Studienkalkulation in der Auftragsforschung

veröffentlicht am 28. September 2022

1. Vorteile durch Studienkalkulation in der Auftragsforschung

Die ordnungsgemäße Kostenkalkulation von Studien im Rahmen der Auftragsforschung stellt Forschungs- und Innovationseinrichtungen regelmäßig vor Herausforderungen. Dabei bietet die Budgetierung vor allem eine informierte Grundlage für die Honorarverhandlung mit dem Auftraggeber. Darüber hinaus sind nicht zuletzt folgende Erfolgsfaktoren durch eine gute Kalkulation hervorzuheben:

Eine einheitliche Kalkulation vereinfacht den administrativen Aufwand
Die Verhandlungsmacht der Forscher steigt: ich weiß, was mich die Studie kostet
Ich mache eine adäquate Ressourcenplanung dadurch erst möglich
Ausschluss einer schädlichen Beihilfe nach Art. 107 AEUV

2. Hintergrund im EU-Beihilferecht

Darüber hinaus hat die Kostenkalkulation auch rechtliche Implikationen. So müssen alle Hochschulen innerhalb der Europäischen Union (EU) nachweisen, dass ihre wirtschaftlichen Leistungen (z.B. Auftragsforschung, gewerbliche Dienstleistungen/Beratungstätigkeiten, Fort- und Weiterbildungsangebote, Vermietung von Infrastruktur) subventionsfrei erbracht werden. Die Rechtsgrundlage hierzu bildet der „Gemeinschaftsrahmen für Staatliche Beihilfen für Forschung, Entwicklung und Innovation der EU (sog. FuEUl Beihilferahmen der EU oder kurz EU-Beihilferahmen) vom 31. Dezember 2006 (2006/C 323/01)”. Die EU-Kommission will verhindern, dass staatlich finanzierte Einrichtungen, wie Universitäten, privaten Anbietern von wissenschaftlichen Dienstleistungen Niedrigpreis-Konkurrenz machen, indem sie ihre Dienstleistungsangebote aus den öffentlichen Haushalten „quersubventionieren”.

Insbesondere soll unterbunden werden, dass privatwirtschaftliche Unternehmen über „preiswerte Forschungsergebnisse” aus der Auftragsforschung mit Universitäten einen Vorteil gegenüber konkurrierenden Unternehmen erhalten. Es gilt daher der Grundsatz, dass bei der Beauftragung von Hochschulen/Hochschulkliniken durch Unternehmen im Bereich von Forschungs-, Entwicklungs- und Innovationstätigkeiten eine wirtschaftliche Tätigkeit vorliegt, die marktüblich vergütet werden muss. Durch diese sind alle Kosten des Drittmittelprojekts abzudecken. Andernfalls kann ein Verstoß gegen das EU-Beihilferecht vorliegen.

Der Beihilferahmen enthält im Hinblick auf die Kalkulation Studien im Rahmen der Auftragsforschung im Bereich der Forschung und Entwicklung unter Rn. 25 lit. a) und b) die folgenden Voraussetzungen, unter denen keine staatliche Beihilfe vorliegt:

a) „Die Auftragsforschung oder Forschungsdienstleistung wird zum Marktpreis erbracht.

b) Wenn es keinen Marktpreis gibt, wird die Auftragsforschung oder Forschungsdienstleitung zu einem Preis erbracht, der

(1) den Gesamtkosten entspricht und eine angemessene Gewinnspanne umfasst (angemessener Preis), die sich an von vergleichbar tätigen Unternehmen angewandten Gewinnspannen orientiert oder

(2) nach dem „Arm's-length-Prinzip“ ausgehandelt wurde und zumindest die Grenzkosten gedeckt werden.”

„Arm's-length-Prinzip” bedeutet nach Rn. 15 lit. f) des FuE-Rahmens, „dass die Bedingungen des Rechtsgeschäfts zwischen den Vertragsparteien sich nicht von jenen unterscheiden, die bei einem Rechtsgeschäft zwischen unabhängigen Unternehmen festgelegt werden würden, und dass keine wettbewerbswidrigen Absprachen vorliegen. Wenn ein Rechtsgeschäft auf der Grundlage eines offenen, transparenten und diskriminierungsfreien Verfahrens geschlossen wird, geht der FuE-Rahmen davon aus, dass es dem Arm’s-Length-Prinzip entspricht.”

In der Praxis ist in der Regel ein Marktpreis für Auftragsforschung schwer zu ermitteln, weil durch eine geringe Anbieterstruktur für die entsprechende Leistung quasi kein Markt vorhanden ist; ebenso ist das „Arm's-Length-Prinzip” kaum rechtssicher anwendbar, weil schwer nachweisbar ist, dass eine Verhandlung unter gleichwertigen Partnern wie in der Privatwirtschaft stattgefunden hat.

In diesen Fällen kann gemäß Unionsrahmen alternativ auch der angemessene Preis angesetzt werden. Der angemessene Preis soll dabei sämtliche Kosten und eine angemessene Gewinnspanne enthalten. Der Unionsrahmen nimmt dazu aber keine weitere Definition vor und lässt die Begriffe „sämtliche Kosten„ und „angemessene Gewinnspanne” undefiniert.

Folgende Kosten müssen in der Kalkulation berücksichtigt werden:

In den Kostenblöcken kann wiederum zwischen Personalkosten und Sachkosten unterschieden werden. Die verursachten Kosten durch das Studienpersonal bilden einen wesentlichen Teil der Gesamtkosten ab und sollten präzise geplant werden. Dazu können die wesentlichen Personengruppen (bspw. Principal Investigator/ Sub Investigator/ Study Nurse) identifiziert werden und mit den durchschnittlichen Stundensätzen kalkuliert werden.

Letztlich wird eine angemessene Studienkalkulation in jedem Haus anders aussehen. Insbesondere die Ermittlung des richtigen „Overhead-Satzes” muss anhand der hausindividuellen Strukturen ermittelt werden.

Durch die Etablierung eines standardisierten Tools überwiegen dennoch die Vorteile gegenüber dem Entwicklungsaufwand. Letztlich kann auch nur dadurch das Risiko der Quersubventionierung nachweislich ausgeschlossen werden.