Schwachstellen bei Implementierung und Betrieb von ERP-Systemen

zuletzt aktualisiert am 30. April 2020 | Lesedauer ca. 3 Minuten
 
 

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• Schwachstellen im Betrieb von ERP-Systemen »

• Maßnahmen zur Vorbeugung von Problemfeldern »

• IT-Service für ERP-Lösungen »

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Der integrierte Ansatz zur Steuerung von Unternehmen mit ERP-Lösungen

Erfolgreiche mittelständische Unternehmen gestalten ihre Geschäftsmodelle global; das gilt für das Sourcing/

den Einkauf, die Produktion und den Vertrieb ihrer Produkte und Leistungen weltweit. Mit der Erschließung der unternehmerischen Chancen geht bei der Globalisierung aber auch die Komplexität in den Geschäftsprozessen einher. Die Steuerung eines global tätigen Unternehmens erfordert zwingend eine solide Zahlenbasis.
 
Über die in der traditionell geprägten Wirtschaftsprüfung übliche Prüfung und Bewertung der Zahlenwerke für zurückliegende Perioden bieten wir an Mandanten auch bei der Aufgabenstellung, ihr Unternehmen „just in time” zu steuern und fundierte Entscheidungen für die Zukunft zu treffen.
 

 
Kennzahlensysteme, Geschäftsprozesse, IT-Anwendungen und die IT-Landschaft der Unternehmen müssen integriert und ganzheitlich betrachtet werden. Insbesondere ERP-Systemen kommt bei der Bereitstellung von Steuerungsinformationen dabei eine zentrale Rolle zu. Jedoch bleibt die Qualität der bereitgestellten Daten und die tatsächlich genutzten Information oft weit hinter den Erwartungen zurück.
 

Schwachstellen im Betrieb von ERP-Systemen

Die typischen Problemfelder im Betrieb eines ERP-Systems sind z.B.:

• Fehlerhafte Bestände;
• Fehlerhafte Bewertung von halbfertigen Produkten;
• Fehlerhafte Bewertung von halbfertigen Projekten;
• Differenzen im Rechnungswesen;
• Konsolidierung von Daten über legale Einheiten hinweg.

 
Falsche, fehlende, nicht zeitnah gebuchte Daten, die bei einem Geschäftsvorfall zur Weiterverarbeitung und zur Erzeugung von entscheidungsrelevanten Informationen notwendig sind, führen immer wieder zu Reibungsverlusten im Tagesgeschäft.
 
Die Ursachen dafür sind vielfältig:

• Fehlbuchungen bzw. fehlerhafte Eingaben in Wareneingangs-, Umlagerungs-, Produktions-, Warenausgangs-, Gutschriften-, Inventurbuchungen, usw.;
• Fehlerhafte Daten aus Fremdsystemen;
• Ablaufprozesse sind nicht klar und eindeutig, bzw. nicht mehr aktuell im ERP-System abgebildet;
• Zwangsreihenfolge von Buchungen wurde nicht eingehalten;
• Unzureichende Systemkenntnisse im operativen Anwenderbereich, z.B. durch Mitarbeiterwechsel.

 
Besonders häufig bilden Schnittstellen zum ERP-System die Schwachstellen im operativen Geschäft. Sei es die manuelle Schnittstelle bei der Eingabe und Verbuchung oder die maschinelle Befüllung mit Daten durch angebundene Fremdsysteme.
 

Maßnahmen zur Vorbeugung von Problemfeldern

Um die Nutzbarkeit und die Prüfbarkeit der ERP-Daten von Anfang an aber auch über die Jahre des Betriebs hinweg sicherzustellen, bietet sich ein ganzheitlicher und integrierter Ansatz für die Implementierung und den Betrieb einer ERP-Lösung an.
 
