Erste Hilfe für die Nachfolge

Die besonders enge Beziehung zwischen Unternehmen und Familie, die Chance eines starken Zusammenhalts, aber auch die Bedrohungen durch familiäre Konflikte zeigen sich bei der Unternehmensnachfolge sehr deutlich. All diese Aspekte müssen bedacht werden, wenn der Übergeber sein eigenes unternehmerisches Lebenswerk mittels erfolgreicher Nachfolge vollenden möchte. Herausforderungen und Fallstricke können sowohl durch eine frühzeitige Vorbereitung und Planung als auch einen ausgeklügelten Notfallkoffer mit wichtigen Informationen umgangen oder im Ernstfall verarztet werden.

8 Thesen: Vorsorge und Prophylaxe

1. Die Nachfolgeplanung ist unverzichtbarer Bestandteil der Unternehmensplanung.

Das Vorhandensein ist elementar im Ratingprozess.
Mit der Organisation sollte frühzeitig begonnen werden.
Es gibt keine Tabus, alle kritischen Themen müssen auf den Tisch.
Rechtliche und steuerliche Hürden müssen genommen werden; sie dürfen jedoch nicht die Richtung diktieren.

2. Ein Nachfolgekonzept muss für jeden der nachfolgenden Fälle vorhanden sein.

Handlungsunfähigkeit: Vorsorgemaßnahmen, wie Notgeschäfts-führer oder Vorsorgevollmacht.
Unerwarteter Todesfall: „Notfall-Testament” bzw. vorzeitiges Unternehmertestament.
Geplantes Ausscheiden des Seniors: Vorweggenommene Erbfolge.
Statistische Lebenserwartung des Seniors: Endgültiges Testament.

3. Die Nachfolgeplanung muss von der Familie und den Führungskräften mitgetragen werden.

Eine gerechte Verteilung ist essenziell.

Gleiche Beteiligung aller Kinder am gesamten Vermögen oder: Operativ tätige Kinder erhalten mehr Anteile am Betriebs-, die anderen mehr am Privatvermögen.

4. Für die Heranführung des Nachfolgers gibt es kein Patentrezept.

Die Entscheidungsregeln sollten frühzeitig klar geregelt sein.
Der Unternehmer muss die Entscheidung treffen.
Frage an Junior: Würde ich das Unternehmen auch übernehmen, wenn ich nicht der Sohn/die Tochter des Unternehmers wäre?
Frage an Senior: Würde ich das Unternehmen auch an den Junior übergeben, wenn er nicht mein Sohn / meine Tochter wäre?

5. Die Einsetzung einer Fremdgeschäftsführung im Bedarfsfall darf kein Tabu sein.

Es kann notwendig sein, eine „Generationslücke” zu überbrücken, bspw. solange die Kinder zu jung sind oder falls kein geeigneter Nachfolger vorhanden ist.
Aufgabenverteilung: Konsequente Übertragung der operativen Führung; strategische Entscheidungen immer in Abstimmung mit Gesellschaftern.

6. Die Veräußerung des Unternehmens darf kein Tabu sein.

Für kleine und mittlere Familienunternehmen ist der Verkauf eher sinnvoll als eine Fremdgeschäftsführung.
Wenn keine Nachfolger vorhanden sind, kann auch der Übergang auf eine Stiftung eine interessante Lösung sein.

7. Bei der Lösung von Konflikten kann ein Beirat sehr hilfreich sein.

Er berät und begleitet Nachfolger. Daher sollte frühzeitig an eine „Installation“ im Gesellschaftsvertrag mit Einblicken in die Geschäftstätigkeit gedacht werden.
Er kann beratender Natur sein oder mit echten Kontrollkompetenzen ausgestattet werden.
Seine Tätigkeit kann sich auch auf bestimmte Bereiche beschränken.
Seine Kompetenzen sollten nach dem Tod des Seniors erweitert weden.

8. Liquide Ansprüche gegen Nachfolger müssen in der Planung berücksichtigt und finanzierbar sein.

Liquide Ansprüche gegen die Nachfolger können entstehen aus:

Zugewinnausgleichsansprüchen,
Pflichtteilsansprüchen und
Steuerbelastungen.

Der Notfallkoffer: Checkliste für den Ernstfall

„Business as usual” – das fällt schwer, wenn der Unternehmer plötzlich für längere Zeit ausfällt. Ein Notfallkoffer ist für die betroffene Familie unabdingbar. Um die unternehmerische Existenz im Ernstfall zu sichern, dienen aktuell zu haltende Standardvorlagen zum Inhalt eines Notfallkoffers als Anhaltspunkte. Im Einzelfall müssen jedoch auch betriebliche Besonderheiten berücksichtigt werden (z. B. Passwörter, geheime Rezepturen, Sonderabsprachen, Organigramme). Sind der geschäftliche und private Bereich eines Unternehmers eng miteinander verwoben, ist es ratsam, im Koffer notwendige Unterlagen aus beiden Lebensbereichen zur Verfügung zu stellen.

Benachrichtigungsliste	Die Liste enthält alle (privaten und geschäftlichen) Kontakte, die im Notfall informiert werden sollen. Auch die Benachrichtigungsreihenfolge und der Umfang der weiterzugebenden Informationen können festgelegt werden.
Persönliche Unterlagen	Neben der Benachrichtigungsliste sollten persönliche Daten sowie medizinische Informationen, z.B. (chronische) Krankheiten, Prothesen und Implantate, Medikamente, Allergien und Unverträglichkeiten, behandelnde Ärzte benannt werden.
Vertragsdokumente und behördliche Unterlagen	Hier empfiehlt es sich, betriebliche (z.B. Gesellschaftsverträge) und private Unterlagen (z.B. Testament) zu trennen. Werden im Notfallkoffer nur Kopien der Dokumente aufbewahrt, ist ein Hinweis auf den Aufbewahrungsort der Originale hilfreich.
Versicherungsdokumente	Es ist sinnvoll, eine vollständige Auflistung der bestehenden betrieblichen und privaten Versicherungen mit Versicherungsgesellschaft und -nummer zur Verfügung zu stellen. Ggf. sollten die ersten Seiten der Police kopiert werden.
Zugangscodes, PINs und Schlüssel	Fehlen wichtige Login-Daten sind dem Stellvertreter oder den Angehörigen vorerst die Hände gebunden. Eine vollständige und aktuelle Liste relevanter Zugangsinformationen sollte deshalb stets Bestandteil eines Notfallkoffers sein.
Schlüsselinformationen	Hier finden sich Angaben, die es einem Stellvertreter ermöglichen, in kurzer Zeit einen Überblick über die Situation des Unternehmens zu erhalten. Der Vertreter soll verstehen, wie der Betrieb funktioniert. Es können auch die Unternehmenswerte dargestellt werden.
Geschäftspartnerlisten	Für den Vertreter sind Kontaktinformationen von Kunden, Lieferanten, Geschäftspartnern, Informationen zu betrieblichen Netzwerken, Institutionen und sonstigen Personen (z.B. Business Angels) unverzichtbar. Es sollte vermerkt werden, in welcher Beziehung sie zum Unternehmen stehen.