Prüfung der DFG Verwendungsleitlinie

veröffentlicht am 28. September 2022

1. Hintergrund
Die Neuregelung der DFG-Verwendungsrichtlinie als Reaktion auf die Beschlüsse des Rechnungsprüfungsausschusses des Bundestages soll der Kritik des Bundesrechnungshof (BRH) vom Mai 2021 nachkommen.

Eine wesentliche Änderung besteht in der Pflicht zur Erstellung einer hauseigenen Verwendungsleitlinie zur DFG-Programmpauschale. Diese ist bis zum 30. Juni 2023 bei der DFG unter der Adresse PP_Meldung_Leitlinie@dfg.de zu melden.

Wer keine Leitlinie meldet verliert seine Antragsberechtigung für die DFG-Programmpauschale.

Die Meldung umfasst lediglich eine Erklärung, dass sich die Forschungseinrichtung eine entsprechende Leitlinie gesetzt hat. Diese ist nicht als Anlage hinzuzufügen. Die DFG führt ihrerseits keine Prüfung der Leitlinie durch.

Die Prüfung ist durch die hauseigene interne Revision oder durch einen Wirtschaftsprüfer durchzuführen. Diese Prüfung ist nach der neuen DFG Verwendungsrichtlinie verpflichtend. Wir verweisen auf die von der DFG veröffentlichten Musterleitlinie auf der Homepage.

2. Prüfung der Verwendungsleitlinie
Die Überprüfung der Verwendungsleitlinie umfasst vor allem zwei wesentliche Punkte:

Systematik der Vereinnahmung
Entgegenstehende indirekte Projektausgaben

2.1 Prüfung der korrekten Vereinnahmung

Die Vereinnahmung der DFG-Programmpauschale soll direkt im (Grund-)Haushalt erfolgen. Grundsätzlich ist damit keine zentrale Vereinnahmung auf Projektkostenstellen mehr möglich. Dadurch wird die Programmpauschale zu keinem Zeitpunkt als Drittmittel dargestellt. Dieser Aspekt ist für diverse Reportings problematisch.

Aus Kostenrechnungssicht sollte eine zunächst zentrale Vereinnahmung der Gesamterträge und anschließende Kostenstellenumbuchung der Programmpauschale in den Haushalt (Haushaltsverstärkung) die zweckentsprechende Mittelverwendung nicht torpedieren.

Letztlich muss sichergestellt und nachvollziehbar sein, dass sämtliche Erträge aus der DFG-Programmpauschale dem Haushalt zufließen und verbraucht werden (die drei Monatsregelung wird hier außen vor gelassen).

2.2 Prüfung der indirekten Projektausgaben

Auf der anderen Seite ist die zweckentsprechende Verwendung durch die im Haushalt den Pauschalen entgegenstehenden indirekten Projektausgaben herzuleiten. Die DFG sieht eine Betrachtung auf Organisationseinheiten in der Musterleitlinie vor (bspw. die Klinken des Krankenhauses).

In diesen Organisationseinheiten müssen indirekte Projekteausgaben identifiziert werden. Dazu kann der Beispielkatalog der DFG herangezogen werden. Wir verweisen auf die Anlage der DFG-Verwendungsrichtlinie. Es gilt der Grundsatz, dass Haushaltsverstärkende Mittel zuerst verwendet werden.

Sofern die indirekten Projektausgaben die DFG Programmpauschale übersteigen, ist dadurch eine zweckentsprechende Mittelverwendung hergeleitet.

Zusammenfassend kann eine angemessene Prüfung nur durch Einsicht und Verplausibilisierung der Kostenstellen- und Kostenartenrechnung durchgeführt werden.