Dieser beinhaltet dann:  

• Definition des Kennzahlensystems und Steuerungskonzeptes;
• Dokumentation und Hinterlegung von Geschäftsprozessen im ERP-System;
• Standardisierung von Schnittstellen mit Middleware zur Planung und automatisierten Überwachung;
• Strukturiertes und automatisiertes Testmanagement mit Tools;
• Einführung und laufende Überwachung des Berechtigungskonzeptes auf Basis von Rollen und Rechten;
• Unterstützung bei der Anwendung des ERP-Systems mit Workflows, die Bedienschritte automatisieren und absichern;
• Initiale und laufende Schulungen von erfahrenen Fachleuten;
• Sicherstellung des fehlerfreien und performanten Betriebs der ERP-Lösung in der IT-Landschaft an allen Unternehmensstandorten;
• Im laufenden Betrieb stellt der IT-Service die Betreuung der Anwender (Hotline) aber auch die Aktualisierung der ERP-Lösung an neue organisatorische, rechtliche oder technische Anforderungen sicher.

 
Dem IT-Service im laufenden Betrieb kommt  zentrale Bedeutung zu, wenn das ERP-System kontinuierliche Steuerungsinformationen liefert und den Ansprüchen der Prüfung gerecht wird.
 

IT-Service für ERP-Lösungen

Durch Einbindung eines professionellen Service-Providers für die Aufgaben des IT-Service können sich Unternehmen vollumfänglich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und Schwachstellen beim Betrieb des ERP-Systems minimieren. Zudem werden dabei die aus Sicht der IT- und Wirtschaftsprüfung einzuhaltenden Compliance- und Governance-Richtlinien ab einer frühen Phase des ERP-Betriebs sichergestellt. Die bei manchen Unternehmen gewachsene „Turnschuh IT” wird den Ansprüchen immer weniger gerecht werden.
 
Für die IT-Serviceleistungen hat sich die ursprünglich von der Britischen Regierungsbehörde Cabinet Office entwickelte IT Infrastructure Library (ITIL) als De-Facto-Standard etabliert. Eine wesentliche Aufgabenstellung besteht darin, die für ein mittelständisches Unternehmen sinnvolle Standardisierung und Formalisierung von IT-Serviceleistungen beim Betrieb des ERP-Systems zu erkennen und umzusetzen.
 

Die Vorgehensweise dazu wird im Folgenden kurz skizziert:

Mit verschiedenen Servicestufen und unterschiedlichen Betriebs- und Reaktionszeiten wird zunächst mit dem Anwenderunternehmen in Form eines Service Level Agreements (SLA) ein individuelles Supportkonzept beschrieben.
 
Im Kontext des Hotline-Service werden gemeldete Störungen beim Betrieb des ERP-Systems über ein Service Desk aufgenommen. Ein professionell aufgesetztes Incident Management stellt die zeitnahe Behebung der Störung sicher. Typische SLA sind die Verfügbarkeit 24/7 und die Ersterledigung von Anfragen bei 80 Prozent.
 
Zu den System-Services gehören bspw. die Durchführung von periodischen Arbeiten, wie Lagerneuberech­nungen und -abschlüsse sowie Salden- und Kontenabstimmungen. Die regelmäßigen Tätigkeiten in einem ERP-System tragen wesentlich zur erfolgreichen IT-Prüfung bei.
 
Um neue bzw. geänderte gesetzliche Regelungen zu erfüllen, sollte ein ERP-System immer auf dem aktuellen Release-Stand sein. Systemaktualisierungen sind daher unter Berücksichtigung einer detaillierten Kosten-/Nutzen-Betrachtung unabdingbar. Dabei werden vom Provider Minor- und Major-Releases in Abstimmung mit dem Unternehmen implementiert.
 

Fazit

Damit typische Schwachstellen beim Betrieb von ERP-Lösungen vermieden und bei Prüfungen nicht mit teuren Feuerwehraktionen behoben werden müssen, sollte  eine ganzheitlicher Ansatz für die Einführung und den dauerhaften Betrieb von ERP-Systemen verfolgt werden.
 
Die integrierte und ganzheitliche Betrachtung des Steuerungssystems, der Geschäftsprozesse, der ERP-Soft­ware und der IT-Landschaft steht oft an erster Stelle. Leistungen dazu sollten von Anfang an auf die unter­nehmerischen Anforderungen, aber auch auf die Prüfbarkeit durch den Wirtschaftsprüfer ausgerichtet sein.