Internationale Matrixorganisationen – Herausforderungen für die steuerliche Compliance

veröffentlicht am 6. August 2019 | Lesedauer ca. 3 Minuten

Zur Verbesserung der Effizienz und Flexibilität stellen sich internationale Unternehmen zunehmend in Matrixorganisationen auf. Aufgaben und Verantwortungen werden in globalen Shared Service-Abteilungen und sog. „Centers of Competence” gebündelt, z.B. für HR, IT, Sales oder Finance. Die zentral angestellten Matrixmanager bekommen konzernweit die Entscheidungshoheit über die ihnen zugewiesenen Geschäfts-/Produktbereiche. Berichts-, Kontroll- und Entscheidungslinien folgen demnach unabhängig vom rechtlichen Aufbau des Konzerns oder der geografischen und gesellschaftsrechtlichen Zugehörigkeit der Akteure. Die dadurch entmachteten Geschäftsführer in den lokalen Gesellschaften müssen übergeordnete Entscheidungen umsetzen. Matrixstrukturen sind steuerlich nicht ohne Risiken. Gerade vor dem Hintergrund der aktuellen Verschärfungen im internationalen Steuerrecht kommt der richtigen Ausgestaltung der Matrixorganisation und ihrer Transparenz erhöhte Bedeutung zu, um steuerliche Mehrbelastungen zu vermeiden.

Die steuerlichen Herausforderungen ergeben sich primär daraus, dass Matrixmanager einerseits aus einem Land heraus tätig werden – nämlich häufig bei der deutschen Konzernzentrale oder der Shared Service-Gesellschaft. Sie sind dort angestellt und in dem Land wohnhaft. Andererseits üben die Matrixmanager ihre Tätigkeit für die Konzerngruppengesellschaften weltweit aus, mit naturgemäß hoher Reiseintensität – auch vor Ort im jeweiligen Ausland.

Steuerliche Betriebsstätte

Eine solche Matrix-Tätigkeit kann im Ausland ungewollt zur Begründung einer bzw. mehrerer Geschäftsleitungs- /Vertreterbetriebsstätten führen, in manchen Ländern auch zu einer Dienstleistungsbetriebstätte. Schon sog. „Hilfstätigkeiten zur Vorbereitung von Vertragsabschlüssen” können dafür ausreichen. Besonders im Global Sales-Bereich ist daher Vorsicht geboten, welche Befugnisse die Manager erhalten.

Gegebenenfalls entsteht auf den steuerlich zu ermittelnden Betriebstättengewinn in dem betroffenen Land eine beschränkte Ertragsteuerpflicht derjenigen inländischen Gesellschaft, von dem aus der Manager tätig wird. Leistungen zwischen den Betriebsstätten und dem Stammhaus sind auf Basis angemessener Verrechnungspreise zu vergüten. Unternehmen müssen dann Vorsorge tragen, dass die Betriebsstättengewinne nicht zusätzlich im Stammhaus besteuert werden. Die Herausforderungen potenzieren sich, wenn der Matrixmanager bei seiner funktionalen Zuständigkeit für Gesellschaften in sehr vielen Ländern tätig wird; die Begründung von 20 und mehr Betriebstätten ist nicht untypisch.

Ausland: Lohnsteuerpflicht

Der grenzüberschreitende Einsatz der Matrixmanager wirft weitere Fragestellungen bei der territorialen Zuordnung, dem wirtschaftlichen Arbeitgeber und der Lohnsteuerpflicht auf. Das führt ebenfalls zu steuer- und abgabenrechtlichen Pflichten und dem Risiko einer doppelten Lohnsteuer- und Sozialversicherungspflicht. Bei einer Zuordnung der Tätigkeit zu einer Betriebsstätte im Ausland entsteht bereits ab dem ersten Tag eine Lohnsteuerpflicht im Ausland (keine 183-Tage Grenze). Zudem müssen die sozialversicherungsrechtlichen A1-Pflichten und bei EU-Dienstreisen gesonderte Meldepflichten (ab dem ersten Tag) erfüllt werden.

Verlagerung

Matrixmanager, die einerseits im Ausland ihren Wohnsitz haben und dort angestellt sind, andererseits für inländische Konzerngesellschaften tätig werden, begründen zudem das Risiko einer Verlagerung des Orts der geschäftlichen Oberleitung dieser inländischen Konzerngesellschaften in den ausländischen Tätigkeitsstaat bzw. zumindest der Entstehung einer Geschäftsleitungsbetriebsstätte. Die inländische Gesellschaft wäre dadurch im Ausland unbeschränkt bzw. zumindest beschränkt steuerpflichtig. Als Folgeproblem in Deutschland könnten diese Gesellschaften mangels inländischen Orts der Geschäftsleitung nicht mehr in bestehende ertragsteuerliche Organschaften eingegliedert sein.

In Extremfällen kann die Zuordnung von Abteilungen (z.B. des F & E-Bereichs) zu einem neuen (Matrix-)Führungsteam im Ausland oder ähnliche Reorganisationen auch zu einer sog. „Funktionsverlagerung” führen, bei der erhebliche Steuerbelastungen ausgelöst werden.

Leistungsaustausch

Umsatzsteuerliche Folgen ergeben sich in Abhängigkeit davon, ob die eingesetzten Matrixmanager aus dem In- oder aber aus dem Ausland tätig werden. Sofern im Ausland ansässige Matrixmanager gegenüber den inländischen Konzerngesellschaften Leistungen erbringen, kann das zu einer Belastung mit Umsatzsteuer führen, der sich bei der Ausführung der Geschäftsführung durch den rechtlichen Geschäftsführer der Untergesellschaft mangels Vorliegens eines zusätzlichen Leistungsaustauschs nicht ergeben würde. Soweit Matrixmanager aus einer inländischen Einheit heraus in Aktion treten, können die Voraussetzungen für umsatzsteuerliche Organschaften in aller Regel erfüllt werden, da die organisatorische Eingliederung bei Matrixorganisationen meist gewährleistet werden kann.

Lokaler Geschäftsführer

Risiken birgt die Matrix-Struktur auch für die entmachteten Geschäftsleiter der Konzerngesellschaften. Die Legalitätspflicht der Geschäftsleiter, die auch die Pflicht der Geschäftsleiter zur Erfüllung der sich u.a. aus § 34 Abs.1 AO ergebenden steuerlichen Pflichten der Gesellschaft umfasst, kann auch durch Matrixstrukturen nicht abbedungen werden, sodass die faktische Wahrnehmung der steuerlichen Pflichten durch die Konzernsteuerabteilung die Geschäftsleiter nicht von der rechtlichen Verantwortung für die Tax Compliance entbindet.

Obligatorische Buchhaltung

Bei internationalen Matrixstrukturen ist oft eine Auslagerung der Buchhaltung der einzelnen Konzerngesellschaften zu beobachten; berücksichtigt werden muss, dass die Buchführung und Aufbewahrung von Unterlagen in Deutschland zu erfolgen hat. Möglich ist aber die Führung elektronischer Bücher und sonstiger elektronischer Aufzeichnungen außerhalb Deutschlands; das bedarf vorab eines schriftlichen Antrags sowie der Zustimmung des Finanzamts.

Empfehlungen

Die sich in Matrixorganisationen ergebenden problematischen Themenstellungen sollten im Zweifel aktiv steuerlich untersucht werden (Matrix-Check). Eine professionelle externe Unterstützung durch international aufgestellte Experten kann den Aufwand erheblich reduzieren und Fehler vermeiden.
Abhängig von den Ergebnisse sollten Aufgaben- und Prozessbeschreibungen sowie Kommunikationsleitlinien und die Implementierung eines zentralen Monitorings integriert werden (Matrix-Compliance). Die Matrix-Compliance sollte selbstverständlich in die allgemeinen internen Compliance-Strukturen eingefügt werden.
Die Reisetätigkeit des betroffenen Matrixmanagers sollte möglichst über entsprechende Tools erfasst und ggf. bei den zuständigen Behörden gemeldet werden.
Steuer-, HR- und Legal / Compliance-Abteilungen müssen in einem möglichst standardisierten Prozess in die Beurteilungen, die Compliance und das Monitoring der Matrixstrukturen einbezogen werden.
Im Falle des entstehenden Leistungsaustausches mit den zentralen Leistungsstellen in der Matrix müssen insbesondere die umsatzsteuerlichen Anforderungen an die Rechnungsstellung beachtet werden.