Stadt Karlsruhe – Elektronischer Rechnungsworkflow ist erfolgreich umgesetzt

zuletzt aktualisiert am 1. März 2024

Am 26. Mai 2014 trat die EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen in Kraft. Die Richtlinie verpflichtet öffentliche Auftraggeber elektronische Rechnungen zukünftig empfangen und verarbeiten zu können. Mit dem sogenannten „E-Rechnungs-Gesetz Bund” hat der Deutsche Bundestag im Dezember 2016 den Gesetzentwurf der Bundesregierung zur Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU verabschiedet.

Auch 2024 stellt sich die Bearbeitung von Eingangsrechnungen in den meisten Kommunalverwaltungen als analoger Prozess dar. Elektronische Rechnungen gehen, wenn überhaupt, als PDF ein und werden dann in ausgedruckter Form in den Regelprozess eingepflegt. Die durch den Gesetzgeber definierten Anforderungen stellen somit die meisten Verwaltungen vor die Herausforderung, in einen – die ganze Organisation betreffenden – Querschnittsprozess eingreifen zu müssen. Jede Herausforderung kann auch als Chance betrachtet werden und so gilt es, diesen durch den Gesetzgeber gesetzten Impuls aufzunehmen und die Anforderungen an die Bearbeitungen als Chance für die Entwicklung eines elektronischen Workflows in der Rechnungsbearbeitung zu betrachten.

Wie dies richtig umgesetzt werden kann, macht derzeit die Stadt Karlsruhe vor.

Best Practice: Stadt Karlsruhe

Die baden-württembergische Großstadt hat die Chancen erkannt und mutig einen Transformationsprozess in Gang gesetzt. Mit klarem Ziel und ehrgeizigem Projektplan führt die Stadt derzeit einen elektronischen Workflow für die Bearbeitung analoger und elektronischer Eingangsrechnungen ein. Rödl & Partner wurde mit dem Teilprojekt der Optimierung der Geschäftsprozesse beauftragt. Ziel des Teilprojektes war es, die Rechnungsbearbeitungsprozesse der Stadt Karlsruhe vor der Einführung einer elektronischen Rechnungsverarbeitung zu analysieren, zu optimieren und in Bezug auf die systemischen Erfordernisse des Workflows anzupassen.

Die Einbindung der betroffenen Mitarbeiter in den Veränderungsprozess stand seit Projektbeginn an erster Stelle. Aus diesem Grund wurde zum Projektstart neben einer Mitarbeiterinformationsveranstaltung für alle mit der Rechnungsbearbeitung befassten Mitarbeiter auch eine Online-Befragung durchgeführt. So wurde den Mitarbeitern die Möglichkeit gegeben, ihre Tätigkeitsfelder mit Blick auf die Einführung digitaler Prozesse zu reflektieren und Fragen zum Projekt stellen zu können.

Durch die Befragung konnten wiederkehrende Problemstellungen und Fragen identifiziert werden. Die gewonnenen Erkenntnisse ermöglichten es uns, die Ist-Analyse zielgerichteter und individuell vorzubereiten. Darüber hinaus konnten die Fragen der Mitarbeiter erfasst und systematisiert werden. Dies ermöglichte es, im Laufe des Prozesses ein FAQ zu erarbeiten und analog zum Projektverlauf zu aktualisieren sowie die Mitarbeiter permanent über das laufende Projekt zu informieren.

