wurden. Erst dann kann das Potenzial der KI im vollen Maße genutzt werden. Das umfasst dann u.a. einen nahezu vollständigen Automatisierungsgrad bei der Dokumentationserstellung, inkl. Einbindung der Schnittstellen zum ERP-System, sowie eine selbstlernende KI, die auf Unregelmäßigkeiten hinweist. Somit verschieben sich die primären Aufgaben der Mitarbeiter der Steuerabteilung von klassischen Routineaufgaben hin zu einer Bearbeitung von Sonderfällen, Beaufsichtigung der KI-Software und Bewertung der von der Software gelieferten Ergebnisse.

Digital Tax Law (Post-BEPS)

Am Beispiel der bereits bestehenden Technologie der Blockchain lässt sich veranschaulichen, wie die Verrechnungspreisdokumentation der Zukunft aussehen könnte. Voraussetzung hierfür ist allerdings eine Anpassung der Steuergesetzgebung bzw. eine Akzeptanz durch die Steuerbehörden. Das könnte bereits in naher Zukunft realisiert werden. So testen die thailändischen Behörden im Bereich der Umsatzsteuer bereits den Einsatz der Blockchain-Technologie.

Eine Blockchain bietet den Vorteil, dass Daten dauerhaft, transparent und unveränderbar abgespeichert werden können. Eine Einsatzmöglichkeit im Bereich Verrechnungspreise kann bspw. die Automatisierung und Echtzeit-Überprüfung vorab definierter Verrechnungspreistransaktionen mithilfe von Smart Contracts sein. Stimmen getroffene Anforderungen und tatsächliche Bedingungen überein, wird die Transaktion für gültig befunden und automatisiert durchgeführt. Andernfalls wird die Transaktion abgelehnt. Eine Dokumentationserstellung im klassischen Sinne wäre demnach überflüssig. Die Prüfung durch die Finanzverwaltung sollte sich dann auf das System selbst beschränken. Der Einsatz einer Blockchain würde folglich zu einer kompletten Veränderung des Prozesses zum Nachweis fremdüblicher Preise führen.

Fazit

Auch im Bereich der Erstellung der Verrechnungspreisdokumentation hat der Weg hin zur Digitalisierung begonnen. Basis für die Digitalisierung bildet das grundlegende Verständnis des gesamten Prozesses von der Datenerhebung bis zur Vorlage bei den Finanzbehörden bzw. Betriebsprüfung. Durch den Einsatz geeigneter Werkzeuge können bereits heute Teilprozesse effizienter organisiert und teilautomatisiert werden. Der nächste Schritt, der mittelfristig erreicht werden kann, ist der Einsatz von künstlicher Intelligenz innerhalb des Prozesses. Langfristig bieten Technologien wie die bereits heute bekannte Blockchain, aber auch bis dato unbekannte Technologien die Möglichkeit, den Nachweis der Fremdüblichkeit neu zu denken. Dieser Schritt wird allerdings nur möglich, wenn die Steuerbehörden der Digitalisierung ebenfalls offen gegenüberstehen.

Im Fokus: Global Approach and TP Factory (englisch)

Die Digitalisierung verändert unsere Arbeitswelt grundlegend. Mit dem Global Approach und der TP Factory bietet Rödl & Partner bereits heute die Möglichkeit, die Erstellung der Verrechnungspreis-dokumentation grundlegend zu verändern.