Südafrika: Typische Herausforderungen bei der Mitarbeiterentsendung

zuletzt aktualisiert am 3. Juli 2019 | Lesedauer ca. 4 Minuten

Die Entsendung von Mitarbeitern ins Ausland ist für viele deutsche Familienunternehmen unerlässlich, um die Werte und Qualität des heimischen Produkts auch im Ausland sicherzustellen. Die Entsendung kann dabei die unterschiedlichsten Formen annehmen und auf verschiedenen Prinzipien basieren. Grundsätzlich gilt allerdings, dass jede (langfristige) Entsendung einkommensteuerliche und sozialversicherungsrechtliche Konsequenzen im Heimat- und Einsatzland nach sich ziehen. Es ist daher unerlässlich, sich rechtzeitig um die unten aufgeführten Themen zu kümmern und sie mit den Finanz- bzw. Sozialversicherungsbehörden sowie den Expats zu kommunizieren, um böse Überraschungen (Betriebsprüfung, unzufriedene Mitarbeiter, etc.) zu vermeiden.

Im Folgenden werden die größten Fallstricke einer Entsendung nach Südafrika kurz dargestellt.

Vertragliche Vereinbarung

Eine Entsendung sollte in jedem Fall vertraglich vereinbart und genau geregelt werden. Es gibt Möglichkeiten, den deutschen Arbeitsvertrag während der Auslandstätigkeit ruhend zu stellen und nach Rückkehr wieder aufleben zu lassen. Je nachdem, welches Arbeitsvisum für den entsendeten Mitarbeiter beantragt wird (weitere Informationen zu Arbeitsvisa finden sich unter Punkt 4.), kann der Abschluss eines südafrikanischen Arbeitsvertrags notwendig sein. Ein solcher Arbeitsvertrag muss den südafrikanischen arbeitsrechtlichen Vorschriften entsprechen und insbesondere die arbeitsgesetzlichen Mindestanforderungen in Bezug auf u.a. Arbeitszeiten, Überstundenvergütung und Urlaubsanspruch erfüllen.

Die Ausgestaltung des Vertrags hat auch Auswirkungen auf die sozialversicherungsrechtlichen Pflichten des Mitarbeiters bzw. Arbeitgebers in Deutschland und sollte deshalb vorab von Experten begutachtet werden.

Sozialversicherung

In Südafrika gibt es – mit Ausnahme der Arbeitslosenversicherung – keine gesetzlich vorgeschriebene Sozialversicherung für Arbeitnehmer und es existiert auch kein zwischenstaatliches Abkommen über soziale Sicherheit mit der Bundesrepublik Deutschland. Deutsche Arbeitnehmer, die für kurze Zeit nach Südafrika entsandt werden, leisten weder Beiträge zur südafrikanischen Arbeitslosenversicherung, noch haben sie Anspruch auf deren Leistungen.

Die sozialversicherungsrechtlichen Regelungen zur sog. „Ausstrahlung” in Deutschland, d.h. der Mitarbeiter wird weiterhin „normal” nach den deutschen Sozialversicherungsvorschriften versichert, trifft bei einer Entsendung nach Südafrika grundsätzlich nur dann zu, wenn der Mitarbeiter:

keine südafrikanische Ortskraft ist (d.h. nicht bereits vor der Entsendung in Südafrika lebt),
weiterhin den Weisungen des deutschen Arbeitgebers unterliegt,
sein Entgelt nicht in bzw. nach Südafrika abgerechnet/weiterbelastet wird und
die Entsendung von vornherein zeitlich befristet ist.

In allen anderen Fällen (und das stellt den Großteil der Entsendungen nach Südafrika dar) gelten die deutschen Ausstrahlungsregelungen nicht und der Mitarbeiter bzw. Arbeitgeber unterliegt nicht mehr den deutschen Sozialversicherungsvorschriften.