Um ein Verständnis für die spezifischen Besonderheiten der dezentralen Rechnungsbearbeitung bei der Stadt Karlsruhe zu erhalten, wurden in der Ist-Analyse die Rechnungsbearbeitungsprozesse in allen Dienststellen der Stadt aufgenommen und im Modellierungsstandard BPMN 2.0 modelliert. Die erhobenen Prozesse wurden in den Workshops, für die Mitarbeiter transparent, mit der Software Adonis modelliert. Die erfassten Prozesse wurden ausgewertet und die festgestellten Herausforderungen aufbereitet sowie Lösungsvorschläge für einen zukünftigen Soll-Prozess erarbeitet. Die Ergebnisse der Ist-Analyse wurden in Workshops auf Dezernatsebene vorgestellt und mit den Verantwortlichen der jeweiligen Dienststellen erörtert. Hierbei wurden die ermittelten Herausforderungen und die jeweils erarbeiteten Lösungsvorschläge und -varianten gegenübergestellt und mit den individuellen Erfordernissen jeder einzelnen Dienststelle gespiegelt und bestehende Schnittstellen analysiert. Auf Grundlage der in den Workshops erarbeiteten Ergebnisse fand die finale Aufbereitung und Analyse der Prozesse statt. Im Ergebnis wurde ein standardisierter Soll-Prozess für die digitale Rechnungsbearbeitung der Stadt Karlsruhe entwickelt.

Um die Stadt Karlsruhe bei der Implementierung des neuen Rechnungsworkflows weiter zu unterstützen, wurde ein Umsetzungsprojekt aufgesetzt. Hier erfolgte schrittweise der stadtweite Roll-Out des Muster-Soll-Prozesses mit allen Dienststellen der Stadt Karlsruhe. Dabei standen die Feinplanung, allgemeine Umsetzungsbegleitung und das Change-Management im Fokus. Das Umsetzungsprojekt wurde ebenfalls durch Rödl & Partner begleitet.

Vor dem Roll-Out wurden intensiv Kommunikationsmaßnahmen (u.a. interaktive Veranstaltungen vor Ort, Online-Befragungen) geplant und durchgeführt, um die Dienststellen für die Veränderung zu sensibilisieren und mögliche Ängste und Widerstände möglichst früh zu identifizieren. Fortlaufend wurden mit den Dienststellen Feinplanungsworkshops zur Live-Schaltung der E-Rechnung durchgeführt, in denen die Besonderheiten der Dienststelle diskutiert werden und in denen im persönlichen Gespräch alle Fragen geklärt werden können. Für das Gesamtprojekt wurde ein Kommunikationsplan entwickelt und umgesetzt, um sicherzustellen, dass die richtigen Botschaften zur richtigen Zeit an die richtige Zielgruppe gesendet werden.

Ausblick: Die Digitalisierung macht keinen Halt vor der öffentlichen Verwaltung

Die Gesetzgebung im Bereich E-Rechnung macht deutlich, dass sich Kommunalverwaltungen zukünftig in allen Bereichen auf rechtliche Vorgaben zur Digitalisierung und den entsprechenden Umsetzungsdruck einstellen müssen. Für Kommunalverwaltungen lassen sich aus dem Projektvorgehen der Stadt Karlsruhe wichtige Erkenntnisse für die eigene Umstellung auf die elektronische Rechnungsbearbeitung und weitere zukünftige Digitalisierungsprojekte ableiten.

Erfolgreiche digitale Transformationsprozesse benötigen einen interdisziplinären Kompetenzmix, der ein professionelles Projektmanagement, ein modernes Prozessverständnis, fundierte Kenntnisse des IT-Rahmens und ein methodisch fundiertes Veränderungsmanagement beinhaltet.
Veränderungsmanagement und die Mitarbeiterinformation müssen von Projektbeginn an mitgedacht und fest eingeplant werden.
Nur durch eine Mitarbeitereinbindung auf Augenhöhe können Widerstände und Barrieren gelöst oder vermieden werden.
Bei der Prozessoptimierung von horizontal integrierten Prozessen sind fundierte Kenntnisse über die spezifischen, dezentralen Prozesswahrnehmungen notwendig.
Um langfristig das volle Optimierungspotenzial heben zu können, sollten die einzelnen Projekte in eine ganzheitliche digitale Vision eingebunden sein.

Zur Lösung dieser zukünftigen Herausforderungen steht Ihnen Rödl & Partner als Ihr starker und praxiserfahrender Partner für digitale Transformationsprozesse gerne zur Verfügung.