Einsatz ausländischer Mitarbeiter: Steuerliche Aspekte bei Inboundern

Der Einsatz ausländischer Arbeitskräfte („Inbounder”) gehört zunehmend zum Alltag deutscher Unternehmen und stellt sie vor neue Heraus­forderungen. Ob eine lokale Einstellung eines ausländischen Mitarbeiters, ein Einsatz in Deutschland im Rahmen einer Mitarbeiter­entsendung oder eine Tätigkeit in Deutschland bei einer Dienstreise – alle Konstellationen ziehen steuerliche Konsequenzen nach sich.
 

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• Arbeitgeberverpflichtungen: Lohnsteuerabzug und Anträge »

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Steuerpflicht nach nationalem deutschen Steuerrecht

Um die steuer­lichen Folgen des Einsatzes für den Arbeitgeber und den Mitarbeiter abzuschätzen, muss zunächst die Steuer­pflicht nach nationalen deutschen Regelungen bestimmt werden. Begründet der Mitarbeiter einen Wohnsitz oder einen gewöhnlichen Aufenthalt im Inland, wird er unbeschränkt einkommen­steuer­pflichtig in Deutschland – d.h., mit seinen weltweiten Einkünften.

Ein Wohnsitz ist dabei nicht zwingend eine eigene Wohnung. Auch ein Zimmer in einem Hotel oder einer Pension kann bei dauerhafter Anmietung als Wohnsitz gelten. Ein weit verbreiteter Irrtum: die Meldung beim Einwohnermeldeamt ist für das Vorliegen eines Wohnsitzes nicht entscheidend. Sie hat lediglich Indizwirkung, kann aber bei mit beschränkter Steuerpflicht zu Problemen führen.
 

Neben dem Wohnsitz kann auch ein gewöhnlicher Aufenthalt in Deutschland zu einer Steuer­pflicht führen. Dazu kommt es, wenn der Mitarbeiter sich in einem zusammen­hängenden Zeitraum von mehr als sechs Monaten in Deutschland aufhält. Auch hier gibt es viele Fallstricke. Eine kurze Aus- und anschließende Einreise unterbricht den Sechsmonats-Zeitraum bspw. nicht. Eine Tätigkeit des Mitarbeiters ohne einen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt führt zur sog. beschränkten Steuerpflicht. Dabei sind Einkünfte aus deutschen Quellen in Deutschland steuerpflichtig. Dazu zählt in erster Linie Arbeitslohn für die deutschen Arbeitstage; ob auch der Arbeitsvertrag in Deutschland geschlossen ist, spielt hier keine Rolle.

Doppelbesteuerungsabkommen (DBA): Welches Land hat das Besteuerungsrecht?

Kommt es zu einer Steuerpflicht nach nationalen deutschen Regelungen, muss im zweiten Schritt geprüft werden, ob die betroffenen Einkünfte nach einem Doppel­besteuerungs­abkommen von der Besteuerung befreit werden können.

Bei Einkünften aus nicht­selbst­ständiger Arbeit ist grundsätzlich das Tätigkeits­landprinzip entscheidend. Danach hat Deutschland das Besteuerungsrecht, wenn die Tätigkeit im Inland ausgeübt wurde. Unter bestimmten Voraussetzungen gibt es jedoch Ausnahmen von diesem Prinzip. Dazu gehört die sog. „183-Tage-Regel”. Danach darf Deutschland die Einkünfte trotz einer Tätigkeit im Land nicht besteuern, wenn der Mitarbeiter im Sinne des Abkommens in einem anderen Land ansässig ist, in Deutschland weniger als 183 Tage verbringt und sein Gehalt nicht von einem wirtschaftlichen Arbeitgeber oder einer Betriebsstätte getragen wird.

Die Anwesenheit in Deutschland an weniger als 183 Tagen wird dabei oft als entscheidendes Kriterium betrachtet. Aber Achtung: Daneben müssen alle anderen Voraus­setzungen erfüllt sein. Der Lebensmittel­punkt des Mitarbeiters darf beispielsweise nicht in Deutschland liegen und der Mitarbeiter darf nicht im wirtschaftlichen Interesse eines deutschen Arbeitgebers tätig werden.

Arbeitgeber­verpflichtungen: Lohnsteuerabzug und Anträge

Kommt es zu einer Steuerpflicht in Deutschland, besteht Handlungsbedarf für den Arbeitgeber. Für den betroffenen Mitarbeiter muss eine Gehaltsabrechnung in Deutschland erfolgen.

Ist der Mitarbeiter unbeschränkt steuerpflichtig in Deutschland, unterliegt sein Arbeitslohn grundsätzlich in voller Höhe dem Lohnsteuerabzug. Weist das DBA jedoch das Besteuerungsrecht für einzelne Arbeitstage dem Herkunftsland des Mitarbeiters zu (z.B. Arbeitstage außerhalb Deutschlands), kann für die darauf entfallenden Einkünfte von dem Lohnsteuerabzug abgesehen werden. Je nach Land ist dafür ein Antrag beim Betriebsstätten-Finanzamt verpflichtend.

Ist der Mitarbeiter lediglich beschränkt steuerpflichtig (kein Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt in Deutschland) und hat Deutschland das Besteuerungsrecht, erfolgt ein Lohn­steuerabzug nur für die Einkünfte für deutsche Arbeitstage. Zu beachten ist, dass der Lohnsteuerabzug grundsätzlich nach der Steuerklasse VI erfolgen muss. Die günstigere Steuerklasse I wird nur auf Antrag gewährt. Der Antrag ist jedes Jahr neu zu stellen.   

Inboundeinsätze frühzeitig planen

Um steuerliche Folgen abzuschätzen und ggf. zu lenken, empfiehlt sich eine frühzeitige Planung. Man sollte sich einen Überblick über die Dauer und Häufigkeit der Tätigkeit in Deutschland machen. Für die Bestimmung des Besteuerungs­rechts muss der Arbeitgeber informiert sein, ob der Mitarbeiter einen Wohnsitz in Deutschland begründet, in wessen Interesse er in Deutschland tätig wird und wo die Gehaltskosten wirtschaftlich getragen werden. Die Gehaltsabrechnung muss in Deutschland rechtzeitig aufgesetzt und entsprechende Anträge gestellt werden. Neben steuerlichen Gesichtspunkten sollte man auch aufenthalts- und sozial­versicherungs­rechtliche Voraussetzungen beachten.