Eine längerfristige Entsendung nach Südafrika zieht deshalb in den meisten Fällen einen Austritt aus der deutschen Sozialversicherung nach sich – allerdings ist eine freiwillige Weiterversicherung (bzw. eine Antragspflicht- oder Anwartschaftsversicherung) möglich. Sie muss allerdings vor der Entsendung bei der entsprechenden Krankenkasse/Agentur für Arbeit/deutschen Rentenversicherung beantragt werden. Wird das nicht getan, können auf den Mitarbeiter nach der Rückkehr nach Deutschland sehr böse Überraschungen lauern, z.B. eine lebenslange Krankenversicherungssperre oder Rentenkürzung.

Einkommensteuer

Wenn Mitarbeiter für einen längeren Zeitraum nach Südafrika entsandt werden, erfüllen sie möglicherweise den sog. „physical presence” Test und sind demnach in Südafrika auf ihr weltweites Einkommen steuerpflichtig. Für kürzere Einsätze gilt die Grundregel, dass ein Mitarbeiter auf Einkünfte aus in Südafrika erbrachten Dienstleistungen besteuert wird (Arbeitsortprinzip) und zwar unabhängig davon, wo sein Entgelt tatsächlich ausbezahlt wird (Stichwort „split pay”). Weiterhin gilt es zu beachten, dass die einkommensteuerliche Belastung in Südafrika im Normalfall höher ist als in Deutschland (es gibt keinen Splittingtarif, keine Werbungskosten und der Spitzensteuersatz i.H.v. 45 Prozent ist bereits ab einem Einkommen von momentan ca. 90.000 Euro erreicht). „Fringe Benefits” wie die Zahlung von Schulgeldern, vom Arbeitgeber gestellte Unterkunft (vorbehaltlich einer anfänglichen Befreiungsfrist) und die private Nutzung des vom Arbeitgeber gestellten Fahrzeugs unterliegen der Einkommensteuer. Folglich erwarten Mitarbeiter oftmals eine steuerliche Ausgleichszahlung vom Arbeitgeber (Tax Equalisation, Nettolohn- bzw. Steuerausgleichsvereinbarungen). Das sollte am besten auch vor und nicht während der Entsendung geklärt werden. Abschließend gibt es im deutschen Einkommensteuergesetz noch besondere Vorschriften und Nachweispflichten für Mitarbeiter, die während des Kalenderjahres in das Ausland gezogen bzw. aus dem Ausland zugezogen sind (Progressionsvorbehalt, besondere Mitteilungs- und Nachweispflichten, etc.).

Das Doppelbesteuerungsabkommen zwischen Deutschland und Südafrika ändert die oben genannten Grundregeln in gewissem Maße und sollte somit eine für Entsendung nach Südafrika berücksichtigt werden.

Arbeitserlaubnis

Eine Arbeitserlaubnis für Südafrika zu erhalten, wird zunehmend schwerer. Grund dafür sind die oftmals undurchsichtigen und nicht konsequent eingehaltenen Anforderungen.

Grundsätzlich gibt es drei Arten von Arbeitserlaubnissen für Arbeitnehmer:

Intra-Company Transfer Work Visa: ist das für Entsendungen typische Visum und setzt u.a. voraus, dass der zu entsendende Arbeitnehmer vor der Entsendung mind. sechs Monate bei der deutschen Muttergesellschaft beschäftigt war.
Critical Skills Work Visa: wird nur für bestimmte, vom südafrikanischen Innenministerium festgelegte, Berufsgruppen erteilt.
General Work Visa: kann als Auffangvisum verstanden und sollte aufgrund des aufwendigen und langwierigen Antragsprozesses auch nur genutzt werden, wenn die anderen zwei Visumsarten nicht zutreffen.

Wir empfehlen allen Unternehmen, die sich mit Auslandsentsendungen beschäftigen, sich rechtzeitig professionellen Rat einzuholen, um die oben vorgestellten Probleme zu vermeiden.