Entsenderichtlinien (Expat Policy): Nutzen, Inhalte und Vorteile eines Leitfadens

zuletzt aktualisiert am 3. Juli 2019 | Lesedauer ca. 3 Minuten

• Wann und wofür benötigt man eine Entsenderichtlinie? »

• Was sollte in einer Entsenderichtlinie enthalten sein? »

• Was sind die entscheidenden Vorteile? »

Wann und wofür benötigt man eine Entsenderichtlinie?

Eine Entsende­richtlinie, oft auch Expat-Policy genannt, dient der Standardisierung von Prozessen bei grenz­über­schreitenden Mitarbeiter­einsätzen und gibt Handlungs­empfehlungen für bestimmte Sachverhalte. Sie dient der Sicherung der Gleich­behandlung aller im Ausland eingesetzten Mitarbeiter, der Entlastung aller mit den Themen befassten Fachabteilungen im Unternehmen sowie einer compliance-gerechten Handhabung.

Eine Entsende­richtlinie legt idealerweise eine einheitliche Definition von Begriffen im Unternehmen fest, also wann eine Dienst­reise vorliegt, wann ein Mitarbeiter ein sog. Expatriate ist und wie der Auslands­einsatz je nach Vertrags­gestaltung zu bezeichnen ist.

Das dient nicht nur der Vereinfachung der Kommunikation zwischen den unternehmens­internen Fach­abteilungen, sondern erleichtert auch die Einarbeitung für neue Mitarbeiter in das Spezialthema. Zudem wird sichergestellt, dass alle für den Auslandseinsatz entscheidungs­erheblichen Gesichtspunkte mit einbezogen werden und ein sinnvoller zeitlicher Ablauf verfolgt werden kann, der letztlich entscheidend für das Gelingen des Auslandseinsatzes ist.

Den größtmöglichen Vorteil an Synergie­effekten bringen Entsende­richtlinien deshalb, weil für deren Erstellung im Vorfeld das Steuerrecht, das Arbeits- und Sozial­ver­sicherungs­recht sowie das Arbeits­erlaubnisrecht in verschiedenen Konstellationen betrachtet und daher „Standard­probleme” bereits gelöst werden.

Hierdurch wird die Zusammenarbeit der Fach­abteilungen erheblich erleichtert, denn jeder Auslands­einsatz bietet bei den Themen verschiedene Gestaltungs­möglichkeiten, die sich jedoch wechselseitig beeinflussen. So kann der von der Personal­abteilung als wünschenswert angesehene Einsatz des Mitarbeiters auf Grundlage seines deutschen Vertrages steuerrechtlich das Risiko des Entstehens einer Betriebs­stätte begünstigen, was es aus Sicht der Steuerabteilungen zu vermeiden gilt.

Derartige rechtliche Konflikt­situationen sind im Rahmen einer Entsende­richtlinie durch Handlungs­empfehlungen aufzulösen. Sie können damit die rechtssichere Umsetzung des Auslandseinsatzes begünstigen. Zudem wird der Abstimmungsbedarf zwischen den Fachabteilungen vereinfacht und die Zusammenarbeit gefördert.

Was sollte in einer Entsenderichtlinie enthalten sein?

Eine Entsenderichtlinie sollte speziell auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt sein und die häufig­sten Konstellationen der im Unternehmen vorgenommenen Auslandseinsätze betrachten.

Die Richtlinie sollte einen zeitlichen Ablaufplan enthalten, welche Schritte ab Bekanntwerden des Auslands­einsatzes eingeleitet werden müssen und welche Abteilung hierfür jeweils zuständig ist. Es sollten Hinweise auf die beim Mitarbeiter anzufordernden Unterlagen sowie die bei Behörden einzureichenden Dokumente und Anträge umfassen. Die Verantwortlichkeiten für die Beantragung von Aufenthalts- und Arbeitserlaubnissen sollten ebenso festgeschrieben werden wie die entsprechenden an den Mitarbeiter zu gebenden Informationen über das Sozialversicherungsrecht im Ausland und steuerliche Besonderheiten.

Standardprozesse wie die Hypo-Tax-Berechnung/Tax Equalization sollten hier in ihrer verbindlichen Berechnungs­­weise ebenso wiedergegeben werden wie bestimme Zulagen und Leistungen, die ein Mitarbeiter bei einem Auslandseinsatz erhalten soll.

Auch die für die Rückkehr (nach Beendigung des Auslandseinsatzes) zu treffenden Vorkehrungen können hier verbindlich festgelegt werden.

Was sind die entscheidenden Vorteile?

Eine Entsenderichtlinie kann dem arbeitsrechtlichen Gleich­behandlungs­grundsatz Rechnung tragen, indem festgelegt wird, welche konkreten Leistungen für den Auslandseinsatz gezahlt werden. Dies steigert auf Grund der Transparenz zum einen die Mitarbeiter­zufriedenheit und bedeutet zum anderen auch eine erhebliche Zeitersparnis für Fachabteilungen und Vorgesetzte. Zeitaufwändige Diskussionen mit dem einzelnen Expat werden so überflüssig, weil verbindliche Zulagen und Leistungen festgehalten wurden.

Dabei kann die Richtlinie ein rein internes Instrument für die Fachabteilungen sein oder auch zum Gegenstand einer Betriebs­vereinbarung gemacht werden.

Insgesamt bietet eine Entsenderichtlinie viele Vorteile, um einen Auslandseinsatz reibungslos und zügig umsetzen zu können. Durch die Etablierung von Standardprozessen kann die Einbeziehung von Entscheidungs­trägern auf die wesentlichen Punkte beschränkt werden.