Digitalisierung der Finanzprozesse im deutschen Mittelstand

veröffentlicht am 3. Februar 2021 | Lesedauer ca. 3 Minuten

Das aktuelle Thema Digitalisierung ist gerade in aller Munde und auf vielen Medien­plattformen zu finden. Dabei wird immer wieder auch die Automatisierung der Wertschöpfungsprozesse und der im Unternehmen benötigten Unterstützungspro­zesse durch Technologie als Digitalisierung bezeichnet, obwohl es weder um neue digitale Geschäftsmodelle noch neue Formen der Plattformökonomie geht. Ist es deswegen falsch oder weniger wichtig? Mitnichten. Wir sehen momentan den Trend im Markt genau solche Themen mit hoher Priorität anzugehen. Was genau heißt das speziell für Finanzprozesse? Gerade im Mittelstand, wo zum Teil historisch gewachsene Prozesse auf veraltete Systeme treffen, bietet der Einsatz von aktuellen IT-Werkzeugen eine große Chance zur Effizienzsteigerung und Modernisierung der gesamten Finanzprozesse.

• Effizienz durch automatisierte Prozesse »

• Akzeptanz durch Bereitschaft zur Veränderung »

• Transparenz durch Berichte auf „Knopfdruck” »

• Fazit: Digitalisierung im Finanzwesen »

Auf der einen Seite stellen sich Unternehmen Fragen wie „Warum schaffen wir es nicht, bei jeder Rechnung Skonto zu ziehen?” oder „Warum haben wir Mitte des Folgemonats den Monatsabschluss immer noch nicht final?”; während auf der anderen Seite die Mitarbeiter überlastet sind und Überstunden leisten. Sei es die Geschäftsführung, Abteilungsleiter, Banken oder Wirtschaftsprüfer: Alle Verarbeiter von finanzrelevanten Daten haben Zeitdruck und fordern Informationen in Echtzeit. Nur durch aktuelle, stimmige Informationen ist es möglich, auf Veränderungen schnell zu reagieren und Maßnahmen zu ergreifen. Gut designte Finanz­prozesse (inhaltlicher wie technischer Art) schaffen Transparenz und Effizienz und somit auch einen Wettbewerbsvorteil.
 
Nachdem in den letzten Jahren viele Unternehmen bereits Themen wie elektronische Rechnungsverarbeitung oder elektronischer Kontoauszug eingeführt haben, wird nun im nächsten Schritt die Verschlankung und Optimierung aller Finanzprozesse immer wichtiger.

Aus unserer Sicht bilden die Faktoren Effizienz (durch automatisierte Prozesse), Akzeptanz (durch die Bereitschaft zur Veränderung) und Transparenz der Daten (durch Berichte in Echtzeit), die Eckpfeiler der Optimierung der Finanzprozesse. Sie werden im Folgenden näher beschrieben.

Effizienz durch automatisierte Prozesse

Für Unternehmen wird es immer wichtiger, schneller in den Prozessen und somit auch in den Entscheidungen zu werden. Ein erster Schritt zur Vorbereitung für automatisierte Prozesse ist die Stammdatenbereinigung und Standardisierung der Stammdatenpflege. Es sollen bspw. doppelte oder fehlerhafte Stammdaten identifiziert und bereinigt werden. Zudem soll künftig dafür Sorge getragen werden, dass die Datenqualität gesteigert wird. Nur aus validen Daten können Informationen und Wissen generiert werden.

Unnötige oder zu aufwändige Prozessschritte müssen gefunden und abgeschafft bzw. verschlankt werden. Dabei helfen Best Practice-Ansätze und Softwarewerkzeuge, z.B. Intelligent Robotic Process Automation (RPA) oder auch Process-Mining. Damit können bspw. sich ständig wiederholende Prozesse identifiziert, bereinigt und/oder automatisiert werden. Das bedeutet, dass ein Software Roboter hilft, die Vielzahl der einzelnen manuellen Arbeitsschritte wie einer bestimmten Benutzergruppe, zu erfassen und analysierbar zu machen. Mit dem Ergebnis ist es möglich, neue Prozesse oder Prozessketten zu entwickeln, manuelle und zeitaufwendige Tätigkeiten z.B. einem automatisierten Prozess zuzuordnen und somit mehr freie Ressourcen zu schaffen.

Ein Beispiel für die Automatisierung von Finanzprozessen ist die Rechnungserkennung und Zahlungsver­arbeitung (automatisches Scannen und Verbuchen). Die neue Unterstützung von Künstlicher Intelligenz durch lernende Algorithmen kann bereits im Entstehungsprozess einer Buchung Redundanzen vermeiden und somit eine solide und transparente Datenbasis schaffen. Die Rechnungsprüfung kann durch die Nutzung von Workflow-Tools unterstützt werden. So entfallen überflüssige Transportwege von Papier im eigenen Unternehmen und elektronische Vertreterregeln verhindern, dass Rechnungen unbearbeitet im Workflow hängen bleiben.

Akzeptanz durch Bereitschaft zur Veränderung

Durch automatisierte Prozesse und die Einführung neuer Systeme, die das unterstützen, werden in Zukunft immer mehr sich ständig wiederholende Tätigkeiten durch den Menschen wegfallen. Das verändert u.U. das Anforderungsprofil eines Mitarbeiters im Finanzbereich erheblich. Eine Voraussetzung für Veränderungen wird der Wille zur ständigen Lernbereitschaft sein. Entscheidungen, ob ein Mitarbeiter im Finanzwesen eher ein Generalist oder ein Spezialist sein will, müssen getroffen werden: Nicht jeder muss und kann alles wissen. Welche Kompetenzen künftig notwendig sein werden und wie sich der einzelne Mitarbeiter und auch seine Organisation dazu anpassen müssen, hängt vom Grad der Digitalisierung und von den neu designten Finanzprozessen ab.

Durch freiwerdende Ressourcen infolge effizienter automatisierter Prozesse kann nun z.B. ein Fokus auf ad hoc-Analysen gelegt werden. Sie dienen für Finanzszenarien zur Unterstützung der Geschäftsführung oder der operativen Bereiche. Digitalisierung kann nur in enger Zusammenarbeit aller Bereiche funktionieren.

Gleichzeitig können durch die Digitalisierung auch neue Aufgaben im Finanzwesen entstehen, die dem ein oder anderen Mitarbeiter neue Möglichkeiten bieten, sich weiterzuentwickeln.

Zusätzlich erfordert die Digitalisierung häufig eine enge Zusammenarbeit der Bereiche mit Beratern, die sowohl Finanzexperten als auch IT-Fachleute sind, um die komplexen Themen stemmen zu können.

Transparenz durch Berichte auf „Knopfdruck”

Die Automatisierung des Berichtswesens ist nur der logische Schritt, nachdem die Finanzprozesse vorher erfolgreich automatisiert wurden. Welcher Entscheider wünscht sich nicht Informationen auf Knopfdruck? Die Daten sollen in Echtzeit, multidimensional und von überall zugreifbar sein. Ziel ist dabei, Inhalte auf den Nutzer zugeschnitten und möglichst erkenntnisunterstützend darzustellen. Auch eine ansprechende und intuitiv zu bedienende Benutzeroberfläche ist mittlerweile „state of the art”.

Fazit: Digitalisierung im Finanzwesen

Die Digitalisierung ist im Finanzwesen angekommen. Effizienz, Akzeptanz und Transparenz sind die neuen Schlagwörter, wenn es um Digitalisierung geht. Viele Prozesse und Tätigkeiten, die sich über Jahre einge­schliffen haben, lassen sich durch die Unterstützung von Tools oder Software identifizieren und verbessern. Eine bereinigte und gut aufgestellte Datenbasis ist die Grundlage eines Veränderungsprozesses im Finanz­wesen. Danach gilt es, Prozesse zu analysieren, zu straffen und wo möglich zu automatisieren. Anschließende Reporting-Möglichkeiten runden den Digitalisierungsprozess im Finanzwesen ab.

Voraussetzung für den Digitalisierungsprozess ist der Wille zur Veränderung. Das gilt nicht nur für das Manage­ment des Unternehmens, sondern betrifft jeden einzelnen Mitarbeiter. Die Veränderung ist die Voraussetzung, um langfristig zukunftsfähig und profitabel zu bleiben.