Instandhaltung strategisch steuern

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Für viele Unternehmen und Träger in der Sozialwirtschaft ist die Bereitstellung und Unterhaltung von Gebäuden eine für die Wahrnehmung ihrer Kernaufgaben unverzichtbare Voraussetzung, da Gebäude die Rahmenbedingung für die Leistungen rund um Wohnen, Pflegen und Betreuen bilden.

Vielfach stellt dabei besonders die laufende Instandhaltung der Gebäude eine Herausforderung dar, sowohl in finanzieller Hinsicht wie in der operativen Abwicklung. Schlüssel für die Erhaltung der Gebäudesubstanz ist die Umsetzung einer vorbeugenden Instandhaltungsstrategie. Diese scheitert oftmals nicht nur an unzureichenden Instandhaltungsbudgets, sondern auch an fehlenden Datengrundlagen und falscher Prioritätensetzung. Eine professionelle Steuerung im Gebäudemanagement erlaubt, Budgetmittel im Sinne einer vorbeugenden Instandhaltung strategisch gezielt einzusetzen.

Die Instandhaltung ist die nach außen am stärksten wirksame, weil für Kunden und Mitarbeiter der Sozialwirtschaft unmittelbar und permanent sichtbare Aufgabe der Gebäudewirtschaft. Eine angenehme Atmosphäre hängt maßgeblich vom Zustand der Gebäude ab, in dem sich Wohnen, Pflegen, Betreuen und viele andere Angebote der Sozialwirtschaft abspielen. Wie in der öffentlichen Diskussion immer wieder sanierungsbedürftige Schulen das Bild des kommunalen Gebäudebestandes prägen, so werden Mängel in der Gebäudeinstandhaltung von Kunden und Mitarbeitern der Sozialwirtschaft schnell als solche wahrgenommen, was sich negativ auf Wohlempfinden und Arbeitszufriedenheit auswirken kann.

Die Ursache für Mängel bei der Instandhaltung der Gebäude liegt oftmals im Fehlen einer vorbeugenden Instandhaltungsstrategie. Die Umsetzung einer solchen Strategie scheitert jedoch nicht (nur) an zu niedrigen Instandhaltungsbudgets, sondern auch, weil Instandhaltungsmaßnahmen nicht entsprechend einer fachlichen Prioritätensetzung umgesetzt werden.

Zum Teil wird eine solche Priorisierung der erforderlichen Instandhaltungsmaßnahmen vom technischen Gebäudemanagement nicht vorgenommen, was mit fehlenden Datengrundlagen sowie knappen Personalressourcen zusammenhängen kann. In anderen Fällen werden fachliche Prioritätensetzungen von den Entscheidungsträgern entweder ignoriert oder zumindest grundlegend beschnitten. Ein häufiger Grund hierfür ist die Bevorzugung von Investitionen, weil diese im Vergleich mit Instandhaltungsmaßnahmen meist mit größerer Öffentlichkeitswirksamkeit verbunden sind. Schließlich werden mitunter statt der drängendsten Instandhaltungsmaßnahmen auch solche ausgeführt, die aus fachlicher Sicht (noch) nicht notwendig wären.

In der Folge dieser Vernachlässigung der Instandhaltung können sich Gebäudeschäden vergrößern und die Kosten für die Instandhaltung höher ausfallen als bei konsequenter Umsetzung einer vorbeugenden Instandhaltungsstrategie, die schon kleine Schäden repariert, bevor grundlegende Sanierungsmaßnahmen erforderlich werden.

Um eine fachlich überzeugende Prioritätensetzung bei der Gebäudeinstandhaltung zu entwickeln, bedarf es zunächst einer umfassenden Datenbasis, die eine vollständige Bewertung der absehbaren Instandhaltungsbedarfe erlaubt. Erfolgsentscheidend sind anschließend Wirtschaftlichkeitsberechnungen, die aufzeigen, welche Kosten sich aus unterschiedlichen Umsetzungszeitpunkten von Instandhaltungsmaßnahmen ergeben. Dabei wird mithilfe von Durchschnitts- und Erfahrungswerten ermittelt, welche negativen Folgen die Verschiebung von Maßnahmen für die Gebäudesubstanz hat und welche dementsprechend höheren Kosten für dann umfassendere Sanierungsmaßnahmen in der Zukunft anfallen würden. Durch solche Projektionen lässt sich mit hinreichender fachlicher Sicherheit vorhersagen, welche Kosten entstehen werden und welche Ersparnis über den Lebenszyklus der Gebäude durch rechtzeitige, weil vorbeugende Instandhaltungsmaßnahmen erreicht werden kann.

Um im Sinne eines nachhaltig effizienten Gebäudemanagements die Instandhaltungsstrategie mit der strategischen Entwicklung des Gebäudebestandes zu verbinden, sollten in die Projektionen außerdem Erkenntnisse aus Energie- und Bestandsmanagement einfließen.

Die beschriebenen Berechnungen sind Voraussetzung für die fachliche wie politische Überzeugungskraft einer Prioritätensetzung durch das Gebäudemanagement. Diese lässt sich in einer Prioritätenliste abbilden, die für den Beratungsprozess übersichtlich und leicht verständlich mithilfe eines Ampelsystems aufbereitet werden kann, das die fachliche Dringlichkeit der Maßnahmen anzeigt. Dabei werden kurzfristig umzusetzende Maßnahmen durch eine rote Ampel gekennzeichnet, während gelb auf einen mittelfristigen und grün auf langfristigen Instandhaltungsbedarf hinweist. Neben den Kosten der geplanten Maßnahmen werden in der Prioritätenliste die Mehrkosten bei späterer Umsetzung dargestellt, idealerweise mit zwei oder mehr Zeitszenarien.

Die Gegenüberstellung der Kosten für die im Finanzplanungszeitraum fachlich erforderlichen Maßnahmen („rote” Maßnahmen) mit den insgesamt zur Verfügung stehenden Mitteln zeigt auf, ob noch Spielraum besteht, auch mittel- bis langfristig anstehende Maßnahmen zu beschließen.

Eine Alternative zur Durchsetzung fachlicher Prioritäten über detailliertere Informationen für die Entscheidungsträger ist die Festlegung eines pauschalierten jährlichen Instandhaltungsbudgets. Dieses bemisst sich am durchschnittlichen Instandhaltungsbedarf des Gebäudebestandes – wobei die technische Gebäudeausstattung besonders zu berücksichtigen ist – und kann auf Folgejahre übertragen werden. Das technische Gebäudemanagement verfügt auf diese Weise über ein – abhängig von der Entwicklung des Gebäudebestandes – festes Instandhaltungsbudget, sodass es selbstständig und flexibel nach fachlicher Prioritätensetzung über die zeitliche Abfolge der Maßnahmen entscheiden kann. Die transparente Darstellung der dafür entwickelten Instandhaltungsstrategie gegenüber den Entscheidungsgremien erlaubt diesen, weiterhin ihre Haushaltsverantwortung wahrzunehmen.

Rödl & Partner berät seit vielen Jahren Unternehmen und Kommunen im Aufgabenfeld Gebäudemanagement und bietet mit seinem Kompetenz-Center „Facility-Management” umfassendes und praxiserprobtes Know-how zu betriebswirtschaftlichen, organisationsanalytischen, rechtlichen und steuerrechtlichen Fragestellungen der Gebäudewirtschaft aus einer Hand